InnholdslisteLukk
Dokumentasjon

NorbitsVerksted™

1. norbits.Verksted

Vi planlegger å få lagt ut opplæringsvideoer her i stedet for alt for mye skriftlig dokumentsjon som både er kjedelig og lese og vanskelig å relatere til praktisk bruk av systemet.

Ellers er også norbits.Verksted svært selvfoklarende, med mye tips og hint direkte i websidene.

2. Tilleggsmoduler

norbits.Verksted spiller sammen med flere valgfrie tilleggsmoduler.

2.1 SMS

Nå kundene din raskt og enkelt med SMS

SMS kan blant annet brukes til påminning om time, sende innkallinger til ny time/dekkskift eller f.eks. varsling om at bilen er ferdig.

Med integrert SMS-abonnement i norbits.Verksted kan man enkelt både automatisere og forenkle kommunikasjon med kunder uten å måtte bruke mye tid på telefon, e-post eller i verste fall brev.
norbits.Verksted kan automatisk sende ut SMS’er basert på timeavtaler som opprettes, minne på disse automatisk dagen før, samt sende ut melding når bilen er klar for henting.
I tillegg kan man gjøre masseutsendelser basert på biler som skal på EU-kontroll, innkallinger til hjulskift fra dekkhotell eller generelle meldinger basert på en rekke avanserte utvalg.

norbits.Verksted er satt opp til å kunne sende SMS, for å ta det i bruk må man tegne et SMS-abonnement.
Send en epost til firmapost@norbits.no for bestilling av SMS-abonnement.

2.2 Timebestilling på nett

Spar tid ved å la kunden selv administrere timebestillingene sine. Endringene kunden gjør vises umiddelbart i Avtaleboken.

Kunden kan selv registrere seg som ny kunde og legge til en eller flere biler som det kan regisreres timeavtaler på. Kunden kan selv enkelt opprette nye timer, flytte eller slette timer via websiden, i tillegg til å logge seg på for å sjekke tidspunkt på eksisterende timer.

Det finnes to versjoner :

Timebestilling for dekkhotell - primært for dekkhotell/ rene dekkverksted der man kun ønsker at kunder skal kunne registrerer avtaler for dekkskift.

Timebestilling for verksted - ment for bilverksteder som ønsker fritt antall tjenester som kunder skal kunne booke. Et langt mer avansert bookingsystem.
I denne kan man legge inn de varene man ønsker kundene skal kunne bestille blant, for eksempel EU-kontroll, kontroll av klimaanlegg, hjulskift eller standard servicer man har å tilby.

Send epost til firmapost@norbits.no for bestilling eller for mer info om Webavtalebok.

2.3 Norbits.Pay - kassasystem

3. Integrasjoner

3.1 Bestill Vipps

Du er nå kun få steg unna til å gjøre hverdagen til kundene dine og deg selv lettere.

Under har vi laget en oppskrift på hvordan du bestiller Vipps.
Les hele oppskriften før du setter igang da det er viktig at skjemaet blir riktig fylt ut.

  • Gå til Vipps Portalen og logg inn.
  • Velg korrekt bedrift om du representerer flere,
    eller opprett bedriften om det er første gang du bestille et produkt fra Vipps.
  • Klikk på "Bestill flere Vipps-produkter" fra meny'en til høyre. (merket 1. i bildet under)
  • Klikk så på "Vipps i Kasse". (merket 2. i bildet under)
  • Velg "Norbits" fra "Leverandør"-listen. (merket 3. i bildet under)
  • Velg "POS Standard" fra "Prispakke"-listen. (merket 3. i bildet under)
  • Fyll ut resterende felt det bes om.
  • Klikk så på "Send skjema".
  • Når Vipps har opprettet "Vipps i Kasse" kontoen vil dere få tilsendt en epost fra Vipps. Denne eposten videresender dere til firmapost@norbits.no.
  • Eposten dere videresendte inneholder all informasjon Norbits trenger.
    Norbits tar så kontakt med deg for aktivering av tjenesten hos deg.

Det var det :)

Trenger du hjelp med din Vipps bestilling?

Kontakt oss

3.2 EHF Faktura

Flere og flere firma krever å få tilsendt faktura på EHF-format. Nå kan dette integreres direkte i Future.

Man kan veldig enkelt sende EHF-faktura fra norbits.Verksted. Det eneste som kreves er et abonnement fra enten Efacto.no eller Aktiv-dokumentbehandling.no. Ved å bruke ett av disse abonnementene kan man med kun ett ekstra valg sende fakturaen som EHF-faktura til kunden.

Detaljer for bestilling for Efacto.no
Her bestiller du abonnement integrert med norbits.Verksted: Registrering av EHF-abonnement
(Viktig å skrive Norbits i feltet for kampenjekode. Se eksempel på utfylling i bildet under)

2.3 Fakuraoppfølging

EQUITY KAN BETALINGSOPPFØLGING

ØK LØNNSOMHETEN -- FÅ BETALT -- HELST FØR INKASSO

Sliter du med å få inn dine utestående fordringer? Bruker du alt for mye av din dyrbare tid til inndriving av penger?

Equity sitt system for betalingsoppfølging, som er fullintegrert med Future Verksted og Future Dekk, vil frigi din tidsbruk rundt dette, samt forbedre din likviditet og lønnsomhet.

BETALINGSOPPFØLGING PÅ EN HELT NY MÅTE

  • Equity tilbyr, som en del av Future sin reskontro, en applikasjon som overvåker hele prosessen for oppfølgingen
  • Dere fakturerer, krediterer og bokfører akkurat som før i Future Verksted/Future Dekk
  • Equity speiler Future flere ganger om dagen. Du trenger altså ikke overføre filer manuelt
  • Dine kunder har en egen innlogging hvor de har all relevant informasjon, om saldo, fakturahistorikk med mer, så det ikke er tvil om hva skyldner har utestående
  • Equity skreddersyr betalingsoppfølging for dine kunder, med hovedfokus på å få betalt før inkasso

Mer info om de ulike tjeneste som Equitykan tilby: https://equity.no/tjenester

Kontakt gjerne Equity sin salgsavdeling på 35 97 68 00, eller meld din interesse via equity.no/kontakt-oss

3.4 Sharebox

Bruk Sharebox og effektiviser din hverdag - Enkel overlevering av nøkler

24/7 utlevering og innlevering av bilnøkler fra sikker safe. Kunden trenger bare sin mobil for å hente ut eller levere nøkkelen.
Mer info om løsningen til ShareBox finner du her: ShareBox.

Er du interessert kan du ta kontakt med ShareBox på denne siden: avtal møte med salg.

3.5 Digital Servicebok

Enkel tilgang til bilens servicehefte

Med Digital-Servicebook.com får du kjapt og enkelt tilgang til bilen servicehistorikk. Alle bilens data tilgjengelig med noen få klikk.

Future Verksted har lagt inn full integrasjon med Digital-Servicebook.com. Nå kan du ved hjelp av bilens registreingsnummer enkelt få opp servicehistorikken. I tillegg til servicehistorikk får du oversikt over ettersyn, kontroll, tannrem, dekk, rustkontroll og understellbehandling. Den digitale serviceboken kan også forebygge kilometerjuks, noe som kan øke gjensalg av bilen.

For bileier vil den digitale serviceboken gi økt verdi og kontroll ved kjøp og salg av bil.

For verkstedet vil det være en ekstra tjeneste å tilby kundene, i tillegg til å ha full kontroll på bilen historikk.

Ingen bindingstid på tilbudet, du kan avslutte abonnementet når som helst uten noe ekstra kostnad.

Digital-ServiceBook.com tilbyr en 30 dagers gratis prøveperiode, med påfølgende 6 måneder med redusert pris på abonnemnet. Integrasjon er inkludert. På denne siden kan du regisrerer deg: Digital-Servicebook.com.

Mer info finner du på Digital-ServiceBook.com.

4. Athena.Verksted - gjelder også for norbits.Verksted

4.1 Fakturering

Både kredittordre og kontantsalg kan faktureres i Athena.Verksted.

Er betalingstypen satt til en betalingstype med kredittdager i innstillinger, blir ordren en kredittordre. En kredittordre kan settes til status effektuert for klargjøring til fakturering, eller faktureres direkte fra status tilbud eller ordre. Når du har valgt faktura fra toppmenyen, vil eventuelle tilleggsvarer som avgifter legges til og valg for fakturering og varsling av kunde vil dukke opp.

Er betalingstypen satt til kontant (ingen kredittdager), må ordre betales kontant. Dersom man ikke har tilknyttet et kasseapparat kan man pr i dag benytte unntaksregelen i kassaloven til å ta kontantbetalt i Athena.Verksted på samme måte som i Future. Ved kontantaktura får man samme valg som ved kredittordre, i tillegg til valg for kontantbetaling. Disse valgene konfigureres i innstillinger. Etter at betalingen er gjort opp velger man knappen for Fullfør salg for å lukke salget. Ordren blir da satt til status Fakturert og kan ikke endres.

Som i Future kan man også i Athena.Verksted samlefakturere. Dette vil si at flere faktura på samme kunde overføres til en felles faktura. Kun kunder som er markert med "samlefaktura" vil komme opp under valg for samlefakturering.

Massefakturering vil si å fakturere alle ordre klargjort for fakturering. Dette vil i praksis si ordre som har fått status "effektuert". Du finner disse ved å gå til Vis -> Ordre på menyen, og deretter velge "Klar til fakturering"-fanen. Hak deretter av de du ønsker å fakturere og klikk "Fakturer"-knappen øverst.

Athena.Verksted støtter også EHF-faktura. EHF står for Elektronisk HandelsFormat og kan benyttes ved B2B-salg der mottaker er satt opp for å motta elektronisk faktura

4.2 Stempling

Det finnes to måter å stemple på i Athena.Verktsted, enten ferdigdefinerte jobber eller ordrelinjer. Hvilken stemplingsmåte man benytter er avhengig av oppsettet i innstillingen til verkstedet. Dersom det er definert monteringsvarer som er markert med «vis i stempling», er det disse som dukker opp som jobber å stemple på:

Dersom det ikke er definert monteringsvarer, vil en kunne stemple direkte på ordrelinjer. Da velger man først hvilken ordre man vil stemple på:

Deretter vil man velge fra ordrelinjene på ordren:

For å registrere ansatte som jobber med andre ting enn direkte på en ordre eller en bil, kan det være nyttig å stemple på interntid. Interntid defineres ved varer som er lagt opp med enhet "int". Her et eksempel der varen "kundetelefon" er opprettet på varesiden:

På forsiden kan man velge å vise statistikk over ulike stemplingstyper.

Mekaniker og salg vil få statistikk over sin egen stempling, mens admin kan velge hvilke ansatte som skal fremkomme i statistikken på forsiden.

4.3 Effektivitet

Athena.Verksted beregner effektivitet mot stemplet tid. Dette vises i effektivitet-boksen på forsiden. Her har du også mulighet for å velge å vise effektivitet på fakturert mot stemplet tid på ordre, eller fakturert mot totalt stemplet tid.

Du klikke på overskriften for å kunne se grunnlagsdata:

Brukere definert som admin eller salg kan gjøre utvalg blant ansatte. Merk at dersom du gjør et utvalg her, vil dette lagres på enheten din og benyttes til effektivitetsberegningen på forsiden. På denne måten kan du ta bort ansatte du ikke ønsker skal påvirke effektiviteten på forsiden.

4.4 Oppsett av e-post

Mens Future kan bruke oppsettet fra Outlook til å sende e-post, er dette ikke mulig fra Athena.Verksted siden det kjører i nettleseren. Dersom du har en Windows 365-konto (tidligere kalt Office 365), kan du følge oppsettet her for å få epost til å fungere fra Athena.Verksted.

  1. Gå til https://outlook.com og logg inn med din konto.
  2. Gå til konto-oppsettet ved å trykke på initialene øverst til høyre:
kontooppsett
  1. Gå videre til "Sikkerhetsinformasjon":
Sikkerhetsinformasjon
  1. Trykk på «Legg til metode» og velg App-passord:
  1. Kopier passordet herfra:
Kopier passordet
  1. Gå til Vis -> Innstillinger i Athena.Verksted og lim inn passordet under "Firma"-fanen:
  1. Innstillingene lagrer seg selv, og epost-utsending burde nå fungere som forventet.

4.5 Sharebox integrasjon

Oppsett av Sharebox

Gå inn på Vis -> Innstillinger

Klikk i søkefeltet og skriv "Sharebox" og velg en av forslagene

Sesjons-ID er en rekke tall og bokstaver som dere får tilsendt fra Sharebox. Fyll inn sesjons-IDen. Hvis dere skal ha betaling gjennom Sharebox, fyll også inn betalingstype.

Bruk av Sharebox

Når oppsettet er ferdig kan man ta i bruk Sharebox. Se under for detaljert beskrivelse av hver funksjon.

Reservasjon av nøkkelskap for innlevering

Åpne ordren som skal ha innlevering av nøkkel i Sharebox-skapet.

Klikk på Meny -> Integrasjoner -> Sharebox innlevering

Velg skap, sjekk mobilnr og klikk Reserver.

Sharebox vil da sende SMS til kunde med informasjon.

Det blir lagt til info om Sharebox-bruk i interntekst.

Reservasjon av nøkkelskap for utlevering

Åpne ordren som skal ha utlevering av nøkkel i Sharebox-skapet

Klikk på Meny -> Integrasjoner -> Sharebox utlevering

Velg skap, sjekk mobilnr, klikk Reserver.

Sharebox vil da sende SMS til kunde med informasjon.

Betaling og reservasjon

For å betale via Sharebox må ordren være en kontantordre.

Før fakturering, velg betalingstype "Kontant/kort/Vipps....".

Gå videre til fakturering ved å klikke Meny -> Fakturer

Det vil da komme opp to faner: Kontant og Sharebox. Klikk på Sharebox-fanen.

  • Velg skap.
  • Sjekk mobilnr
  • Klikk Reserver og send betaling.

Sharebox vil da sende SMS til kunde med informasjon.

Det blir lagret historikk i interntekst på ordren.

4.6 Nytt regnummer på eksisterende kunde

Når du skal legge til et nytt regnummer på eksisterende kunde, er det flere måter å gjøre dette på.

En måte er å opprette ordren på kunde først, uten regnummer:

Deretter kan du legge til regnummer:

En annen måte å gjøre det samme på, er å starte med regnummer-søk og opprette ordre derfra:

Athena.Verksted vil først forsøke å søke etter regnummeret, i dette tilfellet får vi ikke treff:

Søk opp kunden, og trykk "velg":

Ordren blir nå lagt på nytt regnummer og eksisterende kunde:

4.7 Omsetningsstatistikk

Brukere med rolle Admin og Salg, får tilgang til omsetningsstatistikk på forsiden. Alle tall her kan klikkes på for å få oversikt over grunnlaget:

  • "Ordrereserve" viser alle ordre med status "ordre", og ved å klikke på linken vil du få opp disse. Er denne summen høy, kan det være lurt å sjekke dette. Har du glemt å fakturere noe, eller ligger det mange ordre her som egentlig burde vært slettet?
  • "I dag" viser omsetning så langt i dag, og sammenlignet med samme dag forrige uke. Vær obs på at dagens omsetning normalt vil ligge lavt tidlig på dagen, før noe er fakturert.
  • "Denne måneden" viser tilsvarende tall for salg hittil i måneden, og sammenligner med samme måned i fjor.
  • "Så langt i år" viser salg hittil i år og sammenligner med samme periode i fjor.

Klikk på en av linkene vil ta deg til oversikten med fra-dato utfylt, som her for denne måneden:

I utgangspunktet er ingenting gruppert slik at bare totalsummene viser. Merk at eventuelt verkstedmateriell er skilt ut separat nederst.

Velger vi å gruppere på for eksempel varegruppe, får vi salgene gruppert slik:

Vi kan også velge å ekspandere alt og vise hele datagrunnlaget. Da forsvinner naturlig nok grupperingen:

Vi har hele tiden mulighet for å eksportere data til Excel, både med og uten gruppering i forkant. Bare klikk på knappen:

Filen lastes ned, og kan åpnes i Excel for videre arbeid og analyse:

4.8 Brukere

Athena.Verksted skiller på ulike brukertyper, og hver type vil ha ulike former for tilgang. Disse brukertypene er tilgjengelige:

  • administrasjon
  • selger
  • mekaniker
  • dekkhotell
Administrasjon

Admin har tilgang til alle deler av Athena.Verksted. På forsiden vil omsetning, effektivitet og stemplingsfordeling vise for alle ansatte. Admin kan endre alle innstillinger og gjøre enkelte handlinger på vegne av ansatte. Det er kun admin som har tilgang til fraværsrapport og som kan endre eller legge til nye brukere. Det kan også settes opp i innstillinger at kun admin har tilgang til innstillinger.

Selger

Med unntak av punktene nevnt over (fraværsrapport, bruker-administrasjon og eventuelt innstillinger) har selger tilgang til alt på samme vis som admin.

Mekaniker

Mekaniker vil i hovedsak kun se informasjon om eget arbeid. Statistikk og effektivitet på forsiden vil bare vise tall påvirket av egne stemplinger. Mekaniker får opp en egen ordreside tilpasset mekanikerens bruk, der priser og lignende er tatt bort. Mekaniker kan ikke opprette eller fullføre ordre, dette gjøres av admin eller salg. Det kan settes opp i innstillinger at mekaniker bare kan se egne ordre, og at mekaniker ikke kan redigere avtaleboken.

Dekkhotell

Dekkhotellressurs har kun tilgang til dekkhotell. I stedet for den vanlige forsiden, vil en dekkhotellressurs komme direkte til dekkhotell ved innlogging.

4.9 Nøkkeltag

For å kunne skrive ut nøkkeltag, må du først opprette en utskriftsmal. Disse finner du under innstillinger. Trykk pluss-ikonet for å legge til en ny:

Du må oppgi høyde og bredde i millimeter, eventuelt topp- og venstremarg og bestemme om malen skal skrives ut liggende eller ikke. Når du har opprettet malen, må du redigere innholdet. Det gjør du ved å trykke på blyanten:

Selve malen kan inneholde tekst og flettefelter som regnummer, bilmodell osv. Disse formatterer du som du ønsker ved hjelp av teksteditoren.

Når du har lagret en nøkkeltag, kan du skrive den ut fra ordresiden:

Lykke til med utskriftene!