Skip to the content

4 Varer

Varearkivet er der man administrerer varekatalogen sin. Både Future Verksted og Future Dekk kan oppdatere varekatalogen sin via oppdatering fra Internett for de leverandører som leverer elektroniske prisfiler. I tillegg kan man også legge inn varer manuelt og redigere eksisterende varer.

 

4.1 Import av vare- og prisfiler

Norbits får tilsendt mange vare- og prisfiler fra ulike leverandører. Disse blir konvertert til Future-format og kan importeres direkte inn i Future. Med få klikk kan man få lagt inn lista i fra sin leverandør. I Hjelp-menyen finner man valget for å laste ned vare- og prisfilen (meny: Hjelp -> Oppdater varer/priser fra Internett). Det er litt forskjellig fremgangsmåte i Future Verksted og Future Dekk. I kapitlene under er det beskrevet hvordan man går frem om man bruker den ene eller den andre versjonen av programmet.

 

4.1.1 Future Verksted

Når man har valgt import i fra Hjelp-menyen får man opp et vindu med alle tilgjengelige grossister. Her velger man en og klikker på knappen Oppdater. Etter noen minutter, avhengig av hvor stor vare- og prisfilen er, vises neste vindu. 

Tips: I listen (bilde 4.1.1.1) finner man leverandører av bildeler for Future Verksted, men det er også mulig å importere filer med dekk eller felger. Da velger man valget Dekk og felg og får opp samme liste som vises i Future Dekk.

Import for Future Verksted

Bilde 4.1.1.1: Liste over vare- og prislister fra leverandører

I neste skjermbilde kan man legge inn den rabatten man har hos den aktuelle leverandøren og eventuelt påslag på prisen ut til kunde. Eventuelle rabatter man legger inn vil gjelde for hele varegruppen. I Bildet 4.1.1.2 er det lagt inn at man har 15% rabatt på varegruppene MEK-01, MEK-02 og MEK-04. I tillegg er det lagt på et påslag på 25% på ut-pris på de fem første varegruppene. Når man har lagt inn de rabattene man har gjenstår det bare å klikke OK for å lese inn vare- og prisfilen. Er filen stor kan det fort gå en del minutter.

Rabatt på varegrupper

Bilde 4.1.1.2: Tabell for rabatt på varegrupper

Merk: Når man skal bestille/hente inn varer i fra leverandørene sine kataloger (websider/program til for eksempel Meca, Hellanor, Romnes og Mekonomen) må man først ha importert vare- og prisfilen for denne leverandøren inn i Future. Er ikke det gjort på forhånd vil Future gi beskjed om at varenummeret ikke finnes.

 

 

4.1.1.1 Import av dekk og felg i Future Verksted

Om man ønsker å importere prislister med dekk og felg må man først velge Dekk og felg, slik som vist på bildet under. I utgangspunktet vises bare leverandører av bildeler i denne listen, men velger man Dekk og felg og trykker på Oppdater får man opp et nytt vindu som viser alle prisfiler for dekk og felg (se bildene under).

Import av prisliste for dekk og felg i Future Verksted

Bilde 4.1.1.1.1: Import av prisliste for dekk og felg i Future Verksted

Skjermbilde for dekk og felg i Future Verksted

Bilde 4.1.1.1.2: Skjermbilde for dekk og felg i Future Verksted

 

 

4.1.2 Future Dekk

Etter å ha valgt importer i fra Hjelp-menyen får man opp skjermbildet under (bilde 4.1.2.1). Her er det bare å klikke på knappen Oppdater.

Import av vare- og prisfil i Future Dekk

Bilde 4.1.2.1: Velg vare- og prisliste i Future Dekk

Neste skjermbilde man kommer til er selve lista over tilgjengelige vare- og prisfiler. Her velger man en eller flere filer ved å huke de av. Når man har merket alle filer man vil importere er det bare å trykke på OK for å starte nedlasting. Velger man mange filer kan det ta lang tid å laste ned og importere de inn i Future Dekk.

Liste over tilgjengelige vare- og prisfiler

Bilde 4.1.2.2: Liste med importfiler å velge blant

Etter at de valgte vare- og prisfilene er lastet ned vises et skjermbilde med listen over alle varegrupper for den/de varegruppene man valgte. Her kan man legge inn de rabattene man har på de enkelte varegruppene for den aktuelle leverandøren. Når det er gjort velger man OK og prisfilen/prisfilene blir importert inn i Future Dekk. I bilde under (bilde 4.1.2.3) er det lagt inn 20% rabatt på innpris og 15% påslag på utpris.

Liste for å legge inn rabatt

Bilde 4.1.2.3: Tabell for rabatt på varegrupper

 

 

4.2 Finne en vare

Det er tre ulike måter å søke opp en vare, man kan enten velge fra hovedmenyen Finn -> Finn vare, trykke Ctrl+F5 eller gå velge Arkiv -> Varer og trykke Ctrl+F. Da får man opp skjermbildet Søk etter vare og kan begynne å komponere søket. I eksempelet under (bilde 4.2.1) er det søkt etter varer med varenavn som begynner med teksten BLINKLYS fra leverandør Hellanor og ligger på lageret EGEN AVDELING. Her kan man også søke etter varenummer eller deler av varenummer. En annen nyttig måte å filtrere søkeresultatet på er å bruke valget Kun varer med beholdning for å få kun treff på varer på lager. Når man har funnet varen man var på jakt etter er det bare å dobbeltklikke på den eller markere den og trykke ENTER. Da vil den enten komme opp som en ordrelinje i Ordrer eller vises i skjermbildet Varer, avhengig av hvor man søket i fra.

Hvis man har slått på lagerstyring i Innstillinger (meny: Fil -> Administrator -> Innstillinger -> Generelt) vil man i fanen Alle bevegelser: kunne få opp alle bevegelser på beholdningen til varen. Når det er gjort bestilling og når kunder har kjøpt varer.
Hvem har kjøpt: Viser navnet på de kundene som har kjøpt denne varen.
Bestillinger: I denne fanen vises eventuelle bestillinger gjort at denne varen.

Tips: Av og til husker man en del av varenavnet som ikke nødvendigvis er starten på varenavnet. Da kan man sette tegnet % foran søketeksten. I eksempelet under kunne man ha skrevet %BLINKLYS og da også fått treff på varenavn som for eksempel LED BLINKLYS, RØDE BLINKLYS og UTGÅTTE BLINKLYS.

Tips: Søker man etter en vare uten å få treff på den kan det være at den er merket som utgått. Da kan man finne varen med å huke av for Søk også i utgåtte varer før en gjør et nytt søk.

Søk etter vare

Bilde 4.2.1: Søk etter vare

 

 

4.3 Opprette en vare manuelt

Før man forsøker å opprette en ny vare, kan det være lurt å sjekke om dette varenummeret allerede eksisterer. Det gjør man enkelt ved å gjøre et søk på dette varenummeret. Dersom man prøver å opprette et varenummer som allerede finnes vil man nemlig få feilmelding om ”Key violation osv..”. Grunnen til dette er at det er varenummeret som er den unike identifikatoren på hver enkelt vare. Før en oppretter varen kan det også være lurt å sjekke at varegruppen og leverandøren til den nye varen alt er opprettet, slik at man slipper å gå ut av skjermbildet Varer mens man holder på å registrer varen. For å opprette den nye varen trykker man på knappen Ny på knapperaden eller ved å trykke hurtigtast Ctrl+N. Deretter er det bare å fylle inn de detaljene man har på denne varen. Husk å trykke på knappen Lagre eller Ctrl+S til slutt.

Tips: Man kan også opprette en vare basert på en eksisterende vare ved å høgreklikke på varenummeret og velge Opprett ny vare basert på denne varen, og deretter velge nytt varenummer. Så er det bare å de andre feltene som trengs endres.

Figur 4.3.1: Opprette ny vare basert på eksisterende

Bilde 4.3.1: Opprette ny vare fra eksisterende vare

 

 

4.4 Endre en vare

Når man har valgt en vare og den vises i skjermbildet Varer kan man endre innholdet i alle felt bortsett fra varenummer. Etter å ha gjort de endringer man ønsker, lagrer man varen med å trykke på knappen Lagre i hovedmenyen eller ved å trykke hurtigtast Ctrl+S.

Også på fanene Undervarer, Dekk og Kundepriser kan man redigere dataene. De andre fanene inneholder informasjon/statistikk rundt varen og kan derfor ikke endres. I fanen Undervarer kan man angi om varen man står på skal automatisk plukke med seg andre varer når den benyttes i ordreregistreringen. Dette kan for eksempel være miljøavgifter eller en vare som består av flere delvarer.

Fanene Dekk og Felg er mest brukt av Future Dekk for å kunne legge inn dekk-/felgdata slik at man kan søke på varer med en gitt dimensjon. Denne informasjon blir også brukt for å finne frem til bilens foretrukne dekkdimensjon ved søk på reg.nr.

I fanen Kundepriser kan man angi en spesiell pris for akkurat denne varen for enten hele kundegrupper eller for kunder direkte. Se info om dette i avsnittet Rabatter/Kunderabatter.

 

 

4.5 Slette en vare

Man sletter en vare ved å stå på varekortet til den aktuelle varen og så klikke på knappen Slett oppe i knapperaden. Det er bare varer uten bindinger som kan slettes, det vil si at varer som ligger i ordrer, tilbud, er fakturert eller har andre bindinger vil ikke være mulig å slette. Dette for å kunne ta vare på historikken i Future.

 

 

4.6 Skjule varer fra søk/oppslag

Varer som ikke kan slettes kan man i stedet skjule slik at de ikke vises i søk/oppslag.
Dette kan blant annet settes på leverandørnivå og da vil alle varene til denne leverandøren bli skjult. Se kapittel 5.4 Slette en leverandør.
Man kan også gjøre dette på varegruppenivå ved å huke av for Skjul varer ved varesøk/oppslag på høgre side av skjermbildet på den varegruppen man står på. Mer info om varegrupper i kapittel 2.6 Varegrupper.
I tillegg kan man skjule enkle varer med å fjerne haken på valget Aktiv på varekortet.

 

 

4.7 Varetelling

Når man skal foreta en varetelling gjør man dette i skjermbildet Varetelling (meny: Rutiner –> Varetelling (telleliste)). Vanligvis vises da den siste varetellingen som er blitt utført. For å opprette en ny varetelling velger man først lager og varegruppe. Feltet Lager fyller man bare ut om man har mer enn ett lager i Future. Varegruppe-feltet kan man velge å la stå tom, men da vi alle varer komme med i tellingen, noe som fort kan gi en veldig lang og uoversiktlig liste å jobbe seg gjennom. Har man et stort varelager kan det være hensiktsmessig å begrense varetellingen ved for eksempel å velge en bestemt varegruppe. For å begrense utvalget ytterligere kan man også filtrere på lokasjon, vel og merke dersom man har registrert lokasjon på varene. Til slutt trykker man på knappen Lag ny telling og blir guidet gjennom noen spørsmål. Først får man spørsmålet: "Vil du lage en varetelling for alle varegrupper?" eller "Vil du lage en varetelling for varegruppen: SUV?". Svarer man Nei her blir prosessen med å lage ny varetelling avbrutt, svarer man Ja kommer neste spørsmål: "Vil du bare ha varer som har beholdning <>0?". Svarer man Ja på dette spørsmålet får man en listen med kun de varene som har beholdning, enten det er positiv og negativ beholdning. Svarer man derimot Nei vil man få en liste med absolutt alle varer, da blir det fort en veldig lang liste. Når man har komt så langt er nå varetellingen blitt opprettet og det nye tellingsnummeret står oppe i høgre hjørne.

I eksempelet under (bilde: 4.7.1) er EGEN AVDELING valgt som lager, varegruppen er /Dekk/SUV/ og det er valgt å vise kun varer med beholdning.

Skjermbilde for varetelling

Bilde 4.7.1: Ny varetelling

Neste steg blir å skrive ut tellelisten, klikk på knappen Skriv ut og velg Telleliste. Bilde 4.7.1 viser hvordan en telleliste vil se ut når den er skrevet ut. Tellelisten tar man med seg ut på lageret når man tar selve varetellingen. Når lageret er talt opp tar man med seg tellelisten tilbake til Future og henter frem varetellingen med samme nummer som står på tellelisten (arket). I kolonnen Fysisk antall fyller man inn riktig tall på de varene som har avvikene antall. Det tallet man fyller inn i denne kolonnen er det antallet som varen blir stående med etter at listen er oppdatert. Når beholdningen er korrigert på varene med avvik klikker man på knappen Oppdater beholdning. Det som nå skjer er at Future går igjennom listen og oppdaterer beholdningen til hver enkelt vare med antallet som står i kolonnen Fysisk antall.

Bla mellom de registrere tellelistene ved å bruke pil-knappene på knapperaden.

Tips: Ønsker man å ta ut en liste over lagerverdien gjør man det med å trykke på Skriv ut og velger Beholdning-/lagerverdi liste. Etter å ha svart på noen spørsmål vil man få opp en oversikt ikke ulik tellelisten, bare at den også inneholder verdien av varene i tillegg.

Skrive ut telleliste

Bilde 4.7.2: Utskrift av telleliste

Tips: Om man høgreklikker på tabellen får man opp en del tilleggsvalg som blant annet lagre listen som Excel-regneark, åpne valgt vare i varekortet, sette alle varer i lista med negativ beholdning til 0 og sette alle varer i lista til 0.

 

 

4.7.1 Varetelling med håndterminal

Å oppdatere beholdning manuelt på hver vare er ikke veldig effektivt. Langt mer effektivt er det å bruke håndterminal til både selve varetelling og innlesing av den endelige beholdningen. Men før man kan begynne med selve varetellingen er det noen innstillinger i Future som må legges inn. Først må man opprette en tom tekstfil med navn Vare.bat i mappa der Future kjøres fra. I tillegg må det opprettes en mappe for plassering av filene til og fra håndterminalen. Kall denne gjerne Handterminal og plasser den slik som dette /Norbits/Future/Handtermial. Her bør det også opprettes en tekstfil med navn Data.txt. I selve Future må man også gjøre noen endringer, nærmere bestemt i fanen Diverse under Innstillinger (meny: Fil -> Administrator -> Innstillinger -> Diverse). Nederst i denne fanen, under Filplassering håndterminal legger man inn stien til mappa der filene skal legges inn og navnet på datafilen. Dette kan man gjøre i en operasjon ved å klikke på mappe-ikonet til høgre for feltet Katalog for håndterminal fil:, bla seg så fram til den nylig opprettede mappa Handterminal og så velge filen Data.txt (se bilde 4.7.1.1).

Innstillinger for overføring til og fra håndterminal
Bilde 4.7.1.1: Innstilinger for overføring til og fra håndterminal

Når alle innstillinger er på plass kan man gå i gang med å generere datafilene. Filen vare.txt inneholder varenummer, varenavn, pris og eventuelt lokasjon, og brukes ved telling av varer (navn på varen vises i håndterminalen under scanning). Man kan velge å legge alle varene inn i denne filen eller bare varer fra en valgt varegruppe. Dette gjøres ved å høgreklikke på skjermbildet Varetelling og så velge Skriv varer til håndterminal fra menyen. Alle varene i tellelisten blir da skrevet til filen. Filen, vare.txt, må så overføres/kopieres over til håndterminalen før varetelling.
Selve tellefilen, data.txt, blir opprettet når man starter å telle/scanne varer. Pass bare på at den er tom før man begynner på ny telling. Når tellingen er fullført kopierer man filen tilbake til PCen, nærmere bestemt til mappen /Future/Handterminal/. Deretter høgreklikker man i skjermbildet og velger Les inn fra håndterminal. Da blir varer i tellingen lagt til (plusset på) eventuelle eksisterende verdier for varene i kolonnen Faktisk antall. Derfor bør man høgreklikke i tabellen og velge valget Sett alle varer med negativ beholding til 0 i Faktisk antall fra menyen. Grunnen til dette at det skal være mulig å telle deler av lageret hver for seg og legge inn tallene i Future i flere omganger. Eller at flere personer kan telle samtidig. Da er det viktig at man aller først velger å nulle ut beholdningen i kolonnen Faktisk antall før man starter, for å unngå å ende opp med dobbelt så stor beholding.

 

 

4.7.2 Varetelling med Datalogic Memor X3

Hvis man skal bruke Datalogic Memor X3 til varetelling må man installere programmet for varetelling på denne enheten først. Man starter med å laste ned programmet som ligger på denne websiden, under avsnittet Håndholdte terminaler nederst på siden. Så sant man har Windows CS 6.0 på håndterminalen er det to filer man må laste ned, "Future - Program for Datalogic Memor med Windows CS 6.0" og "Future.exe - byttes ut med samme fil i CS 6.0". Når setupfilen er lastet ned så kopierer man så denne cab-filen over til håndterminalen, inn i mappa /Backup/Norbits (opprett mappa Norbits hvis den ikke finnes fra før). Når cab-filen er kopiert over starter man installasjonen av programmet i fra selve håndterminalen (dobbeltklikk på cab-filen i skjermbildet på håndterminalen). Sjekk så om det som er beskrevet i kapittel 4.6.1 Varetelling med håndterminal er utført.

For at håndterminalen skal fungere på best mulig måte er det to innstillinger på håndterminalen som må være satt. Det første er at Wedge må være avslått. Står det en hake fremfor dette menyvalget må denne fjernes (se venstre rute i Bilde 4.7.1.1). Ikonet på oppgavelinjen som ligner en strekkode skal være grått, er det grønt er den slått på.
Deretter må man kontrollere at det ikke blir lagt til tegn for linjeskift etter varenummer i varefila. Verdien til høgre for Postamble skal være tom, slik som vist på Bilde 4.7.1.1 i rute 4. Håndterminal-meny: Configure -> Reader Parame... -> Text Formatting -> Postamble = [].


4.6.1.1 Datalogic Memor-innstillingerBilde 4.7.2.1: Innstillinger i Datalogic Memor.

Tips! For å sette håndterminalen tilbake til fabrikkinnstilling følger man disse trinnene:
1. Hold nede Power + ESC + ENT til skjermen blir svart.
2. Trykk ned ESC + 0 og hold de nede til en får spørsmål om Factory Reset.
3. Trykk 1 for Yes og vent til den er ferdig.

Tips: Man starter opp programmet for varetelling fra Windows-knappen nede i venstre hjørne av skjermbildet. Bruk menyen for å starte opp Windows Explorer: Start -> Programs -> Windows Explorer. Programmet startes i fra denne stien \Backup\Norbits\Norbits

Problem: For å overføre data mellom PC og håndterminal må tjenesten Windows Mobile-2003-based device connectivity kjøre. En vanlig feil for at denne ikke kjører er den logger på med feil brukerkonto. Riktig innstilling her er Local System account, slik som vist på første bildet under. Når riktig konto er valgt vil det andre bildet vises på skjermen når håndterminalen blir dokket i dokkingstasjonen. 

Riktig innstilling i Windows Mobile Device

Bilde 4.7.2.2: Riktig innstilling i tjenesten til Windows Mobile center.

Windows Mobile device center

Bilde 4.7.2.3: Slik ser det ut når håndterminal er koblet til PC

 

 

4.8 Undervarer

På en del varer som dekk, batteri og olje kommer det avgifter på. Denne avgiften kan legges inn som en undervare på de aktuelle varene slik at de automatisk blir med når man legger til et dekk, batteri eller olje på en ordre. For å kunne legge til en undervare må varen først finnes som en vare i Future. Gjør den det er det bare å åpne varekortet på den varen som skal ha undervare, velg fanen Undervare midt på skjermen og legg til den aktuelle undervaren.

Å legge inn en bestemt undervare på en og en vare kan fort ta lang tid. Hvis man har organisert like varer i egne varegrupper kan man med noen få klikk legge til en bestemt undervare på alle varene i en valgt varegruppe. Dette er likt for både Future Verksted og Future Dekk.
Det man gjør er å velge en av varene i varegruppen som skal ha undervare, velg fanen Undervare og legg til det som skal være undervaren. Høgreklikk så på undervarenog velg Sett som undervare for hele varegruppen fra menyen. Se Bilde 4.8.1. Når det er gjort skal alle varene i varegruppen ha fått lagt til den valgte undervaren. Ønsker man å fjerne undervaren gjør man velger man bare menypunktet Slett undervare for hele varegruppen.

Har man behov for å legge til flere undervarer på varer må man lage en undervare som igjen har flere undervarer. Ett eksempel kan være en vare som heter "Tillegg til dekk" der det kan være lagt til undervarer som "Balansering", "Gummiventil", "Miljøavgift" og "Montering/balansering".

Tips: Skjer det at Future henger/låser seg i varesøk etter at man har lagt til undervare kan årsaken være at det er en vare som peker mot seg selv og skaper en evig løkke. Da må man gå igjennom de siste endringene og fjerne varen som er årsak til feilen.

Legge til undervare
Bilde 4.8.1: Legge til undervare på alle varer i varegruppe.

I Future Dekk finnes det også en annen måte for å legge til undervarer. Også her må undervaren finnes som en vare før den kan legges til. Gå til Innstillinger (meny: Fil -> Administrator -> Innstillinger) og velg fanen Varegrupper. Velg så en varegruppe og deretter skriv inn varenummeret for undervaren i feltet Varenr. miljøavgift/samlenr på høgre side. Husk å lagre endringene. Se Bilde 4.8.2.

Valg av undervare i Future Dekk

Bilde 4.8.2: Legge til undervare i Future Dekk.

 

 

4.9 Detaljer på varekortet

I dette kapittelet er hvert felt på varekortet forklart i detalj. På bildet under er alle felt nummerert og tilsvarer en forklarende tekst lenger ned i teksten.

Detaljer på varekortet
Bilde 4.9.1: Nummerte felt

1 - Varenummer må være et unikt navn for å identifisere varen. Om man prøver å lagre en ny vare med et varenummer som allerede eksisterer vil det gi en feilmelding.

2 - Det er mulig å søke etter varenummer direkte i fra varekortet. Det man da gjør er å taste inn ønsket varenummer i feltet Varenummer og klikke på knappen merket Finn. Dette søket vil bare gi ett treff og man får bare treff hvis en vare med det eksakte varenummeret eksisterer. Hvis man er usikker på deler av varenummeret bør man heller bruke Finn -> Finn vare eller Ctrl+F for å søke frem ønsket vare.

3 - Ønsker man å skrive ut vareetikett for denne varen så er dette valget. Avhengig av hvordan formularet for vareetikk er satt opp så får typisk ut varenavn, pris ink. mva og pris uten mva.

4 - Feltet Varenummer 2 brukes til å lagre strekkodenummeret til varen.

5 - Varenavnet brukes til et litt mer beskrivende navn på varen.

6 - Varegrupper blir brukt til å organisere varene i logiske grupper. Alle arbeidsvarer kan for eksempel samles i varegruppen Arbeid. Når varer som hører naturlig sammen er samlet i en varegruppe er det lettere å blant annet velge at de skal føres mot en bestemt regnskapskonto eller om man vil utføre varetelling på en begrenset gruppe varer.

7 - Her bestemmer man hvilken type vare det er snakk om. Vanligvis bruker man STK som type. I tillegg finns det timessvarer (TIM) og internvarer (INT). Timesvarer brukes på varer det skal beregnes arbeidstid for og INT-varer brukes på tilsvarende vis, men med den forskjellen at den gjelder for intern timeføring.

8 - Monteringstid brukes i forbindelse med STK-varer for å angi tidsbruk på en jobb. Hvis dekkskift av ett hjul tar 15 minutt legger man inn 0,25 på varekortet. Og for dekkskift av 4 dekk vil da tiden bli 1 time.

9 - Pris inn. Dette er innkjøpsprisen for varen etter at rabatt er lagt til ved import av prisfilen.

10 - Pris ut. Dette er utsalgsprisen for varen etter at påslag (rabatt) er lagt til ved import av prisfilen.

11 - Dekningsbidraget til varen blir bereknet ut i fra feltene Pris inn og Pris ut.

12 - Dette er innprisen som stod i vare- og prisfilen som varen ble importert inn i fra.

13 - Dette er utprisen som stod i vare- og prisfilen som varen ble importert inn i fra.

14 - Feltet Leverandør blir brukt til å angi hvilket firma som står som leverandør av varen. Kan brukes som et kriterie i søk etter varer.

15 - Å kunne se bilde av felgen kan være nyttig. I dette feltet legger man inn navnet på bildefila, eks: BM_Sector.jpg. For at bildet skal kunne vises på varekortet under fana Dekk eller Felg må bildet finnes i mappa Bilder og stien til mappa må være riktig i Innstillinger.

16 - Ønsker man at varen skal lagerstyres, at beholdning hele tiden skal oppdateres, så må dette valget være slått på. Typisk for fysiske varer som man har et begrenset antall av. Varer som dekkskift, plugging av dekk og vask av hjul er vanligvis varer som ikke lagerstyres.

17 - Når varer ikke lenger finns hos leverandør blir de automatisk merket som utgått under import av prisfil. Dette skjer bare på varer som ikke har beholdning. For å sette varene aktive igjen er det bare å hake av feltet Aktiv.

18 - Med dette feltet kan man velge om det skal beregnes moms (mva) på varen.

19 - Dette feltet brukes i forbindelse med varebestilling. Når man velger å bruke Lag bestillingsforslag i skjermbildet Varebestilling lager Future en liste med alle varer der beholdningen er mindre enn det som står i Min. lager. Bestillingsforslaget vil da foreslå å bestille antall varer opp til antallet i feltet Maks. lager.

20 - Maks. lager.  Se punkt 19.

21 - Når feltet Ikke rabatt ved fastpris er haket av vil ikke prisen på denne varen bli justert/endret når man velger å gjøre om en ordre til fastpris. Er den ikke haket av vil også bli regnet rabatt på denne varen for å endre til beløpet for fastpris.

22 - Hvis man ikke vil at vareinformasjonen skal endre seg ved import må man slå på dette valget.

23 - Fritekst-feltet kan brukes til tilleggsinformasjon som ikke passer inn i de andre datafeltene.

24 - Om man for eksempel ønsker å fremheve varer det er god avanse på kan man markere de med egen farge i dette valget. Da vil varene med fargekode være lett å gjenkjenne i søkelister. Fargen vil ikke vises på ordren.

 

 

4.10 Hvordan administrere rabatt på varer

Det er to måter å administrere kunderabatt på varer og tjenester, enten på varegruppenivå i rabattmatrisen eller på kunde/kundegruppe-nivå på varekortet. Begge måtene er beskrevet i hvert sitt underkapittel.

 

4.10.1 Rabattmatrise

Rabattmatrise

Bilde 4.10.1.1: Rabattmatrise

Den mest oversiktlige måte å administrere kunderabatt på er å bruke rabattmatrisen som finns som eget menypunkt under menypunktet Arkiv. Rabattmatrisen kan virke overveldende ved første øyekast, men med bruk av de tre filtrene blir den langt mer oversiktlig. Man kan filtrere på varegruppe, kundegruppe og leverandør, enten ett og ett filter eller kombinasjon av filter.

Varegruppe: Ønsker man å endre rabatten på en vare som inneholder teksten PERSON VINTER skriver man bare inn denne teksten og trykker Enter. Da vil kun varegrupper med denne teksten vises.
Kundegruppe: Har man fått opprettet mange kundegrupper, men ønsker bare å endre rabatten i av dem, da kan man bruke filteret for kundegruppe. Skriver man inn for eksempel PRIV i kundegruppe-filteret så vil bare kundegruppen PRIVAT vises.
Leverandør: Har man importert mange prisfiler vil man få en veldig lang liste med varegrupper. Om man ønsker å justere rabatten i varegruppene til en spesiell leverandør kan man for eksempel skrive CONTI i filteret for leverandør og trykke Enter. Da vil bare varegruppene til denne ene leverandøren vises i tabellen.

Rabattmatrise med bruk av filter

c

Så gjenstår det bare å fylle inn ønsket rabattverdi i de ulike kundegruppene, slik som vist på varegruppen "BestDrive Person Sommer". Alle varene i denne varegruppen vil da få denne rabatten.

Når man har skrevet inn tallet må man huske å klikke på knappen LAGRE før man forlater siden. Hvis ikke blir ikke endringene lagret.

Eksempel på rabatt på varelinje

Bilde 4.10.1.3: Rabatt på varelinje for kunde i kundegruppe GULL-KUNDE.

 

4.10.2 Rabatt på varekortet

Rabattmatrisen bruker man til å legge inn rabatten de ulike kundegruppene skal ha. Ønsker man heller å gi en fast pris på en vare, enten for en spesiell kunde eller for en kundegruppe, så gjør man dette på varekortet. Gå inn på varekortet til den ønskede varen og velg fanen Kundepriser. Her vil man se to tabeller, den for kundegrupper til venstre og den for kunder til høgre. I tabellen for kundegrupper er det bare å velge mellom eksisterende kundegrupper i venstre felt og skrive inn prisen i det høgre feltet. I tabellen for kunder får man opp søkeknappen (knapp med tre prikker) når man har markert feltet, da er det bare å trykke på denne for å søke fram ønsket kunde, og deretter legge inn prisen for denne kunden.

Fast pris for kundegruppe eller kunde.

Bilde 4.10.2.1: Fast pris til kunde/kundegruppe på varekortet.

Tips! Trykk på knappen Insert på tastaturet hvis man ikke får opp en tom linje der man kan legge inn kundegruppe/kunde og pris.

 

 

4.11 Varebestilling

Varebestilling brukes kun for å oppdatere lagerstatusen på varene i Future. Det blir ikke sendt bestilling til forhandler, dette må i tilfelle gjøres via epost eller egne valg for bestilling fra leverandør. For å bestille varer i fra leverandør kan man bruke noen av knappene i Ordreskjermbildet etter å ha markert de aktuelle varene.

4.11.1 Lage ny bestilling

For å opprette en ny bestilling trykker man enten på Ny-knappen eller Ctrl+N i skjermbildet Varebestilling. Deretter velger man en av leverandørene fra leverandørlisten som man vil bestille fra. I tillegg kan man fylle inn de andre feltene i toppen av skjermbildet. Så er det bare å lagre bestillingen ved å trykke på Lagre eller Ctrl+S for å lagre. Da blir bestillingen lagret og man kan begynne å legge til varene som skal bestilles.

Bestillingslinjene kan enten legges inn en og en ved å trykke på knappen Ny linje rett over varelinjene og så skrive inn/søke opp varenummer (Ctrl+F). Dersom man bruker lagerstyring med innlagt min/maks verdier for lagerbeholdning kan man bruke valget Lag bestillingsforslag oppe til høyre i skjermbildet. Dette vil da legge til bestilling alle varer fra den valgte leverandøren som har beholdning mindre enn minimum og det antallet varer som skal til for å nå maksimumsantallet. Listen med varelinjer som blir foreslått av systemet kan selvfølgelig redigeres i etterkant.

4.11.2 Skrive ut en bestilling

Når bestillingen er ferdig kan den skrives ut ved enten å trykke på Skriv ut-knappen eller trykke Ctrl+P og så velge Bestilling. Har man haket av for forhåndsvisning vil bestillingen vises på skjermen, derifra kan man velge om man vil skrive ut bestillingen, lagre den som PDF-fil eller sende den via epost til mottaker.

4.11.3 Finne en bestilling

For å finne en bestilling trykker man enten på Finn-knappen eller Ctrl+F når man står i skjermbildet Varebestilling. Pass på at markøren ikke står på bestillingslinjene, da vil man i stedet få opp skjermbildet for varesøk. Her kan man f.eks. søke etter bestillingsnummer, leverandør, fritekst og leveringsdato. Man kan også søke etter bestillinger som ikke er levert (som står åpne) eller alle (både leverte og ikke leverte). Det er bare å benytte alle mulige kombinasjoner for utvalg. Dobbeltklikk på ønsket bestilling i listen for å se alle detaljene.

 

4.11.4 Motta varer på en bestilling

Når varer ankommer verkstedet/butikken må man finne frem bestillingen for denne leveransen. Dersom alle varer har komt trykke man bare på knappen Varemottak og bekrefter at alle varene har komt. Da fyller Future ut levert-feltet på alle varelinjene. Man kan korrigere levert-feltet på enkelte varer før man endelig tar mottaket ved å klikke på Lagre-knappen eller trykke Ctrl+S.
Dersom man har en strekkodeleser og varene er strekkodemerket kan man tykke på varemottak skjema.

Her kan man da strekkodelese varene fortløpende, og avslutte med å trykke på knappen ”Oppdater bestilling”.

 

 

4.12 Flytte vare mellom avdelinger

For de som har mer enn ett lager i Future hender det av og til at man må flytte varer internt mellom avdelinger. Normalt sett bør man gjøre dette via internordre og bestilling. Avdelingen som skal levere varene oppretter ein internordre med mottakeravdeling som kunde og internfakturerer denne (da er det mest praktisk å fakturere ordren med betalingstype kreditt). På den måten blir varene trekt i fra det opprinnelige lageret. For at lageret som skal ta i mot varene skal få oppdatert sin beholdning må denne avdelingen lage en varebestilling mot avdelingen som leverte varene og så ta varemottak på denne.

Alternativt kan man bruke Varemottaksskjema, der leverende avdeling gjør et negativt varemottak mot sitt lager og mottakeravdeling et tilsvarende positivt mottak mot sitt lager. Denne måten blir ikke like godt dokumentert i Future, ikke så lett å spore i etterkant.

 

 

4.13 Endre pris på flere varer

Hvis man skal endre prisen på en vare kan man gjøre dette på varekortet til den aktuelle varen. Skal man derimot endre prisen på mange varer så blir dette veldig tungvint. Da finns det to andre måter å gjøre det på, enten ved å lese inn prisfilen på nytt og bare endre prosentsatsene på varegruppene eller man kan bruke valget Prisendring som man finner i hovedmenyen.

Endre pris ved innlesing av prisfil
Å lese inn prisfiler står beskrevet i kapittel 4.1 Import av vare- og prisfiler. Dette er kanskje det enkleste måten å endre priser på fordi man gjerne har gjort det en eller flere ganger. Her blir det bare å lese inn ønsket prisfil og justere inn- og/eller ut-pris på de varegruppene man ønsker. Det er ikke noe problem å lese inn prisfiler flere ganger.

Prisendring
En annen måte å endre priser på er å bruke menyvalget Prisendring... som man finner i menyen Rutiner. Her er det to måter å endre prisene på, enten endre til eksakt pris eller prosentvis justering.
Oppdater priser fra fil (tekstfil) - Her lese man inn prisene fra en tekstfil som er satt opp på et bestemt format. Se mer om dette i selve skjermbildet i Future. Når man har valgt filen vil det vises eksemple på varernummer og priser nederst i skjermbildet. Se Bilde 4.13.1 venstre del. Ser varer og priser riktige ut klikker man på knappen Start oppdatering for å lese inn prisene.
Oppdater priser prosentvis - Her velger man først varegruppen for de prisene man ønsker å endre. Rett under er det to felt for henholdvis kostpris/innpris og slagspris/utpris. I eksempelet i høgre del av Bilde 4.13.1 vises det hva man skriver hvis man har fått 25% på kostpris og når man ønsker å legge til 25% på salgsprisen. Klikker man nå på knappen Start oppdatering blir både

 

Endre pris på varer

 

Fant du ikke svaret du var ute etter?

Fortvil ikke, vi er her for å hjelpe deg.

Ta kontakt med oss så hjelper vi deg med å løse problemet ditt.