Skip to the content

6 Ordrebehandling

Det er to måter å begynne en ordre eller et tilbud på. Enten i fra skjermbildet Velg bil eller Ordrer. Hvilken man velger er avhengig av hvordan man henter inn/bestiller varene som skal på tilbud/ordre. Begge måter blir utførlig beskrevet lenger ned i denne seksjonen.

 

6.1 Velg bil

Skjermbildet Velg bil er ett av de få stedene der det er stor forskjell på Future Verksted og Future Dekk. Derfor er dette skjermbildet beskrevet i hvert sitt underkapittel for hver av versjonene. Likt for begge er at det ofte kan være raskere å begynne et tilbud/en ordre fra dette skjermbildet.

 

6.1.1 Future Verksted

Skal man bare opprette et tilbud/en ordre gjør man dette raskest ved å skrive inn regnr til kunden. Så sant navnet på eieren allerede finns i Future og er koblet til et regnr vil navnet på kunden automatisk bli fylt inn i feltet Kundens navn. Klikker man så på knappen Legg til ordre nederst på siden og svarer Ja på det påfølgende spørsmålet blir Ordrer-skjermbildet automatisk fylt inn med kundens info og regnr. Er ikke regnr knyttet til en kunde gjør man dette ved å trykke på stjernen bak feltet Kundens navn når stjernen vises med en grønn hake og både regnr og navn er fylt inn. Trykker man på stjernen når den har et rødt kryss på seg så fjerner man koblingen mellom regnr og kunde. Det blir også automatisk opprettet en kobling mellom regnr og kunde når man har laget en ordre der regnr er fylt inn.

Tips: Som nevnt får man automatisk opp navnet på kunden når man skriver inn regnr. Man kan også gjøre det i omvendt rekkefølge, finne regnr ved å skrive inn kundens navn i feltet Kundens navn. I dette tilfelle må man trykke på pilen bak på feltet Reg.nr. for å velge regnr. For de kundene som har flere biler vil regnr til disse vises i en liste og man må velge det som skal brukes.

Det er også ofte raskere å begynne en ordre i skjermbildet Velg bil om man skal bestille varer fra en leverandør. Dette fordi at Future Verksted henter de valgte varene i fra handlekurven hos leverandøren og legger de til som varelinjer i Ordrer-skjermbildet. Man slipper med andre ord å manuelt skrive inn en og en varelinje. Midt på siden vises en rad med faner for de leverandørene man har lagt inn i Innstillinger (se kapittel 2.15 Grossister/koblinger). Dette kan være leverandører som for eksempel Mekonomen, Hellanor, MECA, AutoShop, GS Bildeler eller Romnes (se Bilde 6.1.1.1). Etter å ha tastet inn regnr klikker man bare på logoen i fanen til leverandøren man ønsker å bestille i fra. Da får man automatisk opp websiden/katalogen med oversikt over de deler man kan velge mellom for den aktuelle bilen. Når man har lagt varene i handlekurven går man tilbake til Future og henter inn varene ved å klikke på knappene for henting av varer i fra handlekurv. Det som skjer så er at varene fra handlekurven vil vises i den vesle tabellen nede i venstre hjørne. Klikker man så på Legg til ordre vil de bli lagt inn som varelinjer i skjermbildet Ordrer. Resten av faktureringen utfører man i skjermbildet Ordrer (se kapittel 6.2.1 Future Verksted) som nå er mer eller mindre ferdig utfylt.

Velg bil - Future Verksted

Bilde 6.1.1.1: Skjermbilde Velg Bil i Future Verksted.

 

 

6.1.2 Future Dekk

I skjermbildet Velg bil i Future Dekk er det søk av dekk som står i sentrum. Når man fyller inn bilens regnr får man opp kundens navn (så sant det er opprettet en kobling). På samme måte som i Future Verksted vises det også informasjon om biltypen i toppen av skjermbildet. Til forskjell ifra Future Verksted så er det lagt inn et felt for søk i dekkdimensjon i øvre del av skjermbildet. Dette blir automatisk utfylt ut i fra bilens anbefalte dekkdimensjon, men kan overstyres ved å fylle inn tallene for annen dimensjon. I tabellen nederst på siden vil da søkeresultatet vises med alle dekk basert på valgt dimensjon. Under feltene for dekkdimensjon er det flere felt man kan bruke til å filtrere søket på, som for eksempel å bare vise vinterdekk med pigger.
Grupper pr leverandør - grupperer dekkene i søkeresultatet etter leverandør.
Vis alternativer - viser flere dekkdimensjoner i søkeresultatet, gruppert på høgde.
Vis kun med beholdning - viser kun de dekkene som har beholdning.

Velg bil i Future Dekk

Bilde 6.1.2.1: Skjermbilde Velg Bil i Future Dekk.

Rett under tabellen med detaljer om valgt bil er det 4 store knapper med litt ulik funksjon:
Legg valgt vare i tilbud - kopierer valgte vare med seg til Ordrer og oppretter et tilbud.
Legg valgt vare i ordre - kopierer valgte vare med seg til Ordrer og oppretter en ordre.
Priskalkyle - viser et vindu med flere prisvarianter for den valgte varen (se Bilde 6.1.2.2).
Gå til ordrebildet uten vare - går til Ordrer og oppretter et tomt tilbud.

Dobbeltklikker man på et av dekkene spretter vinduet for priskalkyle opp (se Bilde 6.1.2.2). Dette er et hjelpemiddel for å vise pris på henholdsvis 1, 2 eller 4 dekk av valgte dekktype. Her kan man også legge inn rabatt i feltet Rabatt dekk og umiddelbart vise nytt beløp.
Ønsker kunden å kjøpe felger samtidig kan man klikke på knappen Velg felg for å legge til felgtype. Man dobbeltklikker bare på ønsket felgtype og det blir lagt til som ny linje i vinduet for priskalkyle. Skal kunden få prosenter legges det inn i feltet Rabatt felg. Nederst i vinduet vises samlet pris for både dekk og felg med rabatten som er lagt inn. Så gjenstår det bare å klikke på en av de 6 knappene til venstre for å legge riktig antall varer inn skjermbildet Ordrer enten som et tilbud eller en ordre.

Priskalkyle for dekk og felg

Bilde 6.1.2.2: Priskalkyle for dekk og felg.

 

 

6.2 Ordrer

Ordrer-skjermbildet er så å si helt identisk i de to versjonene av Future. Derfor vil det som er felles bli beskrevet i dette kapittelet. De tingene som bare finns i Future Verksted blir forklart i neste kapittel.

Skjermbildet Ordrer er delt inn i tre hovedområder (se Bilde 6.2.1). Oppe til venstre er kundedelen med info om kunden. I denne delen kan man velge eksisterende kunde, opprette ny eller endre eksisterende kunde. Her bør man være litt forsiktig så man ikke ender opp med å overskrive eksisterende kunde når man skal opprette ny kunde.
I øvre del til høgre vises mer generell info om selve tilbudet/ordren.
I nedre halvdel legger man inn varene som skal selges, en varelinje pr vare.

Ordrer-skjermbildet for Future Verksted

Bilde 6.2.1: Skjermbildet Ordrer i Future Verksted.

Begynner man på et tilbud/en ordre i fra dette skjermbildet må alt fylles ut, i motsetning til om man begynte i Velg bil. Her begynner man gjerne med å fylle inn navnet på kunden i feltet Faktura til. Om kunden allerede er opprettet i Future vil man få treff på kunden. Å registrere ny kunde kan gjøres på flere måter, enten ved søke i feltet Faktura til og så velge knappen Ny kunde i vinduet som dukker opp og da registrere kunden. Man kan også velge knappen Ny inne i delen for kundeinfo. Knappen merket Eniro brukes for å søke opp informasjon om kunden. Man kan søke på enten telefonnummer, mobilnummer eller navn. Får man treff på personen vil navn, adresse, postnummer og poststed i bli fylt inn i de riktige feltene.

Feltet Kundens ref. må fylles ut før man kan lagre ordren. Her er det mulig å sette opp Future slik at denne blir automatisk utfylt med brukeren sitt navn. Dette endrer man i Innstillinger, under fanen Ansatt (mer info i kapittel 2.8 Ansatt)

Utskrift av nøkkeltag
Knappen for utskrift av nøkkeltag finns i begge versjonene av Future. Denne brukes av de verkstedene/dekkhotellene som har nøkkelskap der kundene kan hente bilnøkkelen sin etter stengetid. Knappen vises til høgre for knappene for stempling og dekkhotell. Skulle den ikke vises er det fordi at formularet for nøkkeltag ikke er lastet ned. I så fall kan man laste ned en standardversjon av formularet i fra vår server, det er et eget valg for dette under menypunktet Fil -> Rediger rapportformular.

Knapperaden midt på skjermen, rett over tabellen med varelinjer, kan delvis konfigureres. Noen av knappene er faste, mens noen kan man legge til selv. Noen av knappene finnes bare i Future Verksted, se neste kapittel for disse. Her er det mest vanlige beskrevet med enkel info.

Sett inn - setter inn en ny, tom linje i listen med varelinjer, men over den markerte linjen.
Ny - legger inn en ny, tom linje under den nederste varelinjen.
Slett - sletter den varelinjen som er markert. Kan også bruke Ctrl+Delete for å slette varelinje.
Bestill - knapp for å bestille en eller flere varer på varelinjene.
Hent - legger inn som varelinjer varer som er lagt inn i bestilling. Bare å fylle inn bestillingsnummeret i fra Future eller i fra AutoData.
Fastpris - alle varer som det ikke har haket av for Ikke rabatt ved fastpris vil bli rabattert for å få ønsket fastpris. 
Internmelding (prateboble) - Dette valget kan brukes til å sende enkle meldinger til andre ansatte internt i Future. Det er bare å velge hvem som skal være mottaker og skrive inn meldingen. I mottakeren sin Future vil det sprette opp et vindu med meldingen. Om ønskelig kan man svare på meldingen. Se mer om hva som skal til for at dette skal fungere i avsnittet Sende interne meldinger i kapittel 2.8 Ansatt.
Ordreliste - Viser liste over de 10 - 15 siste ordrer man har jobbet med.
Nyttige linker (Internet Explorer-ikon) - Her lagrer man lenker til websider som blir ofte brukt. Legge til nye lenker gjør man i fanen Lenker under Innstillinger (se kapittel 2.26 Linker).
Exide katalog - logger inn på katalogen med Sønnak-batteri og viser hvilke batteri som passer til bilen.

Endre rekkefølge på kolonner eller hvilke som skal vises
Under knapperaden finner man tabellen med varelinjer. I toppen av dette feltet er det en gul linje med heading for hver kolonne. Rekkefølgen på kolonnene kan man endre på ved å bruke musen til å flytte ønsket kolonne til høgre eller venstre. Når man slipper kolonneheadingen blir den plassert der musen peker.
Man kan også endre på hvilke kolonner som skal vises i tabellen. Det gjør man først ved å klikke på den vesle kolonnen helt til venstre på det gule linjen. Da vil man få opp en oversikt over alle kolonner der de som er haket av er de som vises. Om man haker av eller fjerner haken på en kolonne vil kolonnen henholdsvis vises eller forsvinne i fra tabellen.

Oversikt over knapperad og kolonner på varelinje

Bilde 6.2.2: Oversikt over knapperad og kolonner på varelinje.

Tips: Fakturaen får status Journalført når den er blitt eksportert til regnskapssystemet (så sant man har svart bekreftende på at faktura skal merkes som eksportert).

Tips: For å vise alle tilbud og ordrer som ikke er fakturert trykker man CTRL+U. I toppen av skjermbildet som vises kan man slå av og på filter for å blant annet vise kun tilbud, kun ordrer, tilbud som er kontantordre, ordrer som er kredittordrer eller andre kombinasjoner.
Her kan man også masseslette tilbud/ordrer ved å markere aktuelle linjer i tabellen (hold nede CTRL eller SHIFT for henholdsvis markere flere enkle linjer eller en bolk). Trykk på Slett-knappen på toppen av skjermbildet for å slette tilbud/ordrene.

 

 

6.2.1 Future Verksted

Tiden som er stemplet inn på ordren vises som et sort tall rett under knappen Dekkhotell. Bak dette tallet vises et annet tall med hvit skrift på grønn bakgrunn. Dette er den sammenlagte tiden som er lagt inn på ordrelinjene. Så lenge dette tallet vises på grønn bakgrunn så er det ikke brukt mer tid enn det som er fakturert. Skulle bakgrunnen bli rød betyr det at det er stemplet inn mer tid enn det som er lagt inn på ordren (se Bilde 6.2.1). Over tallene er det lagt inn en snarvei til skjermbildet for stempling.

Over fritekstfeltene for Stemplinger og Bilder er det et område med valg som ikke finns i Future Dekk. Dette er valg som har med stempling og verkstedsmateriell å gjøre.
Det første er Verkstedsmat.: som er beregning av verkstedsmateriell ut ifra arbeidstimer. I fanen Generelt under Innstillinger legger man inn prosentsatsen som blir brukt for å regne ut beløpet.
Feltet Fastpris på arbeid kan man slå på eller av avhengig om man vil at stemplingen skal automatisk oppdatere varelinjene på ordren eller ei.
 

Knappene på knapperaden som bare finnes i Future Verksted:

AD - bestille varer i fra AutoData. Endret funksjonalitet i versjon 6.20.78: Nå er det den markerte eller de markerte varene som blir tatt med videre til bestillingen. Man får ikke spørsmål om en eller alle filer slik som tidligere.
NBK - bestille varer i fra Norsk BildelKatalog.
OriLink - henter ut data om hvor mye olje som til enhver tid er brukt på verkstedet.
AutoFrontal - snarvei til hjemmeside.
ServiceSkjema - legge til nytt eller endre eksisterende serviceskjema på ordren man står på. I samme skjermbilde kan man legge inn dato for neste service. Mer info i kapittel 2.25 Servicepunkter.
GS Bildeler - bestilling av varer i fra GS Bildeler.
Valvoline (logoen til Valvoline) - Snarvei til Valvoline-katalogen i skjermbildet Velg bil.
Prisalarm (Romnes) - Romneskunder kan på denne siden melde inn det de tror er feil pris på ett av produktene til Romnes. Gjelder for kunder som har Romnes som hovedleverandør.

 

 

6.3 Fakturering

Når ordren er ferdig utfylt er det tid for fakturering. Om det er kreditt- eller kontantfaktura beror på hvilken betalingstype som er valgt i feltet Betaling på ordren - KONTANT eller for eksempel NETTO PR. 15 DAGER. Felles for begge er at man starter med å klikke på knappen Faktura i menyen til venstre. I dialogen som så dukker opp kan man velge om fakturaen skal skrives ut på printer eller sendes via epost til mottaker, velg henholdsvis Skriv ut eller Send e-post. For å spare antall klikk kan det være lurt å slå av valget Vis på skjerm, da slipper man å se forhåndsvisningen og måtte velge utskrift nok en gang. Når det gjelder sending via epost må Future være satt opp til å kunne sende enten via Future eller via Outlook (mer info under kapittel 2.14.1 E-post innstillinger). Det siste er ofte det enkleste og som gir best oversikt over korrespondansen med kunden.

Fakturering av ordre
Bilde 6.3.1: Fakturering av ordre.

Tips: Kommer ikke utskriften ut på printeren bør du først sjekke om riktig skriver er valgt i feltet Skriver (se bilde 6.3.1). Sjekk deretter om du får skrevet ut fra andre program inne på eksternt skrivebord. Får man ikke skrevet ut ifra noen av programmene bør man prøve å logge ut og inn igjen av det eksterne skrivebordet (det hjelper ikke å lukke ved å bruke krysset oppe i høgre hjørne).

Tips: Er innstillingen Opprett PDF av alle tilbud, faktura og kontantsalg utskrifter i Generelt-fanen under Innstillinger slått på vil det man finne igjen en PDF-kopi av faktura i mappen /Dokumenter/2020/.

 

 

6.3.1 Fakturering av kredittordre

Er betalingstypen satt til "NETTO PR. 15 DAGER" eller noe lignende blir det skrevet ut/sendt en kredittordre til kunden. Når man har valgt Skriv ut (se Bilde 6.3.1) blir fakturaen skrevet ut på den printeren og det formularet som er valgt. Velger man Send e-post blir en PDF-kopi av fakturaen sendt til kunden, denne er basert på det valgte formularet.
Etterpå vil ordren bytte status i fra Ordre eller Effektuert til Fakturert.

 

 

6.3.2 Fakturering av kontantordre

Når man klikket på knappen Skriv ut som vist på Bilde 6.3.1, får man opp vinduet der man velger om fakturaen skal betales kontant eller med bankkort.
Er bankterminalen integrert med Future (se kapittel 2.23 Bankterminal for mer info) blir type betalingskort registrert automatisk under betalingen. Er bankterminalen ikke integrert må man i valgt Annet: velge hvilken korttype som fakturaen skal betales med. Her kan man velge mellom blant annet Mastercard, Visa, American Express, kontant og Vipps. Hvis ikke blir betalingen bare ført som kortbetaling. Beløpet må man da føre i feltet under. Først da vil OK-knappen bli aktivert og kan klikkes på.

Betaling av kontantordre

Bilde 6.3.2.1: Betal med kort eller kontant.

Ønsker man å dele betalingen på for eksempel bankkort og kontant må man bruke tekstfeltene Bankkort: og Kontant:, eller Kontant og Annet:. OK-knappen blir ikke aktivert før hele ordrebeløpet er fordelt på de to feltene.
Når man har klikket på OK-knappen blir ordren fakturert og skrevet ut på printeren og formularet man valgte i det forrige skjermbildet (se Bilde 6.3.1). Ordren vil bytte status i fra Ordre eller Effektuert til Fakturert

 

 

6.3.3 Kreditering av faktura

Når en ordre er fakturert (har fått status fakturert) er den låst for videre endringer. Viser det seg at adressen, beløpet eller noe annet er feil må man lage en kreditnota av fakturaen og fakturere denne for å "nulle ute" fakturaen med feil. Deretter lager man en ny kopi av den opprinnelige ordren og korrigerer feilen, før man fakturerer denne.

Kreditere faktura

Bilde 6.3.3.1: Haket av for samlefaktura på kundekortet.

Det man gjør, mens man har fakturaen med feil oppe i Ordrer-skjermbildet, er å klikke på pilen bak Ny-knappen oppe i hovedmenyen (se rød firkant i Bilde 6.3.3.1). Velg det tredje undervalget, det som heter Lag kreditnota. Da blir det laget en ny ordre der det samme beløpene har negativt fortegn. Da er det bare å fakturere denne. På den måten vil denne kredittfakturaen "nulle ut" den forrige fakturaen. Så gjenstår det å lage en ny kopi av den første fakturaen ved å klikke på pilen bak Ny-knappen. Denne gangen velger man Kopier ordre.... For å lage en ny kopi av den opprinnelige ordren kan man også stå på kredittfakturaen og velge Lag kreditnota..., da vil man få en ordre med positive beløp. Når dette er gjort er det bare å korrigere det som måtte være feil og så fakturere ordren.

 

 

6.3.4 Samlefaktura

Kunder som har mange fakturaer, kan ønsker å slå sammen fakturaene til kun en. På kundens varekort er det et felt som heter Samlefaktura og som da må hakes av. Det er kun kredittordrer som kan samlefaktureres.

Valg for samlefaktura på kundekortet.
Bilde 6.3.4.1: Haket av for samlefaktura på kundekortet.

 

Ordrene må effektueres, klargjøres for fakturering, før man kan lage en samle faktura. Det gjør man med å høgreklikke på feltet for ordrestatus og velge Effektuer ordre - klargjør for fakturering (se bilde 6.3.4.2).

Effektuer ordre
Bilde 6.3.4.2: Gjør ordre klar for samlefaktura.

 

Når man skal lage selve samlefakturaen er det vanlig at man står på den kunden som skal faktureres. Etter at man har valgt å fakturere ordren får man opp en dialogboks men tre valg.
Alle effektuerte - fakturerer hver enkelt ordre som har status Effektuert som en vanlig faktura.
Samlefaktura for alle kunder - lager samlefakturaer for hver enkelt kunde som har ordrer med status Effektuert.
Samlefaktura for kunden du står på - lager en samlefaktura for alle Effektuerte ordrer på den kunden man står på.
Da gjenstår det bare å trykke Skriv ut for å sende/skrive ut samlefakturaene.

Valg for samlefakturering

Bilde 6.3.4.3: Samlefaktura for en kunde eller alle.

 

Som vist under (Bilde 6.3.4.4), vil en samlefaktura se ut. Det er lagt inn ekstra linje for hver faktura for å skille de opprinnelige fakturaene. Samlefakturaen i eksempelet under består av ordrenr 10 og ordrenr 11.

Eksempel på ferdig samlefakturaBilde 6.3.4.4: Eksempel på ferdig samlefaktura.

 

Fant du ikke svaret du var ute etter?

Fortvil ikke, vi er her for å hjelpe deg.

Ta kontakt med oss så hjelper vi deg med å løse problemet ditt.