Skip to the content

7 Avtalebok

Avtalebok er et hjelpemiddel for å holde orden på verkstedtimene til kundene. For Future Dekk er det vanligvis avtalene for kundenes dekkskift, mens for Future Verksted er det gjerne tidspunkt for service, kontroll eller reparasjon.

Går mye av arbeidstiden med til å administrere avtaler kan det være en idé å prøve Webavtalebok for Verksted der kunden selv kan bestille, endre eller avbestille timer.

 

7.1 Administrere ressurser

Ressurser i Avtalebok

Bilde 7.1.1: Ressurser i Avtalebok.

I forbindelse med avtaleboka i Future brukes ordet ressurs som et samlebegrep for ansatt, løftebukk, port, rampe eller lignende. I eksempelet Bilde 7.1.1 vises 5 ressurser: en rampe, 2 stk mekanikere, en venteordre og en oppfølging. Disse ressursene kan man endre på i fanen Ansatt under Innstillinger (meny: Fil -> Administrator -> Innstillinger). Kriteriet for at ressursene skal kunne vises i Avtalebok er at Mekaniker er huket av og Sluttet ikke er haket av (Bilde 7.1.2). Når det er gjort endringer på en av ressursene må man starte opp Future på nytt for at endringene skal vises. Les mer om dette i kapittel 2.8 Ansatt.

Administrere ressurser i Innstillinger

Bilde 7.1.2: Administrere ressurser i Innstillinger.

 

 

7.2 Opprette avtale

Gå til Avtaleboka.

Bilde 7.2.1: Gå til Avtalebok.

Den vanligste måten å opprette en avtale på er å starte i fra Ordrer-skjermbildet. Når man står i en ferdig utfylt ordre klikker man bare på feltet for avtaletidspunkt (se rødt markert felt i Bilde 7.2.1). Når det ikke er opprettet en avtale på ordren vil dette vises som et tomt felt med et lite ikon på venstre side. Klikker man i dette feltet vil Avtalebok åpne seg og man kan velge tidspunkt og mekaniker ved å markere ønsket antall ruter. Så snart det er gjort kommer det opp et vindu med registeringsdata for avtalen. Om ordren er ferdig vil dette vinduet allerede være utfylt (se Bilde 7.2.2). Man kan også dobbeltklikke på en av rutene for å starte med å opprette en avtale.

Opprette avtale i Avtaleboka

Bilde 7.2.2: Opprette ny avtale i Avtalebok.

Tips! Når man står i Avtalebok og ønsker å se detaljene på en avtale er det bare å dobbeltklikke på avtalen, da blir denne avtalen åpnet i Ordrer-skjermbildet. Og omvendt kan må klikke på avtaletidspunktet i Ordrer-skjermbildet for å vise hvor avtalen er plassert i avtaleboka. Den valgte avtalen vil blinke for lettere å lokalisere den blant de andre avtalene

 

 

7.3 Endre avtaletidspunkt

Når man har opprettet en avtale er det fullt mulig å flytte på den i ettertid. Den enkleste måten å gjøre det på er å markere avtalen, så høgreklikke på den og velge Klipp ut avtale. Så er det bare å dobbeltklikke på et annet tidspunkt eller på en annen mekaniker. Man kan også velge en annen dato og lime inn avtalen der.
En annen måte å gjøre det på er å velge Flytt avtale til gitt dato/klokkeslett... fra same meny som forklart i teksten over. Da velger man bare nytt tidspunkt i datofeltet/kalenderen og trykker OK. Med denne måten å gjøre det på kan man bare flytte avtalen på samme mekaniker som avtalen var opprettet på.
En tredje måte å endre tidspunktet på en avtale er å ta tak i øvre kant/ramme av avtalen og dra den opp eller ned. Slik kan man flytte starttidspunktet, men bare innenfor samme dag. Drar man i nedre kant/ramme endrer man lengden på avtalen. Avtalen må markeres først før man kan endres starttidspunkt og lengde.

Ønsker man å slette avtalen må man først markere selve avtalen før en klikker på Slett-knappen i toppen av skjermbildet. Først vil man bli spurt om man ønsker å slette denne avtalen. Svarer man Ja vil neste spørsmål bli om man ønsker å slette ordren også. Vil man beholde ordren må man svare Nei på dette spørsmålet.

 

 

7.4 Endre status på avtale

En avtale kan settes til ulike statuser, alt etter hvor langt mekanikeren har komt med ordren/bilen. Hver status har sin egen farge som indikerer om bilen er levert til verkstedet, mekaniker har begynt på jobben, deler er i bestilling eller bil er ferdig. Det er 7 statuser som er satt opp som standard i Future, men det er fullt mulig å endre, legge til ny eller slette status. Fargekodene kan også endres. Under fanen Innstillinger for Avtalebok under Innstillinger kan man endre på dette og andre ting som har med Avtalebok å gjøre.

 

 

7.5 Fritekstavtale

Fritekstavtale blir opprettet på samme måte som vanlig avtale, bortsett fra at man må svare Nei på om man vil knytte avtalen til en ordre. Start med å dobbeltklikke på en rute eller markere flere ruter med musen, da vil det dukke opp et lite vindu som kun inneholder et stort tekstfelt der man kan skrive inn ønsket info. Endring av starttidspunkt og lengde endres på samme måte som vanlige avtaler.

 

 

7.6 Venteordrer

Venteordrer skiller seg i fra vanlige avtaler med at den må ligge på en bestemt ressurs (kolonne i Avtalebok) og at den vises hver dag helt til den blir flyttet over til en mekaniker. Den fungerer som en oppslagstavle over avtaler som enda ikke har fått tildelt mekaniker. For å kunne ta i bruk Venteordrer må denne finnes som en ressurs i Ansatt-fanen under Innstillinger og må ha rollen Mekaniker. Ønsker man ikke denne kolonnen skal vises i Avtalebok setter man den bare til Sluttet i Ansatt-fanen. Se eksempel på venteordrer på Bilde 7.7.1 der venteordrer ligger på kolonnen Venteordrer.

Ressursen Oppfølging fungerer også på same måte som Venteordrer. På Bilde 7.7.1 vises kolonnen Oppfølging som siste kolonne.

 

 

7.7 Feriedager/sykedager på ansatt

Feriedager eller sykedager i Avtalboken.

Bilde 7.7.1: Avtalebok som viser feriedag, sykedag og venteordre.

Man kan legge inn feriedager og sykedager i Avtalebok ved å markere en ansatt (marker en rute i kolonnen til den ansatte) og høyreklikke, da får man opp valgene Legg inn feriedager for..., Legg inn sykedager for.... eller Legg inn kurs/annet fritak for valgt ansatt.... Felles for alle tre er at man blir spurt etter start- og sluttidspunkt for aktiviteten, og så blir hele den/de dagene det gjelder markert med enten grønn (ferie), rød (syk) eller beige (kurs/annet fritak).

 

 

7.8 Oppfølging av servicetilbud

Nederst i Avtalebok vil eventuelle servicetilbud vises med blant annet tidspunkt og kundenavn. I Bilde 7.9.1 vises det 2 servicetilbud med datoene 03.01.2019 og 06.06.2019. Servicetilbudene dukker opp i Avtalebok når det er 2 uker eller mindre til datoen for tilbuds og det blir liggende i lista til servicetilbudet er blitt behandlet (gjort om til ordre).

Ønsker kunden å beholde avtalen endrer man ordren i Ordrer-skjermbildet fra status Servicetilbud til Tilbud eller Ordre. Når det er gjort vil servicetilbudet forsvinne i fra listen i Avtalebok da den har blitt en ordre.

 

 

7.9 Andre valg

Avtalebok

Bilde 7.9.1: Diverse valg for visning av avtaler i Avtalebok.

Valgene som vises i toppen av skjermbildet:

Dato: Dette valget brukes til å velge ønsket dag for datovisning. Knappene pil til venstre og høgre blar til henholdsvis forrige eller neste dag. I tillegg kan man enten skrive ønsket rett dato inn i datofeltet eller klikke på pil ned (rett bak datofeltet) for å velge dag fra kalendervisning.

Avd: Velger man en annen avdeling enn <Alle> vil bare de ansatte/ressurser som hører til denne avdelingen vises i Avtalebok. Spesielt for firma med mange ansatte kan dette gjør avtaleboka litt mer oversiktlig. Valget med å knytte ansatte til avdeling gjør man i fanen Ansatte under Innstillinger.

Ansatt: Man kan også filtrere på ansatte, men da vil avtaleboka vise den valgte datoen pluss de påfølgende seks dagene for den ansatte.

Intervall: Her velger man tidsintervallet på rutene i Avtalebok, om hvor mange minutt hver rute skal representere. 15 eller 30 minutter per rute er vanlig å bruke, mens 5 minutt vil gi veldig detaljert inndeling og fører til at man må rulle skjermbildet mye opp og ned for å få oversikt over hele dagen.

Vis ukeoversikt: Som det går frem av teksten så brukes denne til å skifte mellom visning av dag eller uke.

Vis sidepanel: Haker man av dette valget vil det vises et sidepanel på høgre side av Avtalebok. I dette panelet vises en kalender for kjappere kunne bytte hvilken dato som blir vist. Man kan også velge mellom avdelinger, men til forskjell i fra valget i toppen av Avtalebok kan man her også velge flere samtidig avdelinger ved å holde nede Ctrl-tasten. Helt nederst er det et nytt valg der man kan filtrere på enten mekanikere eller selgere/administrasjon.

Vis stempling: Dette valget bruker man for å vise jobber som det fortsatt er stemplet inn på, i tillegg til jobber som er stemplet ut.

Vis både avtaler og stempling: Ønsker man å få en oversikt over alt som skjer denne dagen kan man bruke dette valget. Da vil både dagens avtaler og de som er stemplet inn vises. De stemplede avtalene vil vises i en beige farge.

 

Om man velger en avtale og høgreklikker på den får man opp disse valgene (se meny i Bilde 7.9.1):

Ulike statuser: Først i menyen er de ulike statusene listet opp. Avtalen man har markert vil skifte farge og status når man velger en annen status enn den avtalen opprinnelig hadde.

Aktiver SMS-varsling på denne avtalen: Dette valget brukes for å slå av eller på om timeavtalen skal varsles en dag i forveien. Se mer info i avsnittet om SMS-varsling i kapittel 2.14 Diverse.

Flytting av avtale: De neste tre valgene er for flytting av eksisterende avtaler i Avtalebok. Den første er for å flytte en avtale ved å fylle inn ny dato og tidspunkt i et lite vindu. Har man valgt Klipp ut avtale limer man avtalen inn igjen ved å dobbeltklikke på en ledig rute på en annen mekaniker eller annen dato/tidspunkt. Det siste valget fungerer litt annerledes, det brukes til å kopiere avtalen x antall dager frem i tid. Fyller man inn tallet 3 vil avtalen bli kopiert inn avtaleboka på samme tidspunkt på de tre påfølgende dagene.

Skriv ut arbeidsseddel: Om man ønsker å skrive ut alle dagens dagsordrer kan man gjøre dette i fra Avtalebok. Først må man markere en av avtalene, så høgreklikke på denne avtalen og velge Skriv ut arbeidsseddel på alle avtaler denne dagen.
Neste valg i menyen, Skriv ut arbeidsseddel på denne avtalen, velger man om man bare vil skrive ut  arbeidsseddel for den valgte avtalen.

Eksporter til Excel: Dette siste menyvalget eksporterer alle dagens avtaler til en excel-fil. Hver avtale vil få hver sin linje men del info.

Dato Avdeling Ansatt

Fant du ikke svaret du var ute etter?

Fortvil ikke, vi er her for å hjelpe deg.

Ta kontakt med oss så hjelper vi deg med å løse problemet ditt.