NorbitsVerksted™

‍

1. norbits.Verksted

norbits.Verksted er et moderne og brukervennlig verkstedsystem utviklet spesielt for bil- og dekkverksteder og tilknyttede tjenester. Systemet forenkler den daglige driften med funksjoner som ordrehåndtering, timeplanlegging, kundeoppfølging, dekkhotelladministrasjon og fakturering – alt samlet i én plattform.

Med integrasjoner mot blant annet bileierregistre, delekataloger og økonomisystemer, gir norbits.Verksted et effektivt arbeidsverktøy som gir full oversikt og bidrar til en smidigere arbeidsflyt i hele verkstedet. Systemet er skybasert og utviklet i tett samarbeid med bransjen – for bransjen.

1.1 Fakturering

Både kredittordre og kontantsalg kan faktureres i norbits.Verksted.

Er betalingstypen satt til en betalingstype med kredittdager i innstillinger, blir ordren en kredittordre. En kredittordre kan settes til status effektuert for klargjøring til fakturering, eller faktureres direkte fra status tilbud eller ordre. Når du har valgt faktura fra toppmenyen, vil eventuelle tilleggsvarer som avgifter legges til og valg for fakturering og varsling av kunde vil dukke opp.

Er betalingstypen satt til kontant (ingen kredittdager), må ordre betales kontant. Dersom man ikke har tilknyttet et kasseapparat kan man pr i dag benytte unntaksregelen i kassaloven til å ta kontantbetalt i norbits.Verksted på samme måte som i Future. Ved kontantaktura får man samme valg som ved kredittordre, i tillegg til valg for kontantbetaling. Disse valgene konfigureres i innstillinger. Etter at betalingen er gjort opp velger man knappen for Fullfør salg for å lukke salget. Ordren blir da satt til status Fakturert og kan ikke endres.

Som i Future kan man også i norbits.Verksted samlefakturere. Dette vil si at flere faktura på samme kunde overføres til en felles faktura. Kun kunder som er markert med "samlefaktura" vil komme opp under valg for samlefakturering.

Massefakturering vil si å fakturere alle ordre klargjort for fakturering. Dette vil i praksis si ordre som har fått status "effektuert". Du finner disse ved å gå til Vis -> Ordre på menyen, og deretter velge "Klar til fakturering"-fanen. Huk deretter av de du ønsker å fakturere og klikk "Fakturer"-knappen øverst.

norbits.Verksted støtter også EHF-faktura. EHF står for Elektronisk HandelsFormat og kan benyttes ved B2B-salg der mottaker er satt opp for å motta elektronisk faktura

1.2 Stempling

Det finnes to måter å stemple på i norbits.Verktsted, enten ferdigdefinerte jobber eller ordrelinjer. Hvilken stemplingsmåte man benytter er avhengig av oppsettet i innstillingen til verkstedet. Dersom det er definert monteringsvarer som er markert med «vis i stempling», er det disse som dukker opp som jobber å stemple på:

Dersom det ikke er definert monteringsvarer, vil en kunne stemple direkte på ordrelinjer. Da velger man først hvilken ordre man vil stemple på:

Deretter vil man velge fra ordrelinjene på ordren:

For å registrere ansatte som jobber med andre ting enn direkte på en ordre eller en bil, kan det være nyttig å stemple på interntid. Interntid defineres ved varer som er lagt opp med enhet "int". Her et eksempel der varen "kundetelefon" er opprettet på varesiden:

På forsiden kan man velge å vise statistikk over ulike stemplingstyper.

Mekaniker og salg vil få statistikk over sin egen stempling, mens admin kan velge hvilke ansatte som skal fremkomme i statistikken på forsiden.

1.3 Effektivitet

norbits.Verksted beregner effektivitet mot stemplet tid. Dette vises i effektivitet-boksen på forsiden. Her har du også mulighet for å velge å vise effektivitet på fakturert mot stemplet tid på ordre, eller fakturert mot totalt stemplet tid.

‍

Brukere definert som admin eller salg kan gjøre utvalg blant ansatte. Merk at dersom du gjør et utvalg her, vil dette lagres på enheten din og benyttes til effektivitetsberegningen på forsiden. På denne måten kan du ta bort ansatte du ikke ønsker skal påvirke effektiviteten på forsiden.

1.4 Oppsett av e-post

Mens Future kan bruke oppsettet fra Outlook til å sende e-post, er dette ikke mulig fra norbits.Verksted siden det kjører i nettleseren. Dersom du har en Windows 365-konto (tidligere kalt Office 365), kan du følge oppsettet her for å få epost til å fungere fra norbits.Verksted.

1. Gå til https://outlook.com og logg inn med din konto.
2. Gå til konto-oppsettet ved å trykke på initialene øverst til høyre:
   

1. Gå videre til "Sikkerhetsinformasjon":
   

1. Trykk på «Legg til metode» og velg App-passord:
   

1. Kopier passordet herfra:
   

1. Gå til Vis -> Innstillinger i norbits.Verksted og lim inn passordet under "Firma"-fanen:
   

1. Innstillingene lagrer seg selv, og epost-utsending burde nå fungere som forventet.

‍

‍

1.5 Nytt regnummer på eksisterende kunde

Når du skal legge til et nytt regnummer på eksisterende kunde, er det flere måter å gjøre dette på.

En måte er å opprette ordren på kunde først, uten regnummer:

Deretter kan du legge til regnummer:

En annen måte å gjøre det samme på, er å starte med regnummer-søk og opprette ordre derfra:

norbits.Verksted vil først forsøke å søke etter regnummeret, i dette tilfellet får vi ikke treff:

Søk opp kunden, og trykk "velg":

Ordren blir nå lagt på nytt regnummer og eksisterende kunde:

1.6 Omsetningsstatistikk

Brukere med rolle Admin og Salg, får tilgang til omsetningsstatistikk på forsiden. Alle tall her kan klikkes på for å få oversikt over grunnlaget:

• "Ordrereserve" viser alle ordre med status "ordre", og ved å klikke på linken vil du få opp disse. Er denne summen høy, kan det være lurt å sjekke dette. Har du glemt å fakturere noe, eller ligger det mange ordre her som egentlig burde vært slettet?
• "I dag" viser omsetning så langt i dag, og sammenlignet med samme dag forrige uke. Vær obs på at dagens omsetning normalt vil ligge lavt tidlig på dagen, før noe er fakturert
• "Denne måneden" viser tilsvarende tall for salg hittil i måneden, og sammenligner med samme måned i fjor
• "Så langt i år" viser salg hittil i år og sammenligner med samme periode i fjor

Klikk på en av linkene vil ta deg til oversikten med fra-dato utfylt, som her for denne måneden:

I utgangspunktet er ingenting gruppert slik at bare totalsummene viser. Merk at eventuelt verkstedmateriell er skilt ut separat nederst.

Velger vi å gruppere på for eksempel varegruppe, får vi salgene gruppert slik:

Vi kan også velge å ekspandere alt og vise hele datagrunnlaget. Da forsvinner naturlig nok grupperingen:

Vi har hele tiden mulighet for å eksportere data til Excel, både med og uten gruppering i forkant. Bare klikk på knappen:

Filen lastes ned, og kan åpnes i Excel for videre arbeid og analyse:

1.7 Brukere

norbits.Verksted skiller på ulike brukertyper, og hver type vil ha ulike former for tilgang. Disse brukertypene er tilgjengelige:

• administrasjon
• selger
• mekaniker
• dekkhotell

Administrasjon

Admin har tilgang til alle deler av norbits.Verksted. På forsiden vil omsetning, effektivitet og stemplingsfordeling vise for alle ansatte. Admin kan endre alle innstillinger og gjøre enkelte handlinger på vegne av ansatte. Det er kun admin som har tilgang til fraværsrapport og som kan endre eller legge til nye brukere. Det kan også settes opp i innstillinger at kun admin har tilgang til innstillinger.

Selger

Med unntak av punktene nevnt over (fraværsrapport, bruker-administrasjon og eventuelt innstillinger) har selger tilgang til alt på samme vis som admin.

Mekaniker

Mekaniker vil i hovedsak kun se informasjon om eget arbeid. Statistikk og effektivitet på forsiden vil bare vise tall påvirket av egne stemplinger. Mekaniker får opp en egen ordreside tilpasset mekanikerens bruk, der priser og lignende er tatt bort. Mekaniker kan ikke opprette eller fullføre ordre, dette gjøres av admin eller salg. Det kan settes opp i innstillinger at mekaniker bare kan se egne ordre, og at mekaniker ikke kan redigere avtaleboken.

Dekkhotell

Dekkhotellressurs har kun tilgang til dekkhotell. I stedet for den vanlige forsiden, vil en dekkhotellressurs komme direkte til dekkhotell ved innlogging.

1.8 Nøkkeltag

For å kunne skrive ut nøkkeltag, må du først opprette en utskriftsmal. Disse finner du under innstillinger. Trykk pluss-ikonet for å legge til en ny:

Du må oppgi høyde og bredde i millimeter, eventuelt topp- og venstremarg og bestemme om malen skal skrives ut liggende eller ikke. Når du har opprettet malen, må du redigere innholdet. Det gjør du ved å trykke på blyanten:

Selve malen kan inneholde tekst og flettefelter som regnummer, bilmodell osv. Disse formatterer du som du ønsker ved hjelp av teksteditoren.

Når du har lagret en nøkkeltag, kan du skrive den ut fra ordresiden:

Lykke til med utskriftene!

1.9 Fakturering av moms og egenandel på forsikringssaker

Dette må gjøres på en av følgende to måter, avhengig av om det er en privatperson eller om det er et momsregistrert firma som skal ha fakturaen.
I forkant bør man opprette to nye varer i Future, f.eks. varene EGE for egenandel og FORS for forsikring. Disse bør legges i egne varegrupper, henholdsvis i Egenandel og Forsikring firmakunde.
Kontoplan for disse varegruppene må avtales med regnskapskontoret ditt.

NB! Forsikringsselskap godtar ikke verkstedsmateriell utover avtalt pris, og skal dermed ikke være med på faktura, med mindre dette er avtalt på forhånd.

Når bileier er en privatperson
I dette tilfellet er det forsikringsselskapet som skal dekke hele jobben inkludert MVA til staten, justert for egenandel.
Egenandelen kommer da til fratrekk hos forsikringsselskapet, og tilsvarende sum faktureres kunde. Egenandelen skal være uten MVA, så husk å fjerne haken i kolonnen for MVA dersom denne ikke er slått av på varen i utgangspunktet.

Faktura til forsikringsselskapet (se bildet under):

Faktura når bileier er privatperson eller ikke momsregistrert firma (se bildet under):

Når bileier/fakturamottaker er et momsregistrert firma
I dette tilfellet er det bileier som skal dekke MVA. Se nøye på hvilke varelinjer som er med og uten MVA.

Faktura til firmakunden (se bildet under):

Faktura til forsikringsselskap (se bildet under):

2. Integrasjoner

2.1 SMS

Nå kundene din raskt og enkelt med SMS.

SMS kan blant annet brukes til påminning om time, sende innkallinger til ny time/dekkskift eller f.eks. varsling om at bilen er ferdig.

Med integrert SMS-abonnement i norbits.Verksted kan man enkelt både automatisere og forenkle kommunikasjon med kunder uten å måtte bruke mye tid på telefon, e-post eller i verste fall brev.
norbits.Verksted kan automatisk sende ut SMS’er basert på timeavtaler som opprettes, minne på disse automatisk dagen før, samt sende ut melding når bilener klar for henting.
I tillegg kan man gjøre masseutsendelser basert på biler som skal påEU-kontroll, innkallinger til hjulskift fra dekkhotell eller generelle meldingerbasert på en rekke avanserte utvalg.

norbits.Verksteder satt opp til å kunne sende SMS, for å ta det i bruk må man tegne etSMS-abonnement.
Send en epost til support@norbits.no for bestilling av SMS-abonnement.

2.2 Vipps

Integrert Vipps-kasse er en løsning som lar kundene betale direkte med Vipps – sømløst integrert i systemet ditt.

Kunden får opp et Vipps-vindu der beløpet og betalingsinformasjon er forhåndsutfylt, og fullfører betalingen med et enkelt klikk i Vipps-appen. Dette gir rask og trygg betaling – uten behov for kort eller kontonummer.

‍

For å bestille Vipps så er det bare å følge instruksjonene under.

• Gå til Vipps Portalen.

• Fyll så ut skjemaet. Vipps, så har du Vipps.

‍

Trenger du hjelp med din Vipps bestilling?

Kontakt oss

2.3 EHF Faktura

Flere og flere firma krever å få tilsendt faktura på EHF-format. Nå kan dette integreres direkte i Future.

Man kan veldig enkelt sende EHF-faktura fra norbits.Verksted. Det eneste som kreves er et abonnement fra enten Efacto.no eller Aktiv-dokumentbehandling.no. Ved å bruke ett av disse abonnementene kan man med kun ett ekstra valg sende fakturaen som EHF-faktura til kunden.

Detaljer for bestilling for Efacto.no
Her bestiller du abonnement integrert med norbits.Verksted: Registrering av EHF-abonnement
‍(Viktig å skrive Norbits i feltet for kampenjekode. Se eksempel på utfylling i bildet under)

2.4 Fakuraoppfølging

EQUITY KAN BETALINGSOPPFØLGING

ØK LØNNSOMHETEN -- FÅ BETALT -- HELST FØR INKASSO

Sliter du med å få inn dine utestående fordringer? Bruker du alt for mye av din dyrbare tid til inndriving av penger?

Equity sitt system for betalingsoppfølging, som er fullintegrert med Future Verksted og Future Dekk, vil frigi din tidsbruk rundt dette, samt forbedre din likviditet og lønnsomhet.

BETALINGSOPPFØLGING PÅ EN HELT NY MÅTE

• Equity tilbyr, som en del av Future sin reskontro, en applikasjon som overvåker hele prosessen for oppfølgingen
• Dere fakturerer, krediterer og bokfører akkurat som før i Future Verksted/Future Dekk
• Equity speiler Future flere ganger om dagen. Du trenger altså ikke overføre filer manuelt
• Dine kunder har en egen innlogging hvor de har all relevant informasjon. Saldo, fakturahistorikk og mer, så det ikke er tvil om hva skyldner har utestående
• Equity skreddersyr betalingsoppfølging for dine kunder, med hovedfokus på å få betalt før inkasso

Mer info om de ulike tjeneste som Equitykan tilby: https://equity.no/tjenester

Kontakt gjerne Equity sin salgsavdeling på 35 97 68 00, eller meld din interesse via equity.no/kontakt-oss

2.5 Sharebox

Bruk Sharebox og effektiviser din hverdag - Enkel overlevering av nøkler

24/7 utlevering og innlevering av bilnøkler fra sikker safe. Kunden trenger bare sin mobil for å hente ut eller levere nøkkelen.
Mer info om løsningen til ShareBox finner du her: ShareBox

Er du interessert kan du ta kontakt med ShareBox på denne siden: avtal møte med salg

Oppsett av Sharebox

Gå inn på Vis -> Innstillinger.

Klikk i søkefeltet og skriv "Sharebox" og velg en av forslagene.

Sesjons-ID er en rekke tall og bokstaver som dere får tilsendt fra Sharebox. Fyll inn sesjons-IDen. Hvis dere skal ha betaling gjennom Sharebox, fyll også inn betalingstype.

Bruk av Sharebox

Når oppsettet er ferdig kan man ta i bruk Sharebox. Se under for detaljert beskrivelse av hver funksjon.

Reservasjon av nøkkelskap for innlevering

Åpne ordren som skal ha innlevering av nøkkel i Sharebox-skapet.

Klikk på Meny -> Integrasjoner -> Sharebox innlevering.

Velg skap, sjekk mobilnr og klikk Reserver.

Sharebox vil da sende SMS til kunde med informasjon.

Det blir lagt til info om Sharebox-bruk i interntekst.

Reservasjon av nøkkelskap for utlevering

Åpne ordren som skal ha utlevering av nøkkel i Sharebox-skapet.

Klikk på Meny -> Integrasjoner -> Sharebox utlevering.

Velg skap, sjekk mobilnr, klikk Reserver.

Sharebox vil da sende SMS til kunde med informasjon.

Betaling og reservasjon

For å betale via Sharebox må ordren være en kontantordre.

Før fakturering, velg betalingstype "Kontant/kort/Vipps....".

Gå videre til fakturering ved å klikke Meny -> Fakturer.

Det vil da komme opp to faner: Kontant og Sharebox. Klikk på Sharebox-fanen.

• Velg skap
• Sjekk mobilnr
• Klikk Reserver og send betaling

Sharebox vil da sende SMS til kunde med informasjon.

Det blir lagret historikk i interntekst på ordren.

2.6 Digital Servicebok

Enkel tilgang til bilens servicehefte

Med Digital-Servicebook.com får du kjapt og enkelt tilgang til bilen servicehistorikk. Alle bilens data tilgjengelig med noen få klikk.

Future Verksted har lagt inn full integrasjon med Digital-Servicebook.com. Nå kan du ved hjelp av bilens registreringsnummer enkelt få opp servicehistorikken. I tillegg til servicehistorikk får du oversikt over ettersyn, kontroll, tannrem, dekk, rustkontroll og understellbehandling. Den digitale serviceboken kan også forebygge kilometerjuks, noe som kan øke gjensalg av bilen.

For bileier vil den digitale serviceboken gi økt verdi og kontroll ved kjøp og salg av bil.

For verkstedet vil det være en ekstra tjeneste å tilby kundene, i tillegg til å ha full kontroll på bilen historikk.

Ingen bindingstid på tilbudet, du kan avslutte abonnementet når som helst uten noe ekstra kostnad.

Digital-ServiceBook.com tilbyr en 30 dagers gratis prøveperiode, med påfølgende 6 måneder med redusert pris på abonnemnet. Integrasjon er inkludert. På denne siden kan du regisrerer deg: Digital-Servicebook.com

Mer info finner du på Digital-ServiceBook.com

2.7 Betalingsterminal fra Nordia Payments - Nets

NB! Viktig melding om bestilling av ny bankterminal!

Ved bestilling av bankterminal fra andre leverandører enn Nordia Payment vil all support være fakturerbart!

norbits.Verksted uten kasseløsning kan integrere seg mot bankterminal fra Nets. Det blir gjort via Nets Connect@Cloud-tjenesten.

Sette opp integrasjonen mot Nets Connect@Cloud

Verkstedet må ha en terminal som støtter Nets Connect@Cloud. Terminaler som kan støtte det er følgende:

• Lane 3000
• Desk 3500
• Move 3500

Det kan også være flere typer terminaler som støtter denne tjenesten. For å være sikker må dere ta kontakt med deres terminalleverandør, for eksempel Nordia Payment.

Kontaktinformasjon Nordia Payment: 

Einar Helland

Mobil: (+47)99 50 76 06

einar@nordiapay.no

Bestill tilgang til Nets Connect@Cloud

Dette gjøres via deres terminalleverandør. Det blir satt opp et eget brukernavn og passord mot denne tjenesten.

Send informasjon videre til support@norbits.no

• Connect@Cloud brukernavn og passord
  OBS, kun et sett med brukernavn og passord per firma
• Baxnr., også kjent som merchant id
• Terminal-id
• Obs! Hvis dere har multi-merchant på terminalen, altså flere kjøpmenn/terminalIder parallelt på en fysisk terminal, må dere også få tak i OperatorId fra Nets

Et firma kan ha flere terminaler med sine bax-ider og terminal-ider under en Connect@Cloud-konto.

Hvis dere allerede har en Connect@Cloud-konto, kan dere enkelt legge inn flere terminaler under Innstillinger --> Bankterminal uten hjelp av Norbits Supprt.

Hvordan ta betalt med Nets Connect@Cloud

1. Ordren må være en kontantordre (betalingsbetingelse kontant).
2. Klikk "Fakturer ordre" i menyen for å få opp betalingsdialogen.
3. Legg til betalingslinje med knappen "Bankterminal"
4. For å sende beløpet til betalingsterminalen, klikk grønn knapp med pil på høyre side av beløpet.
5. Når alle betalingslinjene er satt opp og fullført, klikk "Fullfør salg".

Hvordan ta avstemming

1. Start nytt dagsoppgjør.
2. Øverst på siden er det mulig å avstemme terminaler.
3. De 10 siste avstemmingene vil vise i en tabell og man har følgende valg

• Laste ned PDF med avstemmingsresultatet
• Vise resultatet av avstemming i dagsoppgjøret for å sammenligne summer
• Eksportere resultatet av avstemmingen som PDF til regnskap. Det går via e-postadresser som er satt opp under Vis -> Innstillinger -> Regnskap og kontooppsett

‍

Se animasjon under som viser en avstemming, eksport og visning.

3. Norbits.Pay

Med norbits.Pay får du et moderne og integrert kassasystem som forenkler driften og gir deg full kontroll – fra salgspunktet til regnskapet. Systemet tilbyr automatisk bokføring (ved aktiv Iizy-integrasjon) og sømløs integrasjon med betalingsløsninger som kort og Vipps. norbits.Pay gir deg færre manuelle rutiner, mindre feil og mer tid til kundene dine.
‍

Send epost til support@norbits.no for bestilling eller for mer info om norbits.Pay.

3.1 Innlogging

Bruk gitt brukernavn og passord for å logge inn på kassen.

3.2 Start kassen

Etter innlogging klikker dere på Start kasseøkt. Dere blir da bedt om å kontrollere kontantbeholdningen i kassen. Når dette er bekreftet, er kassen klar til bruk.

3.3 Gjennomføre salg

3.3.1 Salg direkte fra kassen

Med norbits.Pay kan dere gjennomføre salg direkte fra kassen eller hente inn åpne kontantordrer fra norbits.Verksted. For å starte et salg direkte fra kassen, klikker dere på Nytt salg

Her kan dere velge eller søke opp varer og tjenester. Varene som vises i salgsvinduet, er de som er registrert under Montering i norbits.Verksted.

Når riktige varer eller tjenester er valgt, klikker dere på Betaling. Da åpnes betalingsvinduet, hvor dere kan velge ønsket betalingsmetode.

Når salget er fullført, kan dere velge om dere vil skrive ut en kvittering, sende fakturakopi på e-post – eller dere kan hoppe over begge deler.

3.3.2 Salg fra norbits.Verksted

For å starte et salg fra norbits.Verksted, oppretter dere en ordre som vanlig og klikker deretter på Send til kassen. Selve salget fullføres i norbits.Pay, og ordren i norbits.Verksted oppdateres automatisk når betalingen er gjennomført.

For å hente ordrer som er sendt fra norbits.Verksted til kassen, klikker dere på norbits.Verksted-fanen i kassen.

Ordren som ble jobbet med i norbits.Verksted (skjermbildet) vises i det markerte området, sammen med de øvrige ordrer som er sendt til kassen. Klikk på Velg for å åpne salgsvinduet og fortsette salget.

Videre salgsprosessen følger samme fremgangsmåte som ved salg direkte fra kassen(se punkt 3.3.1).

3.3.3 Parkerte salg

For å parkere/pause et salg så klikker dere på Parker salg. Denne funskjonen kan være nyttig dersom du må hjelpe en annen kunde, vente på en avklaring eller hente flere varer. Det parkerte salget kan enkelt hentes opp igjen og fullføres når det passer.

Alle parkerte salg vil legge seg i en liste under Parkerte salg på framsiden.

Fortsett salget ved klikke på merket knapp.

3.4 Kontanter

norbits.Pay støtter både kontantuttak og innskudd, for eksempel ved behov for kontanter til trivselskasse eller lignende. Alle slike transaksjoner loggføres automatisk i SAF-T-filen i henhold til kassaloven, og inkluderes i det daglige oppgjøret.

3.4.1 Innskudd

For å registrere et innskudd, klikker dere på Innskudd i menyen.

Velg riktig valuta og beløp, og klikk deretter på Registrer innskudd.

3.4.2 Uttak

For å registrere et uttak, klikker dere på Uttak i menyen.

Velg riktig valuta og beløp, og klikk deretter på Registrer uttak.

4. Kundeweb

Med Kundweb gjør vi både verkstedshverdagen og kundens opplevelse enklere. Kundene kan bestille time på nett, se tidligere verkstedsbesøk og laste ned fakturaer eller tilbud.

Det betyr færre telefoner, bedre flyt i arbeidsdagen, økt mersalg og en mer profesjonell kundeopplevelse. Alt er digitalt, ryddig og tilgjengelig når kunden trenger det.

4.1 Innlogging

Eksisterende kunder logger inn ved å oppgi sitt mobilnummer, og mottar deretter en engangskode på SMS for å få tilgang.

Hvis dere aktiverer selvregistrering i innstillingene, vil nye kunder få mulighet til å registrere seg selv. Når en kunde taster inn et telefonnummer som ikke finnes i systemet, vil et registreringsskjema automatisk vises. Kunden fyller da ut nødvendig informasjon og blir registrert som ny kunde i databasen.

4.2 Framsiden

Når kunden har loggent inn vil han se menyen i topp, Min oversikt, Minekjøretøy og Timebestilling. Han vil og se åpne tilbud, ordrer,ubetalte fakturaer m.m.

4.3 Oversikt over biler og dekk

Via mine kjøretøy finner kunden informasjon om alle kjøretøyene sine, inkludert kjøretøysopplysninger, servicehistorikk og kommende verkstedtimer. I tillegg vises status på dekkhotell - med detaljer om mønsterdybde, bilder av dekkene og historikk fra tidligere sesonger.

Kunden har også tilgang til åpne og utgåtte tilbud, aktive avtaler, ubetalte og betalte fakturaer – alt samlet på ett sted. Dette gir en enkel, effektiv og oversiktlig hverdag for både kunde og verksted.

4.3.1 Dekkhotell

Kunden har tilgang til å se lagrede dekk, inkludert hvor mange millimeter mønsterdybde som er igjen, samt bilder tatt ved innlagring. Kunden kan også se historikk over tidligere sesonger, når dekkene sist ble skiftet, og eventuelle anbefalinger fra verkstedet. Alt er samlet på ett sted – enkelt, oversiktlig og tilgjengelig hele året.

4.3.2 Timebestilling og ubetalte faktura

Kunden har tilgang til å se åpne og utgåtte avtaler, pristilbud og ubetalte fakturaer. Kunden kan også hente ut vedlegg på de enkelte elementene, for eksempel ordrebekreftelser, fakturakopier eller avtaledokumenter. Alt er samlet på ett sted, slik at kunden enkelt har full oversikt og tilgang når det trengs.

4.3.3 Historikk

Kunden har tilgang til å se sine tidligere betalte fakturaer, med full historikk og detaljer.Hver faktura kan åpnes for å se beløp, dato, hva som er utført, og eventuelle vedlegg som timebeskrivelser eller signaturer. Dette gir kunden full sporbarhet og enkel tilgang til dokumentasjon ved behov – for eksempel ved regnskap, garantisaker eller historikk på utført arbeid.

4.3.4 Kjøretøysopplysninger

Kunden har tilgang til detaljerte kjøretøysopplysninger direkte i kundeportalen. Her finner de informasjon om mål og vekt, dekk- og felgdimensjoner, registreringsdata, og tekniske spesifikasjoner som motor og drivlinje. Dette gir god oversikt over bilen og gjør det enklere å følge opp service, bestille riktige dekk, eller holde orden på dokumentasjon.

4.4 Bestilling av time

Når kunden skal bestille time, og kunden bare har én bil, går kunden rett til oversikten over tilgjengelige varer og tjenester som kan bestilles. Om verkstedet har flere enn en avdeling må kunden velge hvilken avdeling som skal benyttes. Har kunden flere biler registrert, må riktig bil velges før man går videre til varer og tjenester.

Under tilgjengelige varer og tjenester som kan bestilles, kan varene være gruppert i kategorier, for eksempel som «Dekk», hvor kunden kan klikke for å vise alle varer i den gruppen. For hver vare vises også estimert tid for jobben. For å bestille en vare velges varen, som legges i handlevognen.

Når alle ønskede varer eller tjenester er lagt til i handlevognen går kunden så videre til timebestillingen. Når dato er valgt, får kunden en oversikt over ledige timer, og kan til slutt bekrefte timebestillingen.

4.5 Konfigurering av timebestilling/ressurser

For at kundene skal kunne bestille time i Kundeweb må ledige ressurser settes opp i norbits.Verksted. Dette gjøres i Innstillinger - Bookingressurser. I tabellen vises alle ansatte. Her må man passe på at valget Web-booking er aktivert, uten det vil ikke kundene kunne bestille timer på den aktuelle ressursen.

Ressursen som skal bestilles på må også være satt opp med riktig avdeling for at det skal kunne bestilles time. Den innstillingen finner en på Innstillinger - Ansatt, innpå den aktuelle ansatte. Arbeidstiden til den aktuelle ansatt setter premisette for timebestilling/åpningstiden på Kundeweb. Åpningstiden er knyttet til hver enkelt ressurs. For eksempel kan en ressurs ha åpent på lørdag, mens en annen kan ha stengt.

For å legge inn dager som det ikke skal kunne bestilles time på bruker man tabellen Avvikende arbeids/åpningstid. Her kan man legge inn dager som av en eller annen grunn skal være stengt for timebestilling, da legger man bare inn 00:00. Er det en søndag man ønsker å ta imot bestillinger på så legger man inn denne dagen skriver inn for eksempel fra 08:00 til 15:00. Også i denne tabellen kan man ha ulik åpningstid på ressursene. Det er også mulig å legge inn tomme avtaler i avtaleboken for å blokkere bestemte tidspunkter. Disse tidene vises da som opptatt, og vil ikke være tilgjengelige for kundebestillinger via Kundeweb.

4.6 Konfigurering av varer

4.6.1 Monteringsvarer

For å kunne velge hvilke varer som skal være tilgjengelig i Kundeweb går dere til Innstillinger-Montering. For at varer skal vises på web må det være haket av i kolonnen Web og i tillegg må man angi hvor lang tid jobben vil ta (kolonnen Arb. min. web). Som standard blir varenavnet brukt som varetekst på web, men man ønsker et annet navn kan man skrive det inn i kolonnen Knappenavn på web. Pris og infotekst for varen blir hentet fra feltene Pris ut og Fritekst på varekoret til varen. På web er det pris inkludert MVA som blir vist. I tillegg er det mulig å gruppere varer, da skriver man inn et felles gruppenavn i kolonnen Gruppenavn. Denne funksjonen kan være gunstig å bruke for å gjøre det litt mer oversiktlig hvis man har mange varer.

Pris og beskrivelse blir hentet fra selve varekortet til den aktuelle varen, henholdsvis fra feltene Pris ut og Fritekst (se bilde under).

4.6.2 Monteringsvarer pr ansatt

Monteringsvarer som krever spesialkompetanse og derfor kun skal kunne utføres av utvalgte ansatte knyttes til den/de aktuelle ansatte i systemet. Når dette er gjort, vil valgt vare kun bli booket på den/de ansatte via Kundeweb. Monteringsvarer som ikke er knyttet til spesifikke ansatte, vil kunne bookes på alle tilgjengelige ansatte som er satt opp med web-booking.

4.7 Innstillinger på adminsiden

I norbits.Verksted under Innstillinger-Kundeweb og ekstern-API finner dere alle innstillinger som styrer hvordan Kundeweb fungerer og vises for kundene. Her kan dere tilpasse både funksjonalitet og utseende etter deres behov.

Grunnleggende oppsett: Dere kan velge hvilken farge Kundeweb-avtaler skal ha i avtaleboka, definere hvilke ansatte og varer som skal være tilgjengelige for timebestilling, og tildele spesifikke varer til utvalgte ansatte via monteringsvare per ansatt.

Tids- og bookinginnstillinger: Her kan dere sette hvor sent på dagen det skal være mulig å bestille eller avlyse time for neste virkedag, hvor langt tilbake i tid systemet skal hente kjøretøyhistorikk, og om kundene kan velge eksakt tidspunkt eller kun dato. Det er også mulig å åpne for eller begrense timebestillinger samme dag.

Kundeopplevelse: Det er støtte for selvregistrering av nye kunder, visning av dekkhotell i kundeportalen, og varsling ved ubetalte fakturaer. Dere kan også tilpasse aksepttekster ved prisoverslag og innkallinger.

SMS-varsling: Egne SMS-maler brukes automatisk når kunden bestiller, endrer eller avlyser en time. Disse kan enkelt tilpasses etter behov.

Visuell tilpasning: Last opp egen firmalogo og innloggingsbilde for å gi kundeportalen et profesjonelt og gjenkjennelig uttrykk.

4.8 Hvordan bestille tjenesten Kundeweb

Ønsker du å bestille Kundeweb for bestilling av tjenester og tilgang for kundene dine, må du ha norbits.Verksted.

Kom i gang med Kundeweb med å sende e-post til support@norbits.no med følgende informasjon:

• Firmanavn
• Kontaktperson
• Telefon/mobil
• Ønsker å bestille Kundeweb

Leveringstid vil normalt være innen én uke. Du vil da få en nettadresse som fører til innloggingssiden for dine kunder. Denne adressen kan du legge ut på egen nettside – eller sende direkte til kundene hvis du ikke har egen webside.

Det vil normalt være behov for noen timers konsulentbistand til oppsett av ressurser og gjennomgang av systemet etter etablering.

Er du usikker, eller ønsker du en demonstrasjon av Kundeweb, er du velkommen til å kontakte oss.
Ring oss på 55 70 70 65 eller send e-post til support@norbits.no for en uforpliktende prat.

‍

‍