NorbitsVerksted™

1. Intro

Vi planlegger å få lagt ut opplæringsvideoer her i stedet for alt for mye skriftlig dokumentsjon som både er kjedelig og lese og vanskelig å relatere til praktisk bruk av systemet.

Ellers er også norbits.Verksted svært selvfoklarende, med mye tips og hint direkte i websidene.

2. Tilleggsmoduler

norbits.Verksted spiller sammen med flere valgfrie tilleggsmoduler.

2.1 SMS

Nå kundene din raskt og enkelt med SMS

SMS kan blant annet brukes til påminning om time, sende innkallinger til ny time/dekkskift eller f.eks. varsling om at bilen er ferdig.

Med integrert SMS-abonnement i norbits.Verksted kan man enkelt både automatisere og forenkle kommunikasjon med kunder uten å måtte bruke mye tid på telefon, e-post eller i verste fall brev.
norbits.Verksted kan automatisk sende ut SMS’er basert på timeavtaler som opprettes, minne på disse automatisk dagen før, samt sende ut melding når bilen er klar for henting.
I tillegg kan man gjøre masseutsendelser basert på biler som skal på EU-kontroll, innkallinger til hjulskift fra dekkhotell eller generelle meldinger basert på en rekke avanserte utvalg.

norbits.Verksted er satt opp til å kunne sende SMS, for å ta det i bruk må man tegne et SMS-abonnement.
Send en epost til firmapost@norbits.no for bestilling av SMS-abonnement.

2.2 Timebestilling på nett

Spar tid ved å la kunden selv administrere timebestillingene sine. Endringene kunden gjør vises umiddelbart i Avtaleboken.

Kunden kan selv registrere seg som ny kunde og legge til en eller flere biler som det kan regisreres timeavtaler på. Kunden kan selv enkelt opprette nye timer, flytte eller slette timer via websiden, i tillegg til å logge seg på for å sjekke tidspunkt på eksisterende timer.

Det finnes to versjoner :
‍
Timebestilling for dekkhotell - primært for dekkhotell/ rene dekkverksted der man kun ønsker at kunder skal kunne registrerer avtaler for dekkskift.
‍
Timebestilling for verksted - ment for bilverksteder som ønsker fritt antall tjenester som kunder skal kunne booke. Et langt mer avansert bookingsystem.
I denne kan man legge inn de varene man ønsker kundene skal kunne bestille blant, for eksempel EU-kontroll, kontroll av klimaanlegg, hjulskift eller standard servicer man har å tilby.

Send epost til firmapost@norbits.no for bestilling eller for mer info om Webavtalebok.

2.3 Norbits.Pay - kassasystem

3. Integrasjoner

3.1 Bestill Vipps

Du er nå kun få steg unna til å gjøre hverdagen til kundene dine, og deg selv lettere.

• Gå til Vipps Portalen.
• Logg inn med BankID, og følg de enkle trinnene for å opprette avtale.
  

Trenger du hjelp med din Vipps bestilling?

Kontakt oss

3.2 EHF Faktura

Flere og flere firma krever å få tilsendt faktura på EHF-format. Nå kan dette integreres direkte i Future.

Man kan veldig enkelt sende EHF-faktura fra norbits.Verksted. Det eneste som kreves er et abonnement fra enten Efacto.no eller Aktiv-dokumentbehandling.no. Ved å bruke ett av disse abonnementene kan man med kun ett ekstra valg sende fakturaen som EHF-faktura til kunden.

Detaljer for bestilling for Efacto.no
Her bestiller du abonnement integrert med norbits.Verksted: Registrering av EHF-abonnement
‍(Viktig å skrive Norbits i feltet for kampenjekode. Se eksempel på utfylling i bildet under)

3.3 Fakuraoppfølging

EQUITY KAN BETALINGSOPPFØLGING

ØK LØNNSOMHETEN -- FÅ BETALT -- HELST FØR INKASSO

Sliter du med å få inn dine utestående fordringer? Bruker du alt for mye av din dyrbare tid til inndriving av penger?

Equity sitt system for betalingsoppfølging, som er fullintegrert med Future Verksted og Future Dekk, vil frigi din tidsbruk rundt dette, samt forbedre din likviditet og lønnsomhet.

BETALINGSOPPFØLGING PÅ EN HELT NY MÅTE

• Equity tilbyr, som en del av Future sin reskontro, en applikasjon som overvåker hele prosessen for oppfølgingen
• Dere fakturerer, krediterer og bokfører akkurat som før i Future Verksted/Future Dekk
• Equity speiler Future flere ganger om dagen. Du trenger altså ikke overføre filer manuelt
• Dine kunder har en egen innlogging hvor de har all relevant informasjon. Saldo, fakturahistorikk og mer, så det ikke er tvil om hva skyldner har utestående
• Equity skreddersyr betalingsoppfølging for dine kunder, med hovedfokus på å få betalt før inkasso

Mer info om de ulike tjeneste som Equitykan tilby: https://equity.no/tjenester

Kontakt gjerne Equity sin salgsavdeling på 35 97 68 00, eller meld din interesse via equity.no/kontakt-oss

3.4 Sharebox

Bruk Sharebox og effektiviser din hverdag - Enkel overlevering av nøkler

24/7 utlevering og innlevering av bilnøkler fra sikker safe. Kunden trenger bare sin mobil for å hente ut eller levere nøkkelen.
Mer info om løsningen til ShareBox finner du her: ShareBox

Er du interessert kan du ta kontakt med ShareBox på denne siden: avtal møte med salg

3.5 Digital Servicebok

Enkel tilgang til bilens servicehefte

Med Digital-Servicebook.com får du kjapt og enkelt tilgang til bilen servicehistorikk. Alle bilens data tilgjengelig med noen få klikk.

Future Verksted har lagt inn full integrasjon med Digital-Servicebook.com. Nå kan du ved hjelp av bilens registreringsnummer enkelt få opp servicehistorikken. I tillegg til servicehistorikk får du oversikt over ettersyn, kontroll, tannrem, dekk, rustkontroll og understellbehandling. Den digitale serviceboken kan også forebygge kilometerjuks, noe som kan øke gjensalg av bilen.

For bileier vil den digitale serviceboken gi økt verdi og kontroll ved kjøp og salg av bil.

For verkstedet vil det være en ekstra tjeneste å tilby kundene, i tillegg til å ha full kontroll på bilen historikk.

Ingen bindingstid på tilbudet, du kan avslutte abonnementet når som helst uten noe ekstra kostnad.

Digital-ServiceBook.com tilbyr en 30 dagers gratis prøveperiode, med påfølgende 6 måneder med redusert pris på abonnemnet. Integrasjon er inkludert. På denne siden kan du regisrerer deg: Digital-Servicebook.com

Mer info finner du på Digital-ServiceBook.com

3.6 Betalingsterminal fra Nordia Payments - Nets

norbits.Verksted uten kasseløsning kan integrere seg mot bankterminal fra Nets. Det blir gjort via Nets Connect@Cloud-tjenesten.

Sette opp integrasjonen mot Nets Connect@Cloud

Verkstedet må ha en terminal som støtter Nets Connect@Cloud. Terminaler som kan støtte det er følgende:

• Lane 3000
• Desk 3500
• Move 3500

Det kan også være flere typer terminaler som støtter denne tjenesten. For å være sikker må dere ta kontakt med deres terminalleverandør, for eksempel Nordia Payment.

Kontaktinformasjon Nordia Payment: 

Einar Helland

Mobil: (+47)99 50 76 06

einar@nordiapay.no

‍

Bestill tilgang til Nets Connect@Cloud

Dette gjøres via deres terminalleverandør. Det blir satt opp et eget brukernavn og passord mot denne tjenesten.

Send informasjon videre til support@norbits.no

• Connect@Cloud brukernavn og passord
  OBS, kun et sett med brukernavn og passord per firma
• Baxnr., også kjent som merchant id
• Terminal-id
• Obs! Hvis dere har multi-merchant på terminalen, altså flere kjøpmenn/terminalIder parallelt på en fysisk terminal, må dere også få tak i OperatorId fra Nets

Et firma kan ha flere terminaler med sine bax-ider og terminal-ider under en Connect@Cloud-konto.

Hvis dere allerede har en Connect@Cloud-konto, kan dere enkelt legge inn flere terminaler under Innstillinger --> Bankterminal uten hjelp av Norbits Supprt.

Hvordan ta betalt med Nets Connect@Cloud

1. Ordren må være en kontantordre (betalingsbetingelse kontant).
2. Klikk "Fakturer ordre" i menyen for å få opp betalingsdialogen.
3. Legg til betalingslinje med knappen "Bankterminal"
4. For å sende beløpet til betalingsterminalen, klikk grønn knapp med pil på høyre side av beløpet.
5. Når alle betalingslinjene er satt opp og fullført, klikk "Fullfør salg".

Hvordan ta avstemming

1. Start nytt dagsoppgjør.
2. Øverst på siden er det mulig å avstemme terminaler.
3. De 10 siste avstemmingene vil vise i en tabell og man har følgende valg

• Laste ned PDF med avstemmingsresultatet
• Vise resultatet av avstemming i dagsoppgjøret for å sammenligne summer
• Eksportere resultatet av avstemmingen som PDF til regnskap. Det går via e-postadresser som er satt opp under Vis -> Innstillinger -> Regnskap og kontooppsett

‍

Se animasjon under som viser en avstemming, eksport og visning.

4. norbits.Verksted

4.1 Fakturering

Både kredittordre og kontantsalg kan faktureres i norbits.Verksted.

Er betalingstypen satt til en betalingstype med kredittdager i innstillinger, blir ordren en kredittordre. En kredittordre kan settes til status effektuert for klargjøring til fakturering, eller faktureres direkte fra status tilbud eller ordre. Når du har valgt faktura fra toppmenyen, vil eventuelle tilleggsvarer som avgifter legges til og valg for fakturering og varsling av kunde vil dukke opp.

Er betalingstypen satt til kontant (ingen kredittdager), må ordre betales kontant. Dersom man ikke har tilknyttet et kasseapparat kan man pr i dag benytte unntaksregelen i kassaloven til å ta kontantbetalt i norbits.Verksted på samme måte som i Future. Ved kontantaktura får man samme valg som ved kredittordre, i tillegg til valg for kontantbetaling. Disse valgene konfigureres i innstillinger. Etter at betalingen er gjort opp velger man knappen for Fullfør salg for å lukke salget. Ordren blir da satt til status Fakturert og kan ikke endres.

Som i Future kan man også i norbits.Verksted samlefakturere. Dette vil si at flere faktura på samme kunde overføres til en felles faktura. Kun kunder som er markert med "samlefaktura" vil komme opp under valg for samlefakturering.

Massefakturering vil si å fakturere alle ordre klargjort for fakturering. Dette vil i praksis si ordre som har fått status "effektuert". Du finner disse ved å gå til Vis -> Ordre på menyen, og deretter velge "Klar til fakturering"-fanen. Huk deretter av de du ønsker å fakturere og klikk "Fakturer"-knappen øverst.

norbits.Verksted støtter også EHF-faktura. EHF står for Elektronisk HandelsFormat og kan benyttes ved B2B-salg der mottaker er satt opp for å motta elektronisk faktura

4.2 Stempling

Det finnes to måter å stemple på i norbits.Verktsted, enten ferdigdefinerte jobber eller ordrelinjer. Hvilken stemplingsmåte man benytter er avhengig av oppsettet i innstillingen til verkstedet. Dersom det er definert monteringsvarer som er markert med «vis i stempling», er det disse som dukker opp som jobber å stemple på:

Dersom det ikke er definert monteringsvarer, vil en kunne stemple direkte på ordrelinjer. Da velger man først hvilken ordre man vil stemple på:

Deretter vil man velge fra ordrelinjene på ordren:

For å registrere ansatte som jobber med andre ting enn direkte på en ordre eller en bil, kan det være nyttig å stemple på interntid. Interntid defineres ved varer som er lagt opp med enhet "int". Her et eksempel der varen "kundetelefon" er opprettet på varesiden:

På forsiden kan man velge å vise statistikk over ulike stemplingstyper.

Mekaniker og salg vil få statistikk over sin egen stempling, mens admin kan velge hvilke ansatte som skal fremkomme i statistikken på forsiden.

4.3 Effektivitet

norbits.Verksted beregner effektivitet mot stemplet tid. Dette vises i effektivitet-boksen på forsiden. Her har du også mulighet for å velge å vise effektivitet på fakturert mot stemplet tid på ordre, eller fakturert mot totalt stemplet tid.

‍

Brukere definert som admin eller salg kan gjøre utvalg blant ansatte. Merk at dersom du gjør et utvalg her, vil dette lagres på enheten din og benyttes til effektivitetsberegningen på forsiden. På denne måten kan du ta bort ansatte du ikke ønsker skal påvirke effektiviteten på forsiden.

4.4 Oppsett av e-post

Mens Future kan bruke oppsettet fra Outlook til å sende e-post, er dette ikke mulig fra norbits.Verksted siden det kjører i nettleseren. Dersom du har en Windows 365-konto (tidligere kalt Office 365), kan du følge oppsettet her for å få epost til å fungere fra norbits.Verksted.

1. Gå til https://outlook.com og logg inn med din konto.
2. Gå til konto-oppsettet ved å trykke på initialene øverst til høyre:
   

1. Gå videre til "Sikkerhetsinformasjon":
   

1. Trykk på «Legg til metode» og velg App-passord:
   

1. Kopier passordet herfra:
   

1. Gå til Vis -> Innstillinger i norbits.Verksted og lim inn passordet under "Firma"-fanen:
   

1. Innstillingene lagrer seg selv, og epost-utsending burde nå fungere som forventet.

‍

4.5 Sharebox integrasjon

Oppsett av Sharebox

Gå inn på Vis -> Innstillinger.

Klikk i søkefeltet og skriv "Sharebox" og velg en av forslagene.

Sesjons-ID er en rekke tall og bokstaver som dere får tilsendt fra Sharebox. Fyll inn sesjons-IDen. Hvis dere skal ha betaling gjennom Sharebox, fyll også inn betalingstype.

Bruk av Sharebox

Når oppsettet er ferdig kan man ta i bruk Sharebox. Se under for detaljert beskrivelse av hver funksjon.

Reservasjon av nøkkelskap for innlevering

Åpne ordren som skal ha innlevering av nøkkel i Sharebox-skapet.

Klikk på Meny -> Integrasjoner -> Sharebox innlevering.

Velg skap, sjekk mobilnr og klikk Reserver.

Sharebox vil da sende SMS til kunde med informasjon.

Det blir lagt til info om Sharebox-bruk i interntekst.

Reservasjon av nøkkelskap for utlevering

Åpne ordren som skal ha utlevering av nøkkel i Sharebox-skapet.

Klikk på Meny -> Integrasjoner -> Sharebox utlevering.

Velg skap, sjekk mobilnr, klikk Reserver.

Sharebox vil da sende SMS til kunde med informasjon.

Betaling og reservasjon

For å betale via Sharebox må ordren være en kontantordre.

Før fakturering, velg betalingstype "Kontant/kort/Vipps....".

Gå videre til fakturering ved å klikke Meny -> Fakturer.

Det vil da komme opp to faner: Kontant og Sharebox. Klikk på Sharebox-fanen.

• Velg skap
• Sjekk mobilnr
• Klikk Reserver og send betaling

Sharebox vil da sende SMS til kunde med informasjon.

Det blir lagret historikk i interntekst på ordren.

4.6 Nytt regnummer på eksisterende kunde

Når du skal legge til et nytt regnummer på eksisterende kunde, er det flere måter å gjøre dette på.

En måte er å opprette ordren på kunde først, uten regnummer:

Deretter kan du legge til regnummer:

En annen måte å gjøre det samme på, er å starte med regnummer-søk og opprette ordre derfra:

norbits.Verksted vil først forsøke å søke etter regnummeret, i dette tilfellet får vi ikke treff:

Søk opp kunden, og trykk "velg":

Ordren blir nå lagt på nytt regnummer og eksisterende kunde:

4.7 Omsetningsstatistikk

Brukere med rolle Admin og Salg, får tilgang til omsetningsstatistikk på forsiden. Alle tall her kan klikkes på for å få oversikt over grunnlaget:

• "Ordrereserve" viser alle ordre med status "ordre", og ved å klikke på linken vil du få opp disse. Er denne summen høy, kan det være lurt å sjekke dette. Har du glemt å fakturere noe, eller ligger det mange ordre her som egentlig burde vært slettet?
• "I dag" viser omsetning så langt i dag, og sammenlignet med samme dag forrige uke. Vær obs på at dagens omsetning normalt vil ligge lavt tidlig på dagen, før noe er fakturert
• "Denne måneden" viser tilsvarende tall for salg hittil i måneden, og sammenligner med samme måned i fjor
• "Så langt i år" viser salg hittil i år og sammenligner med samme periode i fjor

Klikk på en av linkene vil ta deg til oversikten med fra-dato utfylt, som her for denne måneden:

I utgangspunktet er ingenting gruppert slik at bare totalsummene viser. Merk at eventuelt verkstedmateriell er skilt ut separat nederst.

Velger vi å gruppere på for eksempel varegruppe, får vi salgene gruppert slik:

Vi kan også velge å ekspandere alt og vise hele datagrunnlaget. Da forsvinner naturlig nok grupperingen:

Vi har hele tiden mulighet for å eksportere data til Excel, både med og uten gruppering i forkant. Bare klikk på knappen:

Filen lastes ned, og kan åpnes i Excel for videre arbeid og analyse:

4.8 Brukere

norbits.Verksted skiller på ulike brukertyper, og hver type vil ha ulike former for tilgang. Disse brukertypene er tilgjengelige:

• administrasjon
• selger
• mekaniker
• dekkhotell

Administrasjon

Admin har tilgang til alle deler av norbits.Verksted. På forsiden vil omsetning, effektivitet og stemplingsfordeling vise for alle ansatte. Admin kan endre alle innstillinger og gjøre enkelte handlinger på vegne av ansatte. Det er kun admin som har tilgang til fraværsrapport og som kan endre eller legge til nye brukere. Det kan også settes opp i innstillinger at kun admin har tilgang til innstillinger.

Selger

Med unntak av punktene nevnt over (fraværsrapport, bruker-administrasjon og eventuelt innstillinger) har selger tilgang til alt på samme vis som admin.

Mekaniker

Mekaniker vil i hovedsak kun se informasjon om eget arbeid. Statistikk og effektivitet på forsiden vil bare vise tall påvirket av egne stemplinger. Mekaniker får opp en egen ordreside tilpasset mekanikerens bruk, der priser og lignende er tatt bort. Mekaniker kan ikke opprette eller fullføre ordre, dette gjøres av admin eller salg. Det kan settes opp i innstillinger at mekaniker bare kan se egne ordre, og at mekaniker ikke kan redigere avtaleboken.

Dekkhotell

Dekkhotellressurs har kun tilgang til dekkhotell. I stedet for den vanlige forsiden, vil en dekkhotellressurs komme direkte til dekkhotell ved innlogging.

4.9 Nøkkeltag

For å kunne skrive ut nøkkeltag, må du først opprette en utskriftsmal. Disse finner du under innstillinger. Trykk pluss-ikonet for å legge til en ny:

Du må oppgi høyde og bredde i millimeter, eventuelt topp- og venstremarg og bestemme om malen skal skrives ut liggende eller ikke. Når du har opprettet malen, må du redigere innholdet. Det gjør du ved å trykke på blyanten:

Selve malen kan inneholde tekst og flettefelter som regnummer, bilmodell osv. Disse formatterer du som du ønsker ved hjelp av teksteditoren.

Når du har lagret en nøkkeltag, kan du skrive den ut fra ordresiden:

Lykke til med utskriftene!

4.10 Fakturering av moms og egenandel på forsikringssaker

Dette må gjøres på en av følgende to måter, avhengig av om det er en privatperson eller om det er et momsregistrert firma som skal ha fakturaen.
I forkant bør man opprette to nye varer i Future, f.eks. varene EGE for egenandel og FORS for forsikring. Disse bør legges i egne varegrupper, henholdsvis i Egenandel og Forsikring firmakunde.
Kontoplan for disse varegruppene må avtales med regnskapskontoret ditt.

NB! Forsikringsselskap godtar ikke verkstedsmateriell utover avtalt pris, og skal dermed ikke være med på faktura, med mindre dette er avtalt på forhånd.

Når bileier er en privatperson
I dette tilfellet er det forsikringsselskapet som skal dekke hele jobben inkludert MVA til staten, justert for egenandel.
Egenandelen kommer da til fratrekk hos forsikringsselskapet, og tilsvarende sum faktureres kunde. Egenandelen skal være uten MVA, så husk å fjerne haken i kolonnen for MVA dersom denne ikke er slått av på varen i utgangspunktet.

Faktura til forsikringsselskapet (se bildet under):

Faktura når bileier er privatperson eller ikke momsregistrert firma (se bildet under):

Når bileier/fakturamottaker er et momsregistrert firma
I dette tilfellet er det bileier som skal dekke MVA. Se nøye på hvilke varelinjer som er med og uten MVA.

Faktura til firmakunden (se bildet under):

Faktura til forsikringsselskap (se bildet under):

5. Webavtalebok

5.1 Webavtalebok for dekkhotell

5.1.1 Innlogging

Kjører du Future Dekk på Norbits sine servere og abonnerer på Webavtalebok for Dekkhotell-modulen, kan du enkelt la kundene dine bestille timer selv helt integrert med Future. Eksisterende kunder logger inn med sitt mobilnummer og en engangskode som sendes til mobilen.

Nye kunder kan registrere seg med hjelp av menyvalget Ny kunde oppe til høyre og vil da først bli presentert med en sjekk om mobilnummer finnes i databasen, før selve skjermbildet for registrering kommer opp.

5.1.2 Opprette ny avtale/bil

Vanligvis vil kunden være registrert med minst en avtale/bil når han logger seg inn. Har han ingen avtaler vil han bare se et tomt skjermbilde med Din biloversikt som overskrift og en blå knapp med teksten Registrer ny bil for å legge til ny/ekstra bil. Når han klikker på knappen Registrer ny bil vil skjermbildet under vises. I de tilfeller et dekkhotell har flere avdelinger må dette først velges av kunden. Deretter er det bare å velge biltype og skrive inn bilens registreringsnummer. Når det er gjort gjenstår det å finne ledig tid ved å trykke på Finn ledig tid, som da vil føre kunden til kalenderen for å bestille time til den gjeldene avtalen/bilen. Se mer info om dette i kapittel 4 Bestilling av time.

5.1.3 Oversikt over biler og dekk

Eksempelet under viser en kunde som har registrert to ulike biler. Hver bil er representert i en tabell med tilleggsinfo som biltype, årsmodell, avdeling og om det er registrert dekkhotell til bilen.

Ved å trykke på knappen Bestill time/se dekk vises et skjermbilde der kunden kan bestille time for dekkskift, i tillegg til at han får se detaljer om dekkene på dekkhotellet og kan be om tilbud på nye dekk.
For å bestille time på valgt bil, trykker kunden på Bestill ny time-knappen.
Ved bestilling velger kunden dato og tidspunkt, der ledig kapasitet speiles direkte fra hva som er ledig i norbits.Verksted/Future Dekk.

5.1.4 Bestilling av time

Bookingen fullføres med å bekrefte endelig valg.
Kunde vil i tillegg få varsel på SMS dagen før avtalen dersom SMS-varsling er aktivert i norbits.Verksted/Future Dekk.

5.1.5 Konfigurering av timebestilling

For at kundene skal kunne bestille time i Webavtalebok må ledige ressurser settes opp i Future Dekk. Dette gjøres i fanen Oppsett/Innstillinger på Dekkhotell (F11). I tabellen Dekkhotell / avtalebok ressurser legger man til ressurser som det skal kunne bestilles på og hvilke biltyper den aktuelle ressursen kan ta imot. Pass på at valget Kan booke på web er aktivert, uten det vil ikke kundene kunne bestille timer på den aktuelle ressursen. Ressursen må også være satt opp med avdeling for at det skal kunne bestilles time.

Tabellen Normal arbeids/åpningstid brukes til å sette åpningstiden for hver enkelt ukedag. Åpningstiden er knyttet til hver enkelt ressurs. For eksempel kan en ressurs ha åpent på lørdag, mens en annen kan ha stengt.

For å legge inn dager som det ikke skal kunne bestilles time på bruker man tabellen Avvikende arbeids/åpningstid. Her kan man legge inn dager som av en eller annen grunn skal være stengt for timebestilling, da legger man bare inn 00:00. Er det en søndag man ønsker å ta imot bestillinger på så legger man inn denne dagen skriver inn for eksempel fra 08:00 til 15:00. Også i denne tabellen kan man ha ulik åpningstid på ressursene. Avvikende åpningstider kan kopieres over fra en ressurs til en annen ved å bruke knappen for dette - Kopier avvikende åpningstider til annen ressurs.

5.1.6 Hvordan bestille Webavtalebok

Ønsker du å bestille Webavtalebok for dekkhotell må du bruke Future Dekk fra Norbits sin server, eventuelt må Future Dekk flyttes over til Norbits. Når dette er oppfylt sender du oss en epost til firmapost@norbits.no med følgende informasjon:
- Firmanavn
- Kontaktperson
- Telefon/mobil
- Ønsker å bestille Webavtalebok for dekkhotell

Leveringstid vil normalt sett være innen en uke. Du vil da få en webadresse som vil føre deg til innloggingssiden. Denne adressen kan du eventuelt legge til på din egen webside. Har du ikke egen webside kan du bare å bruke linken direkte for kundene dine.

Man vil normalt sett trenge noen timer konsulentbistand for oppsett av ressurser og gjennomgang av systemet etter etablering.

Hvis du fortsatt er i tvil kan du kontakte oss for å få en demonstrasjon av Webavtalebok og stille de spørsmål du måtte ha. Ring oss på 55 70 70 65 eller send epost til support@norbits.no.

5.1.7 Innstillinger på adminsiden

I Umbraco, som er administrasjonssiden til Webavtalebok, er det noen innstillinger som påvirker hvordan Webavtalebok fungerer. Disse er forklart videre nedover i teksten.

Tips: Content-menyen er det øverste valget i menyen til venstre.

Kundeinformasjon

Content-meny: Hjem
I fana Master kan man legge inn firmaet sin logo. Den vil da vises foran firmanavnet på toppen av siden. Facicon er et miniatyrbilde av logoen som vises i starten av adressefeltet i nettleseren. Har bare visuell betydning.
I fana Company info legger man inn kontaktinfo for firmaet. Denne infoen vises på bunnen av websiden som kundene ser.
Social Media brukes hvis man har konto på Facebook, Twitter eller Instagram som man ønsker å vise lenker til nederst på siden.

Vis/skjul valg for Registrer ny bil

Content-meny: Hjem -> Kunde -> Biloversikt
- Hide appointment for new car button: Med dette valget kan man slå av eller på visning av knappen Registrer ny bil, avhengig om man vil at kunden selv skal kunne legge til flere biler på sin avtale.
- Antall dager for søk: Hvor langt tilbake (dager) man skal søke i ordrer for å få opp biler knytt til eieren/mobilnr. Dette er grunnlaget for hvilke biler som vises på kundens side.

Vis/skjul knapp for dekktilbud

Content-meny: Hjem -> Kunde -> Rediger avtale
Dette er en knapp  som viser er skjema kunden kan sende inn for å få tilbud om nye dekk. Her velger man om man det skal være tilgjengelig for kunden eller ei.

Autentisering med PIN

Content-meny: Innstillinger -> Authentication
Styre om autentisering skal være på eller av, om kunde får tilsendt PIN-kode for å logge seg på. La den gjerne være avslått mens man setter opp og tester Webavtalebok. Når Webavtalebok er satt i produksjon bør denne være slått på.

Tidsbruk for biltyper

Content-meny: Innstillinger -> Slot Settings
Man kan velge tidsbruk for hver enkelt biltype. Biltypene man kan sette tiden på er personbil, SUV/varebil, lastebil, bobil og truck. Fyll inn tall for antall minutter.

Andre innstillinger

Content-meny: Innstillinger -> Other Settings
- Valg for om det skal være mulig å booke time samme dag. Av eller på.
- Siste klokkeslett for å bestille time for neste dag. Fyll inn hele timer,  f.eks. 18.
- Vis/skjul kjøretøy som har avtaler/dekkhotell som ikke er aktive.
- Slå på om man ønsker å vise dato for neste Periodisk Kjøretøykontroll. Mest aktuelt for verksted.

Epostvarsel om feilmeldinger

Content-meny: Innstillinger -> Exception notification settings
Legg inn epostadresse til den/de som skal varsles om det skjer en feil i Webavtalebok.

Tilpasset visning av kundeinfo

Content-meny: Innstillinger -> Footer
Bruk dette valget om man ønsker en annen enn standard visning av kundeinfo på bunnen av websiden. F. eks. om man ønsker å vise to ulike firmaadresser slik som SE-Bergen og SE-Lørenskog, eller andre eventuelle spesialtilpasninger. Her bruker man HTML-kode for å designe visningen.

Bekreftelse på endring av avtale

Content-meny: Innstillinger -> Avtaleinnstillinger -> SMS Confirmation
På denne siden kan man aktivere/deaktivere om det skal sendes ut en SMS til kunden om oppretting/endring/sletting av avtaler. Man trenger ikke å aktivere alle, bare en eller to. I tillegg til aktivering må man legge inn teksten som skal sendes til kunde og helst legge inn koden for tidspunkt.
"Vi bekrefter herved at du har bestilt time den {appointment_date}."

Minimum/maksimum mønsterdybde

Her kan man legge inn hva som skal være maksimum og minimum mønsterdybde for vinter- og sommerdekk.

‍

5.2 Webavtalebok for timebestilling av tjenester

5.2.1 Innlogging

Kjører du norbits.Verksted eller Future Verksted på Norbits sine servere og abonnerer på Webavtalebok for timebestilling av tjenester kan du enkelt la kundene selv bestille og administrere timer. Webavtaleboka er helt integrert med norbits.Verksted/Future Verktsted, så snart timen er bestilt vises den i avtaleboka.
Eksisterende kunder logger inn med sitt mobilnummer og en engangskode som sendes til mobilen.

Nye kunder kan registrere seg med hjelp av menyvalget Ny kunde oppe til høyre og vil da først bli presentert med en sjekk om mobilnummer finnes i databasen, før selve skjermbildet for registrering kommer opp.

5.2.2 Opprette ny avtale/bil

Vanligvis vil kunden være registrert med minst en avtale/bil når han logger seg inn. Har han ingen avtaler vil han bare se et tomt skjermbilde med Din biloversikt som overskrift og en blå knapp med teksten Registrer ny bil. Når kunden klikker på denne knappen vil skjermbildet under vises. I de tilfeller der dekkhotellet har flere avdelinger må kunden velge en av de. Deretter er det bare å velge biltype og skrive inn bilens registreringsnummer.

I kapittel 4 står det beskrevet hvordan bestille varer og opprette time på verkstedet.

5.2.3 Oversikt over biler og dekk

Når kunden har logget inn vises en oversikt over hvilke biler som er registrert på han.  I tabellen vises en del info om bilen, i tillegg til om det er opprettet en dekkhotellavtale på bilen (grønt merke).

I tilfelle bilen er registrert med dekkhotellavtale vil man få opp status på dekkene på dekkhotellet om man klikker på bilen, og kan ved å trykke Bestill time-knappen få opp detaljer om aktuell bil og bestille time videre derfra.

For å bestille time på valgt bil, trykker kunden på knappen Bestill ny time.
Deretter må kunden velge tidspunkt blant ledige timer i kalenderen (ledig kapasitet speiles direkte fra avtaleboka i norbits.Verksted/Future Verksted).

5.2.4 Bestilling av time

Når kunden skal bestille time får han først opp en oversikt over hvilke varer som det kan bestilles. Under feltet for reg.nr vises alle varerne. Er det mange varer kan man gruppere de i egne grupper, slik som det er gjort med den som heter Dekkhotell (+). Klikker man på denne knappen vil varene i denne gruppen vises under, i dette tilfellet 3 ulike dekkhotell-varer. For å bestille en vare klikker man først på varen og deretter på knappen  Legg i handlevogn. I eksempelet under har kunden alt lagt varen Lysjustering til i handlevogna og har klikket på en av dekkhotell-varene.

Når man har lagt til de varene man ønsker å bestille i handevogna klikker man på Finn ledig tid for å finne ledig tidspunkt på verkstedet for å få utført jobben/jobbene.

Etter å ha klikke på knappen Finn ledig tid får man opp en kalender der man velger dato for avtalen. Når dato er valgt får man opp en oversikt over ledige timer. Til slutt bekrefter man timebestillingen slik som vist på bildet under.
Dersom SMS-varsling er aktivert i norbits.Verksted/Future Verksted vil kunden få varsel på SMS dagen før avtalen.

5.2.5 Konfigurering av timebestilling/ressurser

For at kundene skal kunne bestille time i Webavtalebok må ledige ressurser settes opp i norbits.Verksted/Future Verksted. Dette gjøres i fanen Oppsett/Innstillinger på Dekkhotell (F11). I tabellen Dekkhotell / avtalebok ressurser legger man til ressurser som det skal kunne bestilles på og hvilke biltyper den aktuelle ressursen kan ta imot. Pass på at valget Kan booke på web er aktivert, uten det vil ikke kundene kunne bestille timer på den aktuelle ressursen. Ressursen må også være satt opp med avdeling for at det skal kunne bestilles time.

Tabellen Normal arbeids/åpningstid brukes til å sette åpningstiden for hver enkelt ukedag. Åpningstiden er knyttet til hver enkelt ressurs. For eksempel kan en ressurs ha åpent på lørdag, mens en annen kan ha stengt.

For å legge inn dager som det ikke skal kunne bestilles time på bruker man tabellen Avvikende arbeids/åpningstid. Her kan man legge inn dager som av en eller annen grunn skal være stengt for timebestilling, da legger man bare inn 00:00. Er det en søndag man ønsker å ta imot bestillinger på så legger man inn denne dagen skriver inn for eksempel fra 08:00 til 15:00. Også i denne tabellen kan man ha ulik åpningstid på ressursene. Avvikende åpningstider kan kopieres over fra en ressurs til en annen ved å bruke knappen for dette - Kopier avvikende åpningstider til annen ressurs.

Tips: For å legge til/fjerne ressurser i tabellen Dekkhotell/avtalebok ressurser må en dobbeltklikke i den smale kolonnen merket med et bilde av en pil i tabellen Alle ressurser.

5.2.6 Konfigurering av varer

Webavtalebok for valg av tjenester lar deg selv velge hvilke tjenester/varer som skal være tilgjengelig for timebooking på web. Dette setter man opp i fanen Montering under innstillinger i norbits.Verksted eller Future Verksted (trykk F12). For at varer skal vises på web må det være haket av i kolonnen Vis på web og i tillegg må man angi hvor lang tid jobben vil ta (kolonnen Ant. min. web). Som standard blir varenavnet brukt som varetekst på web, ønsker man annet navn kan man skrive det inn i kolonnen Knappenavn på web. Pris og infotekst for varen blir hentet fra feltene Pris ut og Fritekst på varekoret til varen. På web er det pris inkludert MVA som blir vist. I tillegg er det mulig å gruppere varer, da skriver man inn et felles gruppenavn i kolonnen Gruppenavn på web. I eksempelet under har de 3 dekkhotell-varene fått samme gruppenavn, da vil man se en knapp som heter "Dekkhotell (+)". Klikker man så på denne knappen vil de tre varene vise i et felt litt lenger ned på siden. Denne funksjonen kan være gunstig å bruke for å gjøre det litt mer oversiktlig hvis man har mange varer.

Pris og beskrivelse blir hentet fra selve varekortet til den aktuelle varen, henholdsvis fra feltene Pris ut og Fritekst (se bilde under).

5.2.7 Innstillinger på adminsiden

I Umbraco, som er administrasjonssiden til Webavtalebok, er det noen innstillinger som påvirker hvordan Webavtalebok fungerer og ser ut. Disse er forklart videre nedover i teksten.

Tips: Content-menyen er det øverste valget i menyen til venstre.

Kundeinformasjon

Content-meny: Hjem
I fana Master kan man legge inn firmaet sin logo. Den vil da vises foran firmanavnet på toppen av siden. Facicon er et miniatyrbilde av logoen som vises i starten av adressefeltet i nettleseren. Har bare visuell betydning.
I fana Company info legger man inn kontaktinfo for firmaet. Denne infoen vises på bunnen av websiden som kundene ser.
Social Media brukes hvis man har konto på Facebook, Twitter eller Instagram som man ønsker å vise lenker til nederst på siden.

Vis/skjul valg for Registrer ny bil

Content-meny: Hjem -> Kunde -> Biloversikt
- Hide appointment for new car button: Med dette valget kan man slå av eller på visning av knappen Registrer ny bil, avhengig om man vil at kunden selv skal kunne legge til flere biler på sin avtale.
- Antall dager for søk: Hvor langt tilbake (dager) man skal søke i ordrer for å få opp biler knytt til eieren/mobilnr. Dette er grunnlaget for hvilke biler som vises på kundens side.

Vis/skjul knapp for dekktilbud

Content-meny: Hjem -> Kunde -> Rediger avtale
Dette er en knapp som viser er skjema kunden kan sende inn for å få tilbud om nye dekk. Her velger man om man det skal være tilgjengelig for kunden eller ei.

Autentisering med PIN

Content-meny: Innstillinger -> Authentication
Styre om autentisering skal være på eller av, om kunde får tilsendt PIN-kode for å logge seg på. La den gjerne være avslått mens man setter opp og tester Webavtalebok. Når Webavtalebok er satt i produksjon bør denne være slått på.

Tidsbruk for biltyper

Content-meny: Innstillinger -> Slot Settings
Man kan velge tidsbruk for hver enkelt biltype. Biltypene man kan sette tiden på er personbil, SUV/varebil, lastebil, bobil og truck. Fyll inn tall for antall minutter.

Andre innstillinger

Content-meny: Innstillinger -> Other Settings
- Valg for om det skal være mulig å booke time samme dag. Av eller på.
- Siste klokkeslett for å bestille time for neste dag. Fyll inn hele timer,  f.eks. 18.
- Vis/skjul kjøretøy som har avtaler/dekkhotell som ikke er aktive.
- Slå på om man ønsker å vise dato for neste Periodisk Kjøretøykontroll. Mest aktuelt for verksted.

Epostvarsel om feilmeldinger

Content-meny: Innstillinger -> Exception notification settings
Legg inn epostadresse til den/de som skal varsles om det skjer en feil i Webavtalebok.

Tilpasset visning av kundeinfo

Content-meny: Innstillinger -> Footer
Bruk dette valget om man ønsker en annen enn standard visning av kundeinfo på bunnen av websiden. F. eks. om man ønsker å vise to ulike firmaadresser slik som SE-Bergen og SE-Lørenskog, eller andre eventuelle spesialtilpasninger. Her bruker man HTML-kode for å designe visningen.

Bekreftelse på endring av avtale

Content-meny: Innstillinger -> Avtaleinnstillinger -> SMS Confirmation
På denne siden kan man aktivere/deaktivere om det skal sendes ut en SMS til kunden om oppretting/endring/sletting av avtaler. Man trenger ikke å aktivere alle, bare en eller to. I tillegg til aktivering må man legge inn teksten som skal sendes til kunde og helst legge inn koden for tidspunkt.
"Vi bekrefter herved at du har bestilt time den {appointment_date}."

Minimum/maksimum mønsterdybde

Her kan man legge inn hva som skal være maksimum og minimum mønsterdybde for vinter- og sommerdekk.

5.2.8 Hvordan bestille tjenesten Webavtalebok

Ønsker du å bestille Webavtalebok for bestilling av tjenester må du ha Future Verksted kjørende på Norbits sin server. norbits.Verksted kjører kun på Norbits sin server. Er dette oppfylt sender du oss en epost til firmapost@norbits.no med følgende informasjon:
- Firmanavn
- Kontaktperson
- Telefon/mobil
- Ønsker å bestille Webavtalebok for bestilling av tjenester

Leveringstid vil normalt sett være innen en uke. Du vil da få en adresse som vil føre deg til innloggingssiden. Denne adressen kan du legge til på din egen webside. Har du ikke egen webside kan du bare å bruke lenken direkte for kundene dine.

Man vil normalt sett trenge noen timer konsulentbistand for oppsett av ressurser og gjennomgang av systemet etter etablering.

Hvis du fortsatt er i tvil, kan du kontakte oss for å få en demonstrasjon av webavtaleboka og få svar på de spørsmål du måtte ha. Ring oss på 55 70 70 65 eller send epost til support@norbits.no.

‍