Skip to the content

9 Dekkhotell

Modulen Dekkhotell finns i begge versjonene av Future, men det er i Future Dekk man finner den mest avanserte versjonen med blant annet rapporter og innkalling til dekkskift.
I teksten under vil begge versjonene bli beskrevet hver for seg i egne kapittel.

Tips! Går mye av arbeidstiden med til å administrere avtaler kan det være en idé å prøve enten Webavtalebok for dekkhotell eller Webavtalebok for timebestilling av tjenester, der kunden selv kan bestille, endre eller avbestille timer.

 

9.1 Lokasjonsregister

Det første man bør gjøre før man tar i bruk dekkhotellet er å lage et lokasjonsregister med et godt, gjennomtenkt system. Ellers kan man ende opp med et lokasjonsregister som både er uoversiktlig og vanskelig å finne frem i. Et eksempel på et godt gjennomtenkt system kan være det som er vist på Bilde 9.1.1. Grunnen til at det står 01 og ikke 1 er for å beholde riktig sortering når man kommer til lokasjon A-10 og høyere. Andre eksempel på system kan være "C1-R04-H01, C1-R04-H02, C1-R04-H03,,," der hver lokasjon består av nummerert kode for container, rad og hylle.

Når man er klar for å begynne å legge inn lokasjonene kan man gjøre dette på to måter. Enten ved å legge inn en og en lokasjon rett i tabellen. For å opprette en ny, tom linje trykker man enten på Ny-knappen i toppmenyen eller Insert-tasten på tastaturet. Det er bare de to første kolonnene man kan endre på; Lokasjon og Lokasjonsbeskrivelse. Når kolonnen er ferdig utfylt lagrer man den enten ved å trykke på Lagre-knappen i toppmenyen eller bruke pilene på tastaturet til å flytte seg ut av linjen/raden man jobber på (pil opp/pil ned). For å fjerne en eksisterende lokasjon bruker man Delete-knappen i hovedmenyen eller Delete på tastaturet. Men man får bare fjernet lokasjonen så lenge det ikke er knyttet en avtale til den eller en gammel avtale.
Merk! Valgene i toppmenyen vil ikke virke hvis man står i edit-modus i en av cellene, først når hele cellen er markert som blå kan man bruke Ny, Lagre og Slett.

De to første kolonnene i tabellen er som sagt for lokasjonsnavn og for lokasjonsinfo. Kolonnen I bruk markerer at denne lokasjonen alt er i bruk. De to siste kolonnene brukes til å åpne avtalen, en lenke som tar deg direkte til detaljene for den aktuelle avtalen.

Lokasjonsregister i Future
Bilde 9.1.1: Eksempel på Lokasjonsregister i Future.

Tips! Første dekkhotellavtale i en ny installasjon av Future vil få nummer 1. Ønsker man heller at første avtale skal begynne på 100 kan dette endres i Innstillinger, under fanen Nummer serier. Der kan man sette nummerserien Dekkhotell avtaleid til 99. Neste avtale vil da få nummer 100. Mer info i kapittel 2.7 Nummerserier. Kolonnen Reservasjon viser IDen til avtalen, dette er ikke avtalenummeret.

 

 

9.2 Opprette avtale

Dette er ett av stedene der det er stor forskjell på Future Verksted og Future Dekk. Future Verksted har et langt enklere grensesnitt og mangler mange av funksjonene som Future Dekk har.

 

9.2.1 Future Verksted

Den enkleste måten å opprette en dekkhotellavtale på er å klikke på knappen Dekkhotell i skjermbildet Ordrer. Knappen fungerer bare når det er lagt inn et regnr i feltet over. Da vil knappen ha to statuser, svart tekst når det ikke er opprettet en dekkhotellavtale på registreringsnummeret eller rød tekst om det er opprettet en avtale. I siste tilfelle vil klikk på knappen åpne opp den avtalen. Klikker man på knappen når den har svart tekst blir kundeinfo og registreringsnummer bli med over i dekkhotellvinduet klart for registrering av ny avtale. Bilde 9.2.1.2 viser hvordan det vil se ut når det skal opprettes en avtale for Kari Normann. Neste steg er å fylle inn lokasjon og eventuell annen info i feltene på høgre side av skjermbildet, og så lagre avtalen.

Man kan også opprette en dekkhotellavtale i fra Dekkhotell. Dette er litt mere jobb, men er måten å gjøre det på når man ikke kan starte fra en ordre. Først trykker man på Ny-knappen. Deretter må man skrive inn kundenummer eller søke det opp fra knappen bak feltet, så skrive inn bilens registreringsnummer, fylle inn eventuell referanse eller fritekst før man avslutter med å velge dekkhotellokasjon. Når avtalen er lagret vil avtalen vises med lokasjon i listen med avtaler (se Bilde 9.2.1.2 og avtalen til Ola Normann).

Når dekkhotellavtalen er lagret er neste steg å registrer dekkene som ligger på lager. Her fyller man inn dekkinformasjon i kolonnene i tabellen. Det er nok å fylle inn første linje og så klikke på knappen Kopier linje for å fylle ut de tre neste, og eventuelt etterpå gjøre endringer i noen av feltene etterpå.
Knappen over tabellen for dekk på lager merket Historikk hjulsett viser alle dekk er registrert eller har vært registrert på denne bilen.

Tips: Når man legger inn kundens dekk i dekkhotellavtalen er det noen triks man kan gjøre for å spare tid. I kolonnene Merke og Mønsternavn vil det komme opp forslag på navn når man begynner å skrive, så sant merkenavnet alt finnes. Da er det bare å trykke ENTER for velge det markerte navnet (se bilde under). Kommer det ikke opp noen forslag betyr det at det dette navnet ikke finns i databasen enda.
Hjulsett på hotellet

Bilde 9.2.1.1: Eksempel på Lokasjonsregister i Future.

Nede i høgre hjørne av skjermbildet er det samlet noen funksjoner som har med utskrift å gjøre. De 3 store knappene er for å skrive ut merkelapper, mottakskvittering og utleveringskvittering for avtalen man har valgt. De to siste er kvitteringer som begge parter signerer og beholder hver sin kopi av. Om ønskelig kan man velge å vise utskriften på skjermen før den går til utskrift ved å hake av for valget Vis utskrift på skjerm. Bak hver av de tre utskriftsknappene er det en liten knapp for å åpne utskriftsformularet til den aktuelle utskriften. Dette er om man ønsker å gjøre endringer på hvordan utskriften skal vises.

Knappen helt nederst i skjermbildet, merket Vis alle data i Excel er for å eksportere info om alle avtaler i et Excel-regneark. Her vil alle avtaler bli med minst en linje pr avtale. Der det er lagt inn 4 stk dekk vil det vise som 4 linjer i regnearket.

Oppretting av dekkhotellavtaleBilde 9.2.1.2: Oppretting av dekkhotellavtale i Future Verksted.

 

9.2.2 Future Dekk

Den enkleste og kjappeste måten å opprette en dekkhotellavtale på er å starte fra knappen Dekkhotell (rett under feltet Bilens reg.nr.) i en utfylt ordre eller den samme knappen i skjermbildet Velg bil. Er ordren fylt ut med registreringsnummeret vil knappen vises med rød tekst når det finns en dekkhotellavtale på registreringsnummeret. Trykker man så på knappen vil man få opp detaljene for den aktuelle avtalen. Vises knappen med svart tekst finns det ingen avtale på registreringsnummeret. Første del av registreringen av dekkhotellavtalen vil nå være ferdig utfylt med kundeinfo og registreringsnummer i fra ordren, da er det bare å trykke på knappen Lagre. Neste steg blir å fylle ut del 2 -Lagring med lokasjon og dekkdetaljer. Bilde 9.2.1 viser en ferdig opprettet dekkhotellavtale.

Ved manuell oppretting av dekkhotell må man fylle inn alle feltene selv. Se mer om dette i første avsnitt i kapittel 9.5 Kunder med flere hjulsett.

Når avtalen er lagret skriver du ut avtalen via knappen Skriv avtale. Avtalen signeres av begge parter, samt hver av partene beholder sin kopi.

Når alle data er registrert og man er kommet til enighet med kunden hva som skal gjøres, så skriver man ut en ”Mottaks kvittering”. Den vil vise informasjon om avtalen, reservasjonen, de innleverte dekken og tjenester og jobber som skal utføres. Denne signeres, og begge parter beholder hver sin kopi.

 

Oppretting av avtale i Dekkhotell

Bilde 9.2.1: Oppretting av avtale i Dekkhotell.

 

 

9.3 Søk etter avtale

Også her er det forskjell på Future Verksted og Future Dekk. I begge kan man bruke tastekombinasjonen Ctrl+F eller å trykke på Finn-knappen for å få opp søkevinduet Søk i Dekkhotell, som vist i Bilde 9.3.1. Her kan man søke frem avtaler basert på avtalenummer, kundenavn, regnr, lokasjon eller telefonnummer. I dette eksempelet er det søkt på alle kundenavn som inneholder teksten NORMAN. Da er det bare å dobbeltklikke på en av avtalene i resultatlista for å vise selve avtalen.

En annen måte å finne ønsket avtale på er å gå via kunden. Har man en ordre med regnr på er det bare å trykke på knappen Dekkhotell, så sant den er merket med rød skrift.

Søk etter dekkhotell

Bilde 9.3.1: Søk etter avtale i Dekkhotell.

 

9.3.1 Future Verksted

I tillegg til å bruke Ctrl-F er det et eget søkefelt over listen med dekkhotellavtaler. I dette kan man fylle inn navn, regnr eller lokasjon for å søke opp avtalen man er på jakt etter. Dette søkefeltet kan til en viss grad brukes til å filtrere ut en avgrenset liste med dekkhotell

 

9.3.2 Future Dekk

I Future Dekk kan man i tillegg til Ctrl+F også bruke den blå knappen merket Finn Dekkhotell til å få opp skjermbildet Søk i Dekkhotell.

 

 

9.4 Redigere avtale

Det meste av innholdet i avtalen kan endres på i etterkant. Det er bare å søke opp den aktuelle avtalen og gjøre endringene. Husk bare å lagre avtalen når man er ferdig.

 

 

9.5 Kunder med flere hjulsett

Noen kunder har flere sett med dekk som de ønsker å få lagt inn på dekkhotellet. Da må avtalen for neste sett med dekk opprettes manuelt inne i Dekkhotell-skjermbildet. Start med å trykke knappen Ny i hovedmenyen. Her er det viktig at markøren står i ett av feltene delen 1 - Dekkhotell, ellers får man bare opp melding om at det ikke går å legge inn flere dekksett på eksisterende avtale. Når alle tekstfeltene i Dekkhotell er tomme er det klart for å registrere ny avtale på kunden. Nytt avtalenummer står øverst. Da er det bare å legge inn kundenummer til ønsket kunde, skrive inn regnr, velge riktig biltype og fylle inn mobilnummer. Når det er gjort må man først lagre avtalen før man kan begynne å fylle inn resten av feltene i del 2 - Lagring.

For de kundene som har flere dekkhotellavtaler vises bare den første avtalen når man klikker på knappen Dekkhotell i skjermbildet Ordrer eller Velg bil. For å få vist de andre avtalene må man gjøre et søke enten på regnr eller kundenummer/kundenavn. Da vil man få opp alle avtaler på den aktuelle kunden/bilen.

 

 

9.6 Bytt sesong eller avslutt dekkhotell

I begge versjonene av Future kan man enten avslutte dekkhotellavtale eller bytte sesong, men også her har Future Dekk flere valg.

 

9.6.1 Future Verksted

I Future Verksted er det bare en felles knapp for å avslutte avtale eller bytte sesong. De påfølgende spørsmålene etter å ha trykt på knappen bestemmer om man vil gjøre det ene eller det andre.
Har man byttet sesong vil tabellen for dekkene bli tømt og være  klar til å legge inn nye dekk. Skal de gamle dekke inn igjen kan man klikke på knappen Historikk hjulsett for å se hva som skal fylles inn igjen.
Sletter man en avtale vil den forsvinne i fra listen med avtaler når den blir oppdatert (gå inn og ut av Dekkhotell). Slettede avtaler kan man søke opp igjen ved å huke av for Søk også i avsluttede avtaler/reservasjoner. Da vil de vises som linjer med grå tekst. Disse kan åpnes for å vise informasjon som ligger på avtalen, men de kan ikke redigeres eller gjenopprettes.

 

9.6.2 Future Dekk

Ved skifte av sesong i dekkhotellet har man 3 valg for å skifte sesong og 2 val for å avslutte en avtale. Se Bilde 9.6.2.1 som viser de 4 knappene. Disse er delvis selvforklarende:
Første knappen - ordrelinjene blir overført til en ny ordre og dekksettene på dekkhotellet blir byttet.
Andre knapp -
Tredje knapp - bytter kun dekksettene fra hotell til bil og omvendt.
Fjerde knapp - avslutter avtalen uten å overføre eventuelle ordrelinjer til ordre.

Skifte av sesong eller avslutte avtale

Bilde 9.6.2.1: Skifte av sesong eller avslutte avtale.

 

 

9.7 Utvalg/rapporter/innkalling

Merk: Denne fanen gjelder bare for Future Dekk. Ingen av disse funksjonene finnes i Future Verksted.

Som tittelen av indikerer så kan man her filtrere dekkhotellavtalene for ønsket utvalg, kjøre ut ulike rapporter og sende ut innkalling/påminnelse til dekkundene.

Utvalg av kunder

Bilde 9.7.1: Utvalg av kunder med dekkhotellavtale.

 

9.7.1 Utvalg

Dette skjermbildet viser som standard alle kunder med dekkhotellavtale. I Bilde 9.7.1 er det lagt inn filter for å kun vise kunder som har personbiler med sommerdekk på dekkhotellet og med lokasjon som begynner med "A1-". Resultatlisten viser naturligvis bare dekkene som er lagret på dekkhotellet, og ikke de på kundens bil. I øvre del av skjermbildet har man en rekke med valg for å kunne filtrere bort kunder. Her er det valg for å kun vise kunder, med enten sommerdekk eller vinterdekk. På vinterdekk får man i tillegg valget om å filtrere på piggdekk eller piggfritt. Videre kan man filtrere på fra-til intervall på dekkets bredde, høyde, profil og mønsterdybde. Det siste kan være nyttig hvis man vil gå gjennom alle kundene for å finne dekk som er moden for utskifting. Dette er typisk jobb man gjør utenfor dekksesongen. I neste kolonne med filer har man dekkmerke, lokasjon, lager, biltype og innkallingstype. Til slutt er det en egen kolonne med valg man kan hake av. Noen av filtrene oppdaterer resultatlisten automatisk, for de som ikke gjør det må man trykke på knappen Vis data for å oppdatere listen. I utgangspunktet vises hvert av kundens dekk i resultatlisten, vanligvis 4 dekk per kunde.

Ved å fjerne haken på valget Vis med dekk vil listen kun vise en linje per kunde. Dette kan være nyttig om man bare vil ha ut en kundeliste og da eksportere denne til Excel. Dette bringer oss over til knappene vist på høgre side av skjermbildet der dette er første det valget. De andre knappene blir forklart i de to neste underkapitlene.

Headingen i resultatlisten
Ved å klikke på den vesle kolonneheadingen helt til venstre får man opp en oversikt over alle kolonner man kan vise i listen. Her er det bare å hake av eller fjerne hake om man vil vise eller ikke vise kolonner. En annen avansert funksjon er gruppering av et felt. For eksempel kan man gruppere på merke ved å dra headingen til denne kolonnene opp på det grå feltet over listen. Da vil de ulike dekkmerkene bli sortert gruppevis. Se Bilde 9.7.1.1 hvordan kolonnen Merke er flyttet opp i det grå feltet over kolonneheadingene. Dette kan også gjøres på andre kolonner som for eksempel Mønsterdybde, Postnr eller Bilmerke. Man opphever grupperingen ved å dra kolonneheadingen og slippe den ned på linjen med de andre headingene. Det er også mulig å endre på rekkefølgen på kolonnene ved å dra de til høgre eller venstre.

Gruppering av dekktype
Bilde 9.7.1.1: Gruppering av dekkmerke.

Kolonnene i resultatlisten
Det er nesten 60 ulike kolonner man kan velge å vise i resultatlisten. Noen av de viser info om kunden og andre info om dekk og dekkavtalen. De fleste kolonnene er selvforklarende ut av teksten, men det er noen som trenger litt mere forklaring. Kolonnen Mottattdato viser datoen for siste sesongskifte, mens Avtaledato viser når dekkhotellavtalen ble opprettet.
Kolonne Merket med brukes for å sette status på dekkhotellavtaler. Her er det lagt inn ferdigdefinerte tekster som man kan bruke, men kan også legge til egne. Høgreklikk på feltet og velg Merk avtale med… og velg så en av tekstene i fra menyen. Den valgte teksten dukker opp i et lite vindu for godkjenning. Når man klikker OK vil teksten bli lagret på hvert av dekkene for den aktuelle kunden. Før man trykker på OK kan man endre teksten til egen tekst. Ønsker man derimot å fjerne tekst i fra denne kolonnen så overskriver man teksten med en tom tekst, det er bare å fjerne teksten fra vinduet før man bekrefter med OK.
Når man har lagt inn ulike tekster i kolonnen «Merkes med» kan man sortere tabellen med å klikke på kolonneheadingen. Da vil alle med same status/tekst komme etter hverandre i lista. Skal man sende ut melding/innkalling til alle med en bestemt tekst kan man gjøre et utvalg på en eller flere av tekstene. Da klikker man på filter-tegnet på høgre side av sorteringstegnet. I menyen som da dukker opp kan man velge hva man vil filtrere på.
Teksten som blir valgt til å vise i «Merket med» vil også bli lagt inn i feltet Fritekst. På selve avtalen vil denne og tidligere tekster vises i feltet Fritekst.

Kolonne Merket med...

Bilde 9.7.1.2: Merket med-kolonne.

 

9.7.2 Rapporter

Det er bare tre rapporter å velge mellom, de tre øverste knappene oppe i høgre hjørne.

Eksporter liste til Excel - denne fungerer i prinsippet som en eksportsfunksjon der hvert dekk i avtalen blir en linje i excelfilen.
Enkel dekkhotell rapport - viser en enkel liste med dekkinfo gruppert på lokasjon.
Utvidet dekkhotell rapport - ganske lik rapporten over, bare at det tatt med mer info om avtalen.

 

9.7.3 Innkalling til dekkskift

I Future Dekk kan sende ut innkalling til dekkskift der det blir opprette avtaler på kunden. Man kan velge om man vil sende ut innkalling via SMS eller epost. Første steg er å lage et utvalg av kunder som skal bli med på innkallingen, slik som vist i kapittel 9.7.1 Utvalg. Når det er gjort trykker man på knappen Lag innkalling med avtaler.... Her har man en del 

Innkalling til dekkskift

Bilde 9.7.3.1: Innkalling til dekkskift.

Utsending av SMS med påminnelse om at kunder kan bestille timer på nettet. Skriv følgende adresse inn i SMS-malen. Koden på slutten av adressen gjør at kunder som er registrert kommer rett inn på sin bil.
https://futureweb.norbits.no/?auth=<KODE>

PKK

Send generell SMS

 

 

9.8 Oppsett/innstillinger

Denne siden er lik for både Future Verksted og Future Dekk. Den brukes til å administrere hvilke ressurser og når de skal vises i webavtaleboka.

Alle ressurser:
Her vises alle resussers som ikke er haket av for Sluttet i Ansatt-fana under Innstillinger. Skulle ikke den siste ressursen du la til vises kan det være fordi ikke Future er startet på nytt. Ved å dobbeltklikke på ressursene i tabellen vil de også vises i tabellen Dekkhotell/avtalebok ressurser:. Dobbletklikker man på nytt på den same ressursen blir den fjernet i fra samme tabell.
Knappen Legg til ny ressurs oppretter en ny ressurs med teksten <dobbeltklik på meg>. For å endre navnet må man inn i Ansatt-fana under Innstllinger. For at navnet skal endres i denne tabellen må man dobbeltklikke på nytt på ressursen.
Knappen Fjern ressurs endrer ressursen til sluttet og vil da ikke vises i tabellen.

Dekkhotell/avtalebok ressurser:
I denne tabellen setter man opp hvilke ressurser som skal brukes i webavtaleboken. Man legger til ressurser ved å dobbeltklikke på en av de som er tilgjengelige i tabllen Alle ressurser:. Kolonnene Vis i avtalebok og Kan booke på web må være haket av for å kunne booke time på ressursen. Neste kolonne, Bruk på innkalling, brukes hvis man skal sende ut innkalling til kundene. De neste kolonnene avgjør hvilke tyep biler som skal være mulig å booke på ressursen.

Normal arbeids/åpningstid:
Det som vises i denne tabellen er arbeids-/åpningstider til den ressursen som er aktiv i tabellen Dekkhotell/avtalebok ressurser:. Som Bilde 9.8.1 viser så har Port 2 stengt for booking av avtaler på lørdag og søndag, men mellom 8:00 og 16:00 er åpent på alle hverdager. Ønsker man å endre start-/sluttidspunktet markerer man bare den aktuelle ruten og endrer tidspunktet.

Avvikende arbeids/åpningstider:
Er det dager ressursen ikke skal vere tilgjengelig legges dette inn i denne tabellen. Man legger inn en ny, tom linje ved å trykke på Insert-tasten, og så fyller man inn/velger dato og 0:00 som start- og slutt-tidspunkt. Som vist i eksempelet på Bilde 9.8.1 så er det stengt på julaften og 1. juledag for Port 2.
Er det flere ressurser som skal ha de samme åpningstidene kan man kopiere de over. Klikk på knappen Kopier avvikende åpningstider til annen ressurs på den ressursen som er ferdig utfyllt. Deretter velger man den ressursen som det skal kopieres inn på, så blir alle tidspunktene kopiert inn på denne.

Innstillinger - oppsett.

Bilde 9.8.1: Oppsett/innstillinger for webavtalebok.

 

 

Avansert: Har man tidligere vært så uheldig å stave dekk- eller mønsternavn feil vil også dette navnet dukke opp som forslag. Ønsker man å endre dette må det gjøres ved hjelp av sqlscript mot databasen. Dette er noe man gjør på eget ansvar da det kan føre til store konsekvenser om en gjør noe feil. (I kapittel X.X står det mere om hvordan man søker opp og endrer data ved hjelp av sql mot databasen.) Start opp skjermbildet for sql slik: Fil -> Administrator -> Kjør sql spørring. Har man for eksempel skrevet Nokian feil, så bruker man dette sqlscriptet for å søke fram alle varianter av navnet: "select * from DEKKHOTELLDEKK where DHD_MERKE LIKE 'Nok%'". Når man får opp listen med alle dekk registrert med Nokian eller lignende navn ser man hvilke som bør endres. Da blir neste steg å endre det feilstavede til riktig navn. "update DEKKHOTELLDEKK set DHD_MERKE = 'Nokian' where DHD_MERKE = 'Noka'
GO".

 

 

Fant du ikke svaret du var ute etter?

Fortvil ikke, vi er her for å hjelpe deg.

Ta kontakt med oss så hjelper vi deg med å løse problemet ditt.