Skip to the content

Webavtalebok for timebestilling av tjenester

1 Innlogging

Kjører du Future på Norbits sine servere og abonnerer på Webavtalebok for timebestilling av tjenester kan du enkelt la kundene selv bestille og administrere timer. Webavtaleboka er helt integrert med Future, så snart timen er bestilt vises den i avtaleboka i Future.
Eksisterende kunder logger inn med sitt mobilnummer og en engangskode som sendes til mobilen.

Logg inn

 

Logg inn med PIN

Nye kunder kan registrere seg med hjelp av menyvalget Ny kunde oppe til høyre og vil da først bli presentert med en sjekk om mobilnummer finnes i databasen, før selve skjermbildet for registrering kommer opp.

Registrere ny kunde

 

2 Opprette ny avtale/bil

Vanligvis vil kunden være registrert med minst en avtale/bil når han logger seg inn. Har han ingen avtaler vil han bare se et tomt skjermbilde med Din biloversikt som overskrift og en blå knapp med teksten Registrer ny bil. Når kunden klikker på denne knappen vil skjermbildet under vises. I de tilfeller der dekkhotellet har flere avdelinger må kunden velge en av de. Deretter er det bare å velge biltype og skrive inn bilens registreringsnummer.

I kapittel 4 står det beskrevet hvordan bestille varer og opprette time på verkstedet.

Registere ny bil og time

 

 

3 Oversikt over biler og dekk

Når kunden har logget inn vises en oversikt over hvilke biler som er registrert på han.  I tabellen vises en del info om bilen, i tillegg til om det er opprettet en dekkhotellavtale på bilen (grønt merke).

Biloversikt

I tilfelle bilen er registrert med dekkhotellavtale vil man få opp status på dekkene på dekkhotellet om man klikker på bilen, og kan ved å trykke Bestill time-knappen få opp detaljer om aktuell bil og bestille time videre derfra.

For å bestille time på valgt bil, trykker kunden på knappen Bestill ny time.
Deretter må kunden velge tidspunkt blant ledige timer i kalenderen (ledig kapasitet speiles direkte fra avtaleboka i Future Verksted).

Timebestillinger

 

 

4 Bestilling av time

Når kunden skal bestille time får han først opp en oversikt over hvilke varer som det kan bestilles. Under feltet for reg.nr vises alle varerne. Er det mange varer kan man gruppere de i egne grupper, slik som det er gjort med den som heter Dekkhotell (+). Klikker man på denne knappen vil varene i denne gruppen vises under, i dette tilfellet 3 ulike dekkhotell-varer. For å bestille en vare klikker man først på varen og deretter på knappen  Legg i handlevogn. I eksempelet under har kunden alt lagt varen Lysjustering til i handlevogna og har klikket på en av dekkhotell-varene.

Når man har lagt til de varene man ønsker å bestille i handevogna klikker man på Finn ledig tid for å finne ledig tidspunkt på verkstedet for å få utført jobben/jobbene.

Bestilling av vare

Etter å ha klikke på knappen Finn ledig tid får man opp en kalender der man velger dato for avtalen. Når dato er valgt får man opp en oversikt over ledige timer. Til slutt bekrefter man timebestillingen slik som vist på bildet under.
Dersom SMS-varsling er aktivert i Future vil kunden få varsel på SMS dagen før avtalen.

Bestille time

 

 

5 Konfigurering av timebestilling/ressurser

For at kundene skal kunne bestille time i Webavtalebok må ledige ressurser settes opp i Future Dekk. Dette gjøres i fanen Oppsett/Innstillinger på Dekkhotell (F11). I tabellen Dekkhotell / avtalebok ressurser legger man til ressurser som det skal kunne bestilles på og hvilke biltyper den aktuelle ressursen kan ta imot. Pass på at valget Kan booke på web er aktivert, uten det vil ikke kundene kunne bestille timer på den aktuelle ressursen. Ressursen må også være satt opp med avdeling for at det skal kunne bestilles time.

Tabellen Normal arbeids/åpningstid brukes til å sette åpningstiden for hver enkelt ukedag. Åpningstiden er knyttet til hver enkelt ressurs. For eksempel kan en ressurs ha åpent på lørdag, mens en annen kan ha stengt.

For å legge inn dager som det ikke skal kunne bestilles time på bruker man tabellen Avvikende arbeids/åpningstid. Her kan man legge inn dager som av en eller annen grunn skal være stengt for timebestilling, da legger man bare inn 00:00. Er det en søndag man ønsker å ta imot bestillinger på så legger man inn denne dagen skriver inn for eksempel fra 08:00 til 15:00. Også i denne tabellen kan man ha ulik åpningstid på ressursene. Avvikende åpningstider kan kopieres over fra en ressurs til en annen ved å bruke knappen for dette - Kopier avvikende åpningstider til annen ressurs.

Tips: For å legge til/fjerne ressurser i tabellen Dekkhotell/avtalebok ressurser må en dobbeltklikke i den smale kolonnen merket med et bilde av en pil i tabellen Alle ressurser.

Oppsett-Innstillinger

 

 

6 Konfigurering av varer

Webavtalebok for valg av tjenester lar deg selv velge hvilke tjenester/varer som skal være tilgjengelig for timebooking på web. Dette setter man opp i fanen Montering under innstillinger i Future (trykk F12). For at varer skal vises på web må det være haket av i kolonnen Vis på web og i tillegg må man angi hvor lang tid jobben vil ta (kolonnen Ant. min. web). Som standard blir varenavnet brukt som varetekst på web, ønsker man annet navn kan man skrive det inn i kolonnen Knappenavn på web. Pris og infotekst for varen blir hentet fra feltene Pris ut og Fritekst på varekoret til varen. På web er det pris inkludert MVA som blir vist. I tillegg er det mulig å gruppere varer, da skriver man inn et felles gruppenavn i kolonnen Gruppenavn på web. I eksempelet under har de 3 dekkhotell-varene fått samme gruppenavn, da vil man se en knapp som heter "Dekkhotell (+)". Klikker man så på denne knappen vil de tre varene vise i et felt litt lenger ned på siden. Denne funksjonen kan være gunstig å bruke for å gjøre det litt mer oversiktlig hvis man har mange varer.

Konfigurering av varer i Future

Pris og beskrivelse blir hentet fra selve varekortet til den aktuelle varen, henholdsvis fra feltene Pris ut og Fritekst (se bilde under).

Innstillinger på varekortet

 

 

7. Innstillinger på adminsiden

I Umbraco, som er administrasjonssiden til Webavtalebok, er det noen innstillinger som påvirker hvordan Webavtalebok fungerer og ser ut. Disse er forklart videre nedover i teksten.

Tips: Content-menyen er det øverste valget i menyen til venstre.

 

7.1 Kundeinformasjon

Content-meny: Hjem
I fana Master kan man legge inn firmaet sin logo. Den vil da vises foran firmanavnet på toppen av siden. Facicon er et miniatyrbilde av logoen som vises i starten av adressefeltet i nettleseren. Har bare visuell betydning.
I fana Company info legger man inn kontaktinfo for firmaet. Denne infoen vises på bunnen av websiden som kundene ser.
Social Media brukes hvis man har konto på Facebook, Twitter eller Instagram som man ønsker å vise lenker til nederst på siden.

 

7.2 Vis/skjul valg for Registrer ny bil

Content-meny: Hjem -> Kunde -> Biloversikt
Med dette valget kan man slå av eller på visning av knappen Registrer ny bil, avhengig om man vil at kunden selv skal kunne legge til flere biler på sin avtale.

 

7.3 Vis/skjul knapp for dekktilbud

Content-meny: Hjem -> Kunde -> Rediger avtale
Dette er en knapp som viser er skjema kunden kan sende inn for å få tilbud om nye dekk. Her velger man om man det skal være tilgjengelig for kunden eller ei. 

 

7.4 Autentisering med PIN

Content-meny: Innstillinger -> Authentication
Styre om autentisering skal være på eller av, om kunde får tilsendt PIN-kode for å logge seg på. La den gjerne være avslått mens man setter opp og tester Webavtalebok. Når Webavtalebok er satt i produksjon bør denne være slått på.

 

7.5 Tidsbruk for biltyper

Content-meny: Innstillinger -> Slot Settings
Man kan velge tidsbruk for hver enkelt biltype. Biltypene man kan sette tiden på er personbil, SUV/varebil, lastebil, bobil og truck. Fyll inn tall for antall minutter.

 

7.6 Andre innstillinger

Content-meny: Innstillinger -> Other Settings
- Valg for om det skal være mulig å booke time samme dag. Av eller på.
- Siste klokkeslett for å bestille time for neste dag. Fyll inn hele timer,  f.eks. 18.
-Vis/skjul kjøretøy som har avtaler/dekkhotell som ikke er aktive.

 

7.7 Epostvarsel om feilmeldinger

Content-meny: Innstillinger -> Exception notification settings
Legg inn epostadresse til den/de som skal varsles om det skjer en feil i Webavtalebok.

 

7.8 Tilpasset visning av kundeinfo

Content-meny: Innstillinger -> Footer
Bruk dette valget om man ønsker en annen enn standard visning av kundeinfo på bunnen av websiden. F. eks. om man ønsker å vise to ulike firmaadresser slik som SE-Bergen og SE-Lørenskog, eller andre eventuelle spesialtilpasninger. Her bruker man HTML-kode for å designe visningen.

 

7.9 Bekreftelse på endring av avtale

Content-meny: Innstillinger -> Avtaleinnstillinger -> SMS Confirmation
På denne siden kan man aktivere/deaktivere om det skal sendes ut en SMS til kunden om oppretting/endring/sletting av avtaler. Man trenger ikke å aktivere alle, bare en eller to. I tillegg til aktivering må man legge inn teksten som skal sendes til kunde og helst legge inn koden for tidspunkt.
"Vi bekrefter herved at du har bestilt time den {appointment_date}."

 

 

8 Hvordan bestille tjenesten Webavtalebok

Ønsker du å bestille Webavtalebok for bestilling av tjenester må du ha Future kjørende på Norbits sin server. Er dette oppfylt sender du oss en epost til firmapost@norbits.no med følgende informasjon:
- Firmanavn
- Kontaktperson
- Telefon/mobil
- Ønsker å bestille Webavtalebok for bestilling av tjenester

Leveringstid vil normalt sett være innen en uke. Du vil da få en adresse som vil føre deg til innloggingssiden. Denne adressen kan du legge til på din egen webside. Har du ikke egen webside kan du bare å bruke lenken direkte for kundene dine.

Man vil normalt sett trenge noen timer konsulentbistand for oppsett av ressurser og gjennomgang av systemet etter etablering.

Hvis du fortsatt er i tvil, kan du kontakte oss for å få en demonstrasjon av webavtaleboka og få svar på de spørsmål du måtte ha. Ring oss på 55 70 70 65 eller send epost til support@norbits.no.

 

Fant du ikke svaret du var ute etter?

Fortvil ikke, vi er her for å hjelpe deg.

Ta kontakt med oss så hjelper vi deg med å løse problemet ditt.