Skip to the content

4 Varer

Varearkivet er der man administrerer varekatalogen sin. Både Future Verksted og Future Dekk kan oppdatere varekatalogen sin via oppdatering fra Internett for de leverandører som leverer elektroniske prisfiler. I tillegg kan man også legge inn varer manuelt og redigere eksisterende varer.

 

4.1 Import av vare- og prisfil

Norbits får tilsendt mange vare- og prisfiler fra ulike leverandører. Disse blir konvertert til Future-format og kan importeres direkte inn i Future. Med få klikk kan man få lagt inn lista i fra sin leverandør. I Hjelp-menyen finner man valget for å laste ned vare- og prisfilen (meny: Hjelp -> Oppdater varer/priser fra Internett). Det er litt forskjellig fremgangsmåte i Future Verksted og Future Dekk. I kapitlene under er det beskrevet hvordan man går frem om man bruker den ene eller den andre versjonen av programmet.

 

4.1.1 Future Verksted

Når man har valgt import i fra Hjelp-menyen får man opp et vindu med alle tilgjengelige grossister. Her velger man en og klikker på knappen Oppdater. Etter noen minutter, avhengig av hvor stor vare- og prisfilen er, vises neste vindu. 

Tips: I listen (bilde 4.1.1.1) finner man leverandører av bildeler for Future Verksted, men det er også mulig å importere filer med dekk eller felger. Da velger man valget Dekk og felg og får opp samme liste som vises i Future Dekk.

Import for Future Verksted

Bilde 4.1.1.1: Liste over vare- og prislister fra leverandører

I neste skjermbilde kan man legge inn den rabatten man har hos den aktuelle leverandøren og eventuelt påslag på prisen ut til kunde. Eventuelle rabatter man legger inn vil gjelde for hele varegruppen. I Bildet 4.1.1.2 er det lagt inn at man har 15% rabatt på varegruppene MEK-01, MEK-02 og MEK-04. I tillegg er det lagt på et påslag på 25% på utprisen på de fem første varegruppene. Når man har lagt inn de rabattene man har gjenstår det bare å klikke OK for å lese inn vare- og prisfilen. Er filen stor kan det fort gå en del minutter.

Rabatt på varegrupper

Bilde 4.1.1.2: Tabell for rabatt på varegrupper

Merk: Når man skal bestille/hente inn varer i fra leverandørene sine kataloger (websider/program til for eksempel Meca, Hellanor, Romnes og Mekonomen) må man først ha importert vare- og prisfilen for denne leverandøren inn i Future. Er ikke det gjort på forhånd vil Future gi beskjed om at varenummeret ikke finnes.

 

 

4.1.2 Future Dekk

Etter å ha valgt importer i fra Hjelp-menyen får man opp skjermbildet under (bilde 4.1.2.1). I det klikker man bare på knappen Oppdater.

Import av vare- og prisfil i Future Dekk

Bilde 4.1.2.1: Velg vare- og prisliste i Future Dekk

Neste skjermbilde man kommer til er selve lista over tilgjengelige vare- og prisfiler. Her velger man en eller flere filer ved å huke de av. Når man har merket alle filer man vil importere er det bare å trykke på OK for å starte nedlastigen. Velger man mange filer kan det ta lang tid å laste ned og importere de inn i Future Dekk.

Liste over tilgjengelige vare- og prisfiler

Bilde 4.1.2.2: Liste med importfiler å velge blant

Etter at de valgte vare- og prisfilene er lastet ned vises et skjermbildet med listen over alle varegrupper for den/de varegruppene man valgte. Her kan man legge inn de rabattene man har på de enkelte varegruppene for den aktuelle leverandøren. Når det er gjort velger man OK og prisfilen/prisfilene blir importert inn i Future Dekk. I bilde under (bilde 4.1.2.3) er det lagt inn 20% rabatt på innpris og 15% påslag på utpris.

Liste for å legge inn rabatt

Bilde 4.1.2.3: Tabell for rabatt på varegrupper

 

 

4.2 Finne en vare

Det er tre ulike måter å søke opp en vare, man kan enten velge fra hovedmenyen Finn -> Finn vare, trykke Ctrl+F5 eller gå velge Arkiv -> Varer og trykke Ctrl+F. Da får man opp skjermbildet Søk etter vare og kan begynne å komponere søket. I eksempelet under (bilde 4.2.1) er det søkt etter varer med varenavn som begynner med teksten BLINKLYS fra leverandør Hellanor og og ligger på lageret EGEN AVDELING. Her kan man også søke etter varenummer eller deler av varenummer. En annen nyttig måte å filtrere søkeresultatet på er å bruke valget Kun varer med beholdning for å få kun treff på varer på lager. Når man har funnet varen man var på jakt etter er det bare å dobbeltklikke på den eller markere den og trykke ENTER. Da vil den enten komme opp som en ordrelinje i Ordrer eller vises i skjermbildet Varer, avhengig av hvor man søket i fra.

Hvis man har slått på lagerstyring i Innstillinger (meny: Fil -> Administrator -> Innstillinger -> Generelt) vil man i fanen Alle bevegelser: kunne få opp alle bevegelser på beholdingnen til varen. Når det er gjort bestilling og når kunder har  kjøpt varer.
Hvem har kjøpt: Viser navnet på de kundene som har kjøpt denne varen.
Bestillinger: I denne fanen vises eventuelle bestillinger gjort at denne varen.

Tips: Av og til husker man en del av varenavnet som ikke nødvendigvis er starten på varenavnet. Da kan man sette tegnet % foran søketeksten. I eksempelet under kunne man ha skrevet %BLINKLYS og da også fått treff på varenavn som for eksempel LED BLINKLYS, RØDE BLINKLYS og UTGÅTTE BLINKLYS.

Tips: Søker man etter en vare uten å få treff på den kan det være at den er merket som utgått. Da kan man finne varen med å huke av for Søk også i utgåtte varer før en gjør et nytt søk.

Søk etter vare

Bilde 4.2.1: Søk etter vare

 

 

4.3 Opprette en vare manuelt

Før man forsøker å opprette en ny vare, kan det være lurt å sjekke om dette varenummeret allerede eksisterer. Det gjør man enkelt ved å gjøre et søk på dette varenummeret. Dersom man prøver å opprette et varenummer som allerede finnes vil man nemlig få feilmelding om ”Key violation osv..”. Grunnen til dette er at det er varenummeret som er den unike identifikatoren på hver enkelt vare. Før en oppretter varen kan det også være lurt å sjekker at varegruppen og leverandøren til den nye varen alt er opprettet, slik at man slipper å gå ut av skjermbildet Varer mens man holder på å registrer varen. For å opprette den nye varen trykker man på knappen Ny på knapperaden eller ved å trykke hurtigtast Ctrl+N. Deretter er det bare å fylle inn de detaljene man har på denne varen. Husk å trykke på knappen Lagre eller Ctrl+S til slutt.

Tips: Man kan også opprette en vare basert på en eksisterende vare ved å høyreklikke på varenummeret og velge Opprett ny vare basert på denne varen, og deretter velge nytt varenummer. Så er det bare å de andre feltene som trengs endres.

Figur 4.3.1: Opprette ny vare basert på eksisterende

Bilde 4.3.1: Opprette ny vare fra eksisterende vare

 

 

4.4 Endre en vare

Når man har valgt en vare og den vises i skjermbildet Varer kan man endre innholdet i alle felt bortsett i fra varenumer. Etter å ha gjort de endringer man ønsker, lagrer man varen med å trykke på knappen Lagre i hovedmenyen eller ved å trykke hurtigtast Ctrl+S.

Også på fanene Undervarer, Dekk og Kundepriser kan man redigere dataene. De andre fanene inneholder informasjon/statistikk rundt varen og kan derfor ikke endres. I fanen Undervarer kan man angi om varen man står på skal automatisk plukke med seg andre varer når den benyttes i ordreregistreringen. Dette kan for eksempel være miljøavgifter eller en vare som består av flere delvarer.

Fanene Dekk og Felg er mest brukt av Future Dekk for å kunne legge inn dekk-/felgdata slik at man kan søke på varer med en gitt dimensjon. Denne informasjon blir også brukt for å finne frem til bilens foretrukne dekkdimensjon ved søk på reg.nr.

I fanen Kundepriser kan man angi en spesiell pris for akkurat denne varen for enten hele kundegrupper eller for kunder direkte. Se info om dette i avsnittet Rabatter/Kunderabatter.

 

 

4.5 Slette en vare

Man sletter en vare ved å åpne varekortet for den aktuelle varen og så klikke på knappen Slett oppe i knapperaden. Det er bare varer uten bindinger som kan slettes, det vil si at varer som ligger i ordrer eller fakturaer vil ikke være mulig å slette. Dette for å kunne ta vare på historikken i Future.

 

 

4.6 Varetelling

Når man skal ta varetelling går man til skjermbildet Varetelling (meny: Rutiner –> Varetelling (telleliste)). Vanligvis kommer man da inn på den siste varetellingen som er utført. For å opprette en ny varetelling må man klikke på knappen Ny oppe i knapperadend eller trykke Ctrl+N. Da skal de tre tekstfeltene bli tømt for innhold. Lager: dette feltet fyller man bare ut om man har flere lager. Varegruppe: her velger man om man vil begrense utvalget av varer. Hopper man over denne kan det fort bli en veldig lang og uoversiktlig liste å jobbe seg gjennom. For å begrense utvalget ytterligere kan man også filtrere på lokasjon, vel og merke dersom man har registrert lokasjon på varene. Til slutt trykker man på knappen Lag ny telling og man blir guidet gjennom noen spørsmål. Først får man spørsmålet: "Vil du lage en varetelling for alle varegrupper?" eller "Vil du lage en varetelling for varegruppen: SUV?". Svarer man Nei her blir prosessen med å lage ny varetelling avbrutt, svarer man Ja kommer neste spørsmål: "Vil du bare ha varer som har beholdning <>0?". Svarer man Ja på dette spørsmålet kan det fort bli en lang liste, mens Nei vil gi en liste kun med varer som har enten positiv eller negativ beholdning. Da er varetellingen opprettet og det nye tellingsnummeret står oppe i høgre hjørne.
I eksempelet under (bilde: 4.6.1) er det valgt lager EGEN AVDELING, varegruppen /Dekk/SUV/ og kun varer med beholdning.

Skjermbilde for varetelling

Bilde 4.6.1: Ny varetelling

Neste steg blir å skrive ut tellelisten, klikk på knappen Skriv ut og velg Telleliste. Bilde 4.6.1 viser hvordan en telleliste vil se ut når den er skrevet ut. Tellelisten tar man med seg ut på lageret når man tar selve varetellingen. Når lageret er talt opp tar man med seg tellelisten tilbake til Futur og henter frem varetellingen med samme nummer som står på tellelisten (arket). I kolonnen Fysisk antall fyller man inn riktig tall på de varene som har avvikene antall. Det tallet man fyller inn i denne kolonnen er det antallet som varen blir stående med etter at listen er oppdatert. Når beholdningen er korrigert på varene med avvik klikker man på knappen Oppdater beholding. Det som nå skjer er at Future går igjennom listen og oppdaterer beholdningen til hver enkelt vare med antallet som står i kolonnen Fysisk antall.

Tips: Ønsker man å ta ut en liste over lagerverdien gjør man det med å trykke på Skriv ut og velger Beholdning-/lagerverdi liste. Etter å ha svart på noen spørsmål vil man få opp en oversikt ikke ulik tellelisten, bare at den også inneholder verdien av varene i tillegg.

Skrive ut telleliste

Bilde 4.6.2: Utskrift av tellesite

Tips: Om man høgreklikker på tabellen får man opp en del tilleggsvalg som blant annet lagre listen som Excel-rekneark, åpne valgt vare i varekortet, sette alle varer i lista med negativ beholdning til 0 og sette alle varer i lista til 0.

 

 

4.6.1 Varetelling med håndterminal

Å fylle inn beholdning manuelt på hver vare er ikke veldig effektivt. Langt mere effektiv er det å bruke håndterminal til både selve varetellingen og innlesing av den endelige beholdningen. Men før man kan bruke håndterminalen til dette er det noen innstillinger i Future som må legges inn. Først må man opprette en tom tekstfil med navn Vare.bat i mappa der Future kjøres fra. I tillegg må det opprettes en mappe for plassering av filene til og fra håndterminalen. Kall denne gjerne Handterminal og plasser den slik som dette /Norbits/Future/Handtermial. Her bør det også opprettes en tekstfil med navn Data.txt I selve Future må man også gjøre noen endringer, nærmere bestemt i fanen Diverse under Innstillinger (meny: Fil -> Administrator -> Innstillinger -> Diverse). Nederst i denne fanen, under Filplassering håndterminal legger man inn stien til mappa der filene skal legges inn og navnet på datafilen. Dette kan man gjøre i en operasjon ved å klikke på mappe-ikonet til høgre for feltet Katalog for håndterminal fil:, bla seg så fram til den nylig opprettede mappa Handterminal og så velge filen Data.txt (se bilde 4.6.1.1). Når alt dette er på plass kan man gå i gang med å generere varefil og lese inn datafil i fra skjermbildet for varetelling. Ved å høgreklikke på skjermen får man opp menyvalgene for å utføre dette. Selve datafilene, vare.txt med vareinfo og data.txt for varetelling, må kopieres manuelt mellom pc og håndterminal.

Innstillinger for overføring til og fra håndterminal
Bilde 4.6.1.1: Innstilinger for overføring til og fra håndterminal

 

 

4.6.2 Varetelling med Datalogic Memor

Hvis man skal bruke Datalogic Memor til varetelling må man installere programmet for varetelling på denne enheten først. Man starter med å laste ned programmet som ligger på denne websiden, under avsnittet Håndholdte terminaler nederst på siden. Så sant man har Windows CS 6.0 på håndterminalen så er det to filer man må laste ned, "Future - Program for Datalogic Memor med Windows CS 6.0" og "Future.exe - byttes ut med samme fil i CS 6.0". Når setupfilen er lastet ned så kopierer man så denne cab-filen over til håndterminalen, inn i  mappa /Backup/Norbits (opprett mappa Norbits hvis den ikke finnes fra før). Når cab-filen er kopiert over starter man installasjonen av programmet i fra selve håndterminalen. Sjekk så om det som er beskrevet i kapittel 4.6.1 Varetelling med håndterminal er utført.

For at håndterminalen skal fungere på best mulig måte er det to innstillinger på håndterminalen som må være satt. Det første er at Wedge må være avslått. Står det en hake fremfor dette menyvalget må denne fjernes (se venstre rute i Bilde 4.6.1.1). Deretter må man slå av det skal legges til tegn for linjeskift etter varenummer i varefila. Verdien til høgre for Postamble skal være tom, slik som vist på Bilde 4.6.1.1 i rute 4. Håndterminal-meny: Configure -> Reader Parame... -> Text Formatting -> Postamble = [].


4.6.1.1 Datalogic Memor-innstillingerBilde 4.6.2.1: Innstillinger i Datalogic Memor.

Tips! For å sette håndterminalen tilbake til fabrikkinstilling følger man disse trinnene:
1. Hold nede Power + ESC + ENT til skjermen blir svart.
2. Trykk ned ESC + 0 og hold de nede til en får spørsmål om Factory Reset.
3. Trykk 1 for Yes og vent til den er ferdig.

 

 

4.7 Detaljer på varekortet

I dette kapittelet er hvert felt på varekortet forklart i detalj. På bildet under er alle felt nummerert og tilsvarer en forklarenede tekst lenger ned i teksten.

Detaljer på varekortet
Bilde 4.7.1: Nummerte felt

1 - Varenummer må være et unikt navn for å identifisere varen. Om man prøver å lagre en ny vare med et varenummer som allerede eksisterer vil det gi en feilmelding.

2 - Det er mulig å søke etter varenummer direkte i fra varekortet. Det man da gjør er å taste inn ønsket varenummer i feltet Varenummer og klikke på knappen merket Finn. Dette søket vil bare gi ett treff og man får bare treff hvis en vare med det eksakte varenummeret eksisterer. Hvis man er usikker på deler av varenummeret bør man heller bruke Finn -> Finn vare eller Ctrl+F for å søke frem ønsket vare.

3 - Ønsker man å skrive ut vareetikkett for denne varen så er dette valget. Avhengig av hvordan formularet for vareetikk er satt opp så får typisk ut varenavn, pris ink. mva og pris uten mva.

4 - Feltet Varenummer 2 brukes til å lagre strekkodenummeret til varen.

5 - Varenavnet brukes til et litt mer beskrivende navn på varen.

6 - Varegrupper blir brukt til å organisere varene i logiske grupper. Alle arbeidsvarer kan for eksempel samles i varegruppen Arbeid. Når varer som hører naturlig sammen er samlet i en varegruppe er det lettere å blant anne velge at de skal føres mot en bestemt regnskapskonto eller om man vil utføre varetelling på en begrenset gruppe varer.

7 - Her bestemmer man hvilken type vare det er snakk om. Vanligvis bruker man STK som type. I tillegg finns det arbeidsvarer (ARB) og internvarer (INT). Den første typen brukes på varer det skal beregnes arbeidstid for og INT-varer brukes på tilsvarende vis, men med den forskjellen at den gjelder for intern timeføring.

8 - ???

9 - Pris inn. Dette er innkjøpsprisen for varen etter at rabatt er lagt til ved import av prisfilen.

10 - Pris ut. Dette er utsalgsprisen for varen etter at påslag (rabatt) er lagt til ved import av prisfilen.

11 - Dekningsbidraget til varen blir bereknet ut i fra feltene Pris inn og Pris ut.

12 - Dette er innprisen som stod i vare- og prisfilen som varen ble importert inn i fra.

13 - Dette er utprisen som stod i vare- og prisfilen som varen ble importert inn i fra.

14 - Feltet Leverandør blir brukt til å angi hvilket firma som står som leverandør av varen. Kan brukes som et kriterie i søk etter varer.

15 - ???

16 - ??? Lagerstyres

17 - Når varer ikke lenger finns hos leverandør blir de automatisk merket som utgått under import av prisfil. Dette skjer bare på varer som ikke har beholdning. For å sette varene aktive igjen er det bare å hake av feltet Aktiv.

18 - Med dette feltet kan man velge om det skal beregnes moms (mva) på varen.

19 - Dette feltet brukes i forbindelse med varebestilling. Når man velger å bruke Lag bestillingsforslag i skjermbildet Varbestilling lager Future en liste med alle varer der beholdningen er mindre enn det som står i Min. lager. Bestillingsforslaget vil da foreslå å bestille antal varer opp til antallet i feltet Maks. lager.

20 - Maks. lager.  Se punkt 19.

21 - Når feltet Ikke rabatt ved fastpris er haket av vil ikke prisen på denne varen bli justert/endret når man velger å gjøre om en ordre til fastpris. Er den ikke haket av vil også bli regnet rabatt på denne varen for å endre til beløpet for fastpris.

22 - ???

23 - Fritelst-feltet kan brukes til tilleggsinformasjon som ikkje passar inn i de andre datafeltene.

24 - Om man for eksempel ønsker å fremheve varer det er god avanse på kan man markere de med egen farge i dette valget. Da vil varene med fargekode være lett å gjenkjenne i søkelister. Fargen vil ikke vises på ordren.

 

Fant du ikke svaret du var ute etter?

Fortvil ikke, vi er her for å hjelpe deg.

Ta kontakt med oss så hjelper vi deg med å løse problemet ditt.