Skip to the content

Webavtalebok for timebestilling av tjenester

1 Innlogging

Kjører du Future på Norbits sine servere og abonnerer på Webavtalebok for timebestilling av tjenester kan du enkelt la kundene dine booke og administrere timer selv. Webavtaleboka er helt integrert med Future, så snart timen er bestilt vises den i avtaleboka i Future.
Eksisterende kunder logger inn med sitt mobilnummer og en engangskode som sendes til mobilen. 

Logg inn

 

Logg inn med PIN

Nye kunder kan registrere seg med hjelp av menyvalget Ny kunde oppe til høyre og vil da først bli presentert med en sjekk om mobilnummer finnes i databasen, før selve skjermbildet for registrering kommer opp.

Registrere ny kunde

 

2 Opprette ny avtale/bil

Vanligvis vil kunden være registrert med minst en avtale/bil når han logger seg inn. Har han ingen avtaler vil han bare se et tomt skjermbilde med Din biloversikt som overskrift og en blå knapp med teksten Registrer ny bil for å legge til ny/ekstra bil. Når kunden klikker på knappen Registrer ny bil vil skjermbildet under vises. I de tilfeller et dekkhotell har flere avdelinger må dette først velges av kunden. Deretter er det bare å velge biltype og skrive inn bilens registreringsnummer.

I Webavtale for timebestillinger for tjenester får man opp ulike varer å velge mellom. Kunden må markere en og en vare og klikke på knappen Legg i handlevogn for de varene han ønsker å bestille.

Når en eller flere varer er lagt til i handlekurven gjenstår det å finne ledig tid ved å trykke på Finn ledig tid, som da vil føre kunden til kalenderen for å bestille tidspunkt for time for den nyregistrerte bilen. Se mer info om dette i kapittel 4 Bestilling av time.

Registere ny bil og time

 

 

3 Oversikt over biler og dekk

Når kunden har logget inn vises en oversikt over hvilke biler som er registrert på han.  I tabellen vises en del info om bilen, i tillegg til om det er opprettet en dekkhotellavtale på bilen (grønt merke).

Biloversikt

I tilfelle bilen er registrert med dekkhotellavtale vil man få opp status på dekkene på dekkhotellet om man klikker på bilen, og kan ved å trykke Bestill time-knappen få opp detaljer om aktuell bil og bestille time videre derfra.

For å bestille time på valgt bil, trykker kunden på knappen Bestill ny time.
Deretter må kunden velge tidspunkt blant ledige timer i kalenderen (ledig kapasitet speiles direkte fra avtaleboka i Future Verksted).

Timebestillinger

 

 

4 Bestilling av time

Kunden vil først få opp en oversikt over hvilke varer som det kan bestilles.

Velg vare

Etter å ha lagt en eller flere vare i handlevognen kan kunden fullføre bookingen ved å klikke på knappen Bestill for å velge tidspunkt.
Dersom SMS-varsling er aktivert i Future vil kunden få varsel på SMS dagen før avtalen.

Bestille time

 

 

5 Konfigurering av timebestilling/ressurser

For at kundene skal kunne bestille time i Webavtalebok må ledige ressurser settes opp i Future Dekk. Dette gjøres i fanen Oppsett/Innstillinger på Dekkhotell (F11). I tabellen Dekkhotell / avtalebok ressurser legger man til ressurser som det skal kunne bestilles på og hvilke biltyper den aktuelle ressursen kan ta imot. Pass på at valget Kan booke på web er aktivert, uten det vil ikke kundene kunne bestille timer på den aktuelle ressursen. Ressursen må også være satt opp med avdeling for at det skal kunne bestilles time.

Tabellen Normal arbeids/åpningstid brukes til å sette åpningstiden for hver enkelt ukedag. Åpningstiden er knyttet til hver enkelt ressurs. For eksempel kan en ressurs ha åpent på lørdag, mens en annen kan ha stengt.

For å legge inn dager som det ikke skal kunne bestilles time på bruker man tabellen Avvikende arbeids/åpningstid. Her kan man legge inn dager som av en eller annen grunn skal være stengt for timebestilling, da legger man bare inn 00:00. Er det en søndag man ønsker å ta imot bestillinger på så legger man inn denne dagen skriver inn for eksempel fra 08:00 til 15:00. Også i denne tabellen kan man ha ulik åpningstid på ressursene. Avvikende åpningstider kan kopieres over fra en ressurs til en annen ved å bruke knappen for dette - Kopier avvikende åpningstider til annen ressurs.

Tips: For å legge til/fjerne ressurser i tabellen Dekkhotell/avtalebok ressurser må en dobbeltklikke i den smale kolonnen merket med et bilde av en pil i tabellen Alle ressurser.

Oppsett-Innstillinger

 

 

6 Konfigurering av varer

Webavtalebok for valg av tjenester lar deg selv velge hvilke tjenester/varer som skal være tilgjengelig for timebooking på web. Dette definerer man i fanen Monter under innstillinger (trykk F12). Du må krysse av for Vis på web og angi hvor lang tid jobben vil ta. Teksten i kolonnen Varenavn er den som vil vise som tekst for kunden. Antatt tid vil også vise, samt utpris inklusiv mva. Kolonnen Knappenavn benyttes av mange for interne knapper for stempling så dette benyttes ikke av Webavtalebok.

Varene som kunden kan bestille må legges inn i tabellen under fanen Montering i Innstillinger. I tillegg må varene være huket av for Vis på web. I kolonnen Ant. min web angir man tiden det vil ta. Navn på varen, pris og beskrivelse endrer man på selve varekortet til den aktuelle varen.

For å legge til mer tekst på en vare benytter du fritekstfeltet på selve varen. Dette vil sammen med pris inklusiv mva og monteringstid vise for kunden.

Innstillinger på varekortet

 

 

7. Innstillinger på adminsiden

I Umbraco, som er administrasjonssiden til Webavtalebok, er det noen innstillinger som påvirker hvordan Webavtalebok fungerer. Disse er forklart videre nedover i teksten.

Tips: Content-menyen er det øverste valget i menyen til venstre.

 

7.1 Kundeinformasjon

Content-meny: Hjem
I fana Company info legger man inn kontaktinfo for firmaet. Denne infoen vises på bunnen av websiden som kundene ser. I fana Social media legger man inn lenker til de sosiale mediene man har opprett. Dette vises også på bunnen av Webavtaleboken.

 

7.2 Vis/skjul valg for Registrer ny bil

Content-meny: Hjem -> Kunde -> Biloversikt
Med dette valget kan man slå av eller på visning av knappen Registrer ny bil, avhengig om man vil at kunden selv skal kunne legge til flere biler på sin avtale.

 

7.3 Vis/skjul knapp for dekktilbud

Content-meny: Hjem -> Kunde -> Rediger avtale
Dette er en knapp som viser er skjema kunden kan sende inn for å få tilbud om nye dekk. Her velger man om man det skal være tilgjengelig for kunden eller ei. 

 

7.4 Autentisering med PIN

Content-meny: Innstillinger -> Authentication
Styre om autentisering skal være på eller av, om kunde får tilsendt PIN-kode for å logge seg på. La den gjerne være avslått mens man setter opp og tester Webavtalebok. Når Webavtalebok er satt i produksjon bør denne være slått på.

 

7.5 Tidsbruk for biltyper

Content-meny: Innstillinger -> Slot Settings
Man kan velge tidsbruk for hver enkelt biltype. Biltypene man kan sette tiden på er personbil, SUV/varebil, lastebil, bobil og truck. Fyll inn tall for antall minutter.

 

7.6 Andre innstillinger

Content-meny: Innstillinger -> Other Settings
- Valg for om det skal være mulig å booke time samme dag. Av eller på.
- Siste klokkeslett for å bestille time for neste dag. Fyll inn hele timer,  f.eks. 18.
-Vis/skjul kjøretøy som har avtaler/dekkhotell som ikke er aktive.

 

7.7 Epostvarsel om feilmeldinger

Content-meny: Innstillinger -> Exception notification settings
Legg inn epostadresse til den/de som skal varsles om det skjer en feil i Webavtalebok.

 

7.8 Tilpasset visning av kundeinfo

Content-meny: Innstillinger -> Footer
Bruk dette valget om man ønsker en annen enn standard visning av kundeinfo på bunnen av websiden. F. eks. om man ønsker å vise to ulike firmaadresser slik som SE-Bergen og SE-Lørenskog, eller andre eventuelle spesialtilpasninger. Her bruker man HTML-kode for å designe visningen.

 

7.9 Bekreftelse på endring av avtale

Content-meny: Innstillinger -> Avtaleinnstillinger -> SMS Confirmation
På denne siden kan man aktivere/deaktivere om det skal sendes ut en SMS til kunden om oppretting/endring/sletting av avtaler. Man trenger ikke å aktivere alle, bare en eller to. I tillegg til aktivering må man legge inn teksten som skal sendes til kunde og helst legge inn koden for tidspunkt.
"Vi bekrefter herved at du har bestilt time den {appointment_date}."

 

 

8 Hvordan bestille tjenesten Webavtalebok

Ønsker du å bestille Webavtalebok for dekkhotell må du ha Future kjørende på Norbits sin server. Er dette oppfylt sender du oss en epost til firmapost@norbits.no med følgende informasjon:
- Firmanavn
- Kontaktperson
- Telefon/mobil
- Ønsker å bestille Webavtalebok for bestilling av tjenester

Leveringstid vil normalt sett være innen en uke. Du vil da få en adresse som vil føre deg til innloggingssiden. Denne adressen kan du legge til på din egen webside. Har du ikke egen webside kan du bare å bruke lenken direkte for kundene dine.

Man vil normalt sett trenge noen timer konsulentbistand for oppsett av ressurser og gjennomgang av systemet etter etablering.

Hvis du fortsatt er i tvil, kan du kontakte oss for å få en demonstrasjon av webavtaleboka og stille de spørsmål du måtte ha. Ring oss på 55 70 70 65 eller send epost til support@norbits.no.

 

Fant du ikke svaret du var ute etter?

Fortvil ikke, vi er her for å hjelpe deg.

Ta kontakt med oss så hjelper vi deg med å løse problemet ditt.