Skip to the content

2 Grunninnstillinger

Før man begynner å bruke Future for fullt bør man gå igjennom grunninnstillingene for å sette opp systemet riktig før bruk. Spesielt viktig er firmainformasjonen i fanen Generelt. Dette fordi denne informasjonen blir blant annet brukt på formularene for faktura, kassakvittering og arbeidsordre. Det er fullt mulig å endre disse innstillingene på et senere tidspunkt om det viser seg noe er feil. Grunninnstillingene finner man under de ulike fanene i skjermbildet Innstillinger (Fil -> Administrator -> Innstillinger eller funksjonstasten F12). Videre på denne siden er det forklart hvilken informasjon som ligger under de ulike fanene.

Tips: I noen faner er innstillingene plassert i tabeller/lister. For å legge inn nye verdier i disse kan man enten trykke på Ny-knappen på knapperaden på toppen, trykke hurtigtast Ctrl+N eller bare trykke pil ned (på tastaturet) når en står på siste linje. I den nye, tomme linja man da får opp kan man så skrive inn det nye valget.

Tips: Når man legger til nye eller endrer på verdier i fanene under Innstillinger så må man i det fleste tilfeller starte Future på nytt for at endringen skal tre i kraft. Dette fordi at innstillingene kun blir lest inn i det Future starter opp.

 

2.1 Generelt

Under fanen Generelt legger man blant annet inn sine egne firmaopplysninger, slikt som navn, adresse, telefonnummer og organisasjonsnummer. Her er også andre innstillinger som man kan slå av og på for at Future skal oppføre seg slik man ønsker. Slik som for eksempel oppsett av mappe for import av vare- og prisfil, utregning av verkstedmateriell, legge til fakturagebyr ordren er under et minimumsbeløp.


Bilde 2.1.1: Fane Generelt

Miljø- og emballasjeavgift: Denne avgiften blir beregnet ut i fra de varene som ligger på ordren (varer der Enhet er satt til Stk). Man må opprette en vare som for eksempel heter MILJOEMB, trenger bare å legge inn varenummer og varenavn. Når det er gjort er det bare å skrive inn varenummeret og prosentsatsen i Generelt-fanen, slik som vist i bilde 2.1.1. Haker man av for Beregn miljø- og embalasjeavgift automatisk vil det bli lagt til en ordrelinje for dette når man fakturerer. Er den ikke haket av vil man bli spurt hver gang man fakturerer en ordre om man ønkser å legge til Miljø- og amballasjeavgift.

 

 

2.2 Betalingsbetingelser

Under fanen Betalingsbetingelser finner man de betalingsbetingelsene man bruker ved ordreregistrering/fakturering. De mest vanlige betalingsformene er alt lagt inn som standard. Skulle man ha en kunde som for eksempel skal ha 60 dagers kreditt er det bare å legge inn en ny linje for dette. Man fyller da inn en passende tekst i første kolonne og antall dager kreditt i andre kolonne.

Fane Betalingsbetingelse
Bilde 2.2.1: Fane Betalingsbetingelser

 

 

2.3 Leveringsbetingelser

Leveringsbetingelse er hvordan kunden ønsker å få varen sin. Her er også de mest vanlige valgene lagt inn på forhånd. Ønsker man andre valg i tillegg er det bare å legge det/de inn i tabellen.

Fane Leveringsbetingelser
Bilde 2.3.1: Fane Leveringsbetingelser

 

 

2.4 Poststeder

I utgangspunktet skal alle postnummer i Norge finnes i denne tabellen. Men av og til gjør Posten endringer og da må dette oppdateres i denne listen. Det gjør man her ved enten å legge til eller endre poststede/postnummer. Man legger inn nytt postnummer/poststed ved å trykke Insert-tasten på tastaturet, trykke Ctrl+N eller ved å klikke på menyknappen Ny (fungerer ikke hvis ett av feltene står i insert-modus, da kan en bare trykke Pil Opp/Pil Ned så skal det fungere) slik at det blir lagt inn en tom/blank linje (slik som vist på bildet under). I den tomme/blanke linjen kan man nå skrive inn postnummer og poststed. Er det et postnummer som har blitt forandret må en først finne postnummeret i tabellen (tips: klikk på headingen til kolonnen Postnummer for å sortere tabellen i stigende rekkefølge). Når man så har funnet postnummeret er det bare å endre til riktig stedsnavn. For å lagre/oppdatere endringene som er utført er det bare å trykke Pil Opp/Pil Ned. Så snart en flytter seg vekk fra cella man har endret på så blir den lagret. Man kan også lagre ved å trykke på knappen merket Lagre oppe i hovedmenyen.

Fane Poststeder

Bilde 2.4.1: Fane Poststeder

 

 

2.5 Betalingsform

I denne fanen kan en legge inn de betalingsformer som skal være tilgjengelige for kontantbetaling i Future. I eksempelet under er det lagt inn 8 ulike betalingsformer. Disse 8 vil komme opp som alternativer i feltet Annet: når en skal fakturere kontantordren (se bilde 2.5.2). Ved betaling av kontantfaktura kan en i stedet for å bare bruke bankkort, kan en i stedet bruke de andre betalingsformene for å vise hvilken form betalingen er mottatt på.
I tillegg kan en også tilordne hvilken regnskapskonto betalingen skal gå til. I eksempelet under går alt til konto 1900. Hvis en vil synliggjøre for eksempel betalinger på Vipps i regnskapet så kan en endre denne til en annen konto.

Fane Betalingsform

Bilde 2.5.1: Fane Betalingsform

Kontant betaling

Bilde 2.5.2: Valg av betalingsform ved kontant betaling

 

 

2.6 Varegrupper

Under denne fanen vil det ligge noen få forhåndsdefinerte varegrupper fra starten av. Når det blir lest inn nye vare- og prisfiler (import) vil det bli opprettet nye varegrupper i henhold til vare- og prisfila. I bildet 2.6.1 vises eksempelvis hvordan det vil se ut når vare- og prisfilen i fra Hellanor er blitt importert. Se mer info under kapittel 4.1 Import av vare- og prisfiler.

Om man manuelt vil legge inn nye varegrupper må man først plassere skrivemerket i feltet Varegruppe navn til høyre i skjermbildet før en trykker på menyknappen Ny eller Ctrl+N. Da kan en skrive inn navnet på den nye varegruppen og klikke på menyknappen Lagre, trykke Enter eller Ctrl+S.

Om en ønsker at en spesiell salgskonto (regnskapskonto) skal knyttes til en valgt varegruppe er dette stedet å gjøre det på. Marker først den aktuelle varegruppen og så skriv inn salgskontoene i feltene Salgskonto pliktig og Salgskonto fritt. Avslutt med å trykke på knappen Oppdater alle undergrupper for at alle undergrupper skal bli oppdatert med den nye kontonummeret.

Varegruppene med svart tekst og med en pil framfor seg er mapper. I de ligger det en eller flere mapper igjen. Ved å klikke på pilen åpner en opp mappen for å se hva som befinner seg i den. For å organisere mappene flytter en mappene dit en vil ha de. Det man gjør er å klikke på den aktuelle varegruppen, hold  museknappen nede mens en drar varegruppen og slipper den over gruppen den skal ligge under. De varegruppene som er blå har ingen undermapper. Men hvis en slipper en mappe over på en blå blir den plutselig svart fordi den har fått undermappe.
Når en importerer nye prisfiler vil varegruppene først bli opprettet på første nivå, som blå mapper. Da er det viktig at man flytter de over i logiske mapper. Eller vil det bli en veldig lang liste å bla seg gjennom og veldig uoversiktlig. Men den viktigeste grunnen til å organisere varegruppene i hovedgrupper som Dekk, Arbeid, Egne varer, Hellanor og lignende er at da kan man ta varetelling på deler av lageret og en kan sette opp at enkelte varegrupper til egne salgskontoer (regnskapskonto).

Fane Varegrupper

Bilde 2.6.1: Fane Varegrupper

 

 

2.7 Nummerserier

Det er mulig å endre mange av nummerseriene i Future. Dette er mest aktuelt når man begynner å bruke Future, at man da vil for eksempel at fakturanummerserien skal starte i fra 20000.

Ved import av kundelister må man ofte endre nummerserien, for å unngå at ny kunde overskriver eksisterende. Etter importen må da nummerserien Kunde settes til ett tall høyere enn største kundenummer i Future.

En annen ting som kan gjøres i denne fanen er å opprette adskilte nummerserier for kontant- og kredittsalg. Det man da gjør er å legge inn en ekstra linje i tabellen, kall den gjerne Kontantnr, og legg inn tallet den skal starte på og feltnavnet OR_KONTANTNR i tredje kolonne. Den vil tre i kraft så snart at endringen er lagret og Future er startet på nytt. Om en alt har adskilt nummerserie for kontant- og kredittsalg og vil slå de sammen igjen så gjør en det ved å slette linja med OR_KONTANTNR i tabellen. Marker denne linjen og trykke Ctrl+Del, og linjen blir slettet. Husk å starte Future på nytt for å aktivere endringen.

Denne fanen er også hendig om ønsker å vite hva som er det nyeste dagsoppgjøret. Viser for eksempel nummerserie Oppgjørsnummer tallet 12 i kolonne Neste ledige nr så er 11 det siste godkjente oppgjørsnummeret.

Fane Nummer serier

Bilde 2.7.1: Fane Nummerserier

 

 

2.8 Ansatt

I denne fanen administrerer man alle ansatte, venteordrer og eventuelle ressurser som port, personbilhall, varebilhall eller rampe. Personene som angis som mekanikere vil automatisk dukke opp i avtaleboken og alle vil være tilgjengelig som referanser på ordrer i ordresystemet. I tillegg styrer man her også hva som vises i stemplingsbildet og eventuell webavtalebok.

For å legge til en ny ansatt, plasserer man skrivemerket i feltet Navn. Deretter trykker man enten på menyknappen Ny eller Ctrl+N for å få opp en ny, tom linje å registrere på. Etter det er det bare å skrive inn navnet og huke av for de roller/funksjoner den ansatte skal ha. Alt dette gjøres i feltene til høgre for tabellen. Selve tabellen brukes bare for å vise/velge ansatt/ressurs. Huk av for den/de funksjonene den ansatte skal ha, angi sorteringsnummer den ansatte skal få i avtaleboken og velg alternativt hvilken avdeling den ansatte hører under (se kapittel 3.12 Avdelinger), og hvilket lager han som standard skal knyttes mot dersom man har flere lager (se kapittel 2.13 Flerlager). Når man er ferdig trykker man på menyknappen Lagre eller Ctrl+S for å lagre endringene.

Når en ny ansatt er lagt inn kan man angi standard arbeidstid pr. dag for den aktuelle personen. Dette gjør en i den vesle tabellen nede i høgre hjørne.

Ansatt-tabellen har ingen ting med innlogging i Future å gjøre, innloggingsinfo (brukernavn og passord) får du i fra Norbits. Dersom hver ansatt har en egen innlogging i systemet, kan man knytte denne via feltet Sql login-navn som vist i bildet under. I Ordrerbildet vil da feltet Vår ref. automatisk bli fylt ut med navnet til den som har logget på Future.

Om man legger inn egne koder på de ansatte i feltet Kode ved salg blir den ansatte bedt om å taste inn sin kode ved alle salg, dersom ordren er registrert på en annen ansatt en den som fakturerer. Da vil Vår ref. endres til den personen man har lagt inn brukerkoden for. Dette for at man skal sikre at salg blir registrert på riktig ansatt.

Fane Ansatt

Bilde 2.8.1: Fane Ansatt

 

 

2.9 Kundetyper

Kundetyper kan man bruke for å organisere kunder som enten Privatkunde eller Bedriftskunde. Her er det også mulig å legge til egne kundetyper om en vil ha en mere detaljert gruppering av kundene.

I forbindelse med Samtykkeforespørsel kan det være nyttig å ha gruppert kundene etter kundetype, for da man kan velge å sende ut samtykkeforespørsel kun til for eksempel privatkunder.

Fane Kundetype

Bilde 2.9.1: Fane Kundetyper

 

 

2.10 Rabattavtaler

Alle kunder må tilhøre en rabattavtale, selv om de ikke nødvendigvis er satt opp med rabatt. Ved behov kan man legge til nye rabattgrupper i tillegg til de som vises som standar. Rabattgruppene vil man finne igjen som kolonner i skjermbildet Rabattmatrise (meny: Arkiv -> Rabattmatrise). Der kan man legge inn de rabatter som skal gjelde for de ulike gruppene. I bilde 3.10.2 er det lagt inn 25% rabatt for rabattgruppen PRIVAT og varegruppen "Max Fritid - Campingmøbler". Da vil alle som er medlem av PRIVAT rabattavtalen få 15% rabatt på alle varer i varegruppen "Max Fritid - Campingmøbler". Les mer om dette under Rabattmatrise.

Fane Rabattavtaler

Bilde 2.10.1: Fane Rabattavtaler

Rabattmatrise

Bilde 2.10.2: Skjermbildet for rabattmatrise

 

 

2.11 Montering

Under fanen Montering angir man de varene man ønsker skal vise som hurtigvalg på bunnen av skjermbildet Ordrer. Her legger man inn de varene man benytter hyppigst. Ved ny installasjon av Future vil det bare være noen få varer i denne lista. For å legge til nye varer så gjør en det på same måte som i andre lister i Future. Klikk på Insert-tasten eller Ctrl+N på tastaturet, eller klikk på menyknappen Ny for å legge inn en tom linje. I første felt i den tomme linjen kan man enten skrive inn varenummeret direkte eller man kan trykke på de tre prikkene for å søke opp ønsket vare. Snarveien du legger inn må være en eksisterende vare. Når varenummeret er funnet trykker man på Tab-taste på tastaturet for at resten av linja skal bli fylt ut med info om den valgte varen. Når du gir den nye monteringsvaren et sorteringsnummer er det viktig at den får et større nummer enn ARB-varen. Varen ARB må ha det laveste soteringsnummeret i listen, ellers kan det føre til feil ved utrekning av arbeidstimer. Da gjensåtr det bare å trykke på menyknappen Lagre eller trykke Pil Opp/Pil Ned for å lagre.
De to første kolonnene i tabellen er varenummeret og varenavnet til varen som er valgt.
Som tidligere nevnt bruker man tredje kolonne for å endre rekkefølgen på knappene i skjermbildet Orderer. Hvis man ønsker at varene skal sorteres etter pris kan man gi alle varer likt sorteringsnummer, for eksempel 10 (husk at varen ARB må ha det laveste nummeret). Da vil alle varene med likt sorteringsnummer bli sortert fra lavest pris til høyest pris.
Hvis en har mange hurtigknapper kan det være greit å skille de ved å bruke ulike farger, det gjør en i så fall med kolonne Knappefarge. Er navnet på varen alt for langt kan en legge inn et kortere navn eller en kode i kolonnen lengst til høgre. Se eksempel i Bilde 3.11.2.

Fane Montering

Bilde 2.11.1: Fane Montering

De varene man definerer i denne listen vil som sagt vises som små knapper nederst i skjermbildet Ordrer.
I stedet for å starte Future på nytt for å få de nye/endrede hurtigknapper til å vises, så kan en oppnå det samme kun ved å justere størrelsen på monteringsfeltet i ordrebildet. Bare ta tak i linja over knapperaden og dra den litt oppover eller nedover. Da vil feltet bli oppdatert med de siste endringene.

Monteringsknapper

Bilde 2.11.2: Monteringsknapper i skjermbildet Ordrer

 

 

2.12 Avdelinger

Som standar er det ikke opprettet noen avdelinger i Future. Men skulle man for eksempel ha to butikker kan man definere disse som avdelinger i tabellen i denne fanen. Dette kan være ønskelig hvis man vil ha avdelingsvise regnskap. Da tilordner man hver ansatt med en fast avdeling (se kapittel 2.8 Ansatt) slik at ordrer han/hun oppretter blir styrt mot denne avdelingen. Avdelingen vil vises på hver enkelt ordre og kan selvfølgelig overstyres dersom ordren skal til en annen avdeling.

Fane Avdelinger

Bilde 2.12.1: Fane Adelinger

 

 

2.13 Flerlager

I utgangspunktet opererer Future med kun ett lager, det som heter EGEN AVDELING. Har man behov for flere fysiske lager kan man enkelt opprette dette her. Siden flerlager er knyttet mot et kundenummer må man først opprette en kunde. Denne kunden kan for eksempel kalles "Lager Vest". Når "kunden" er opprettet legger man inn en ny linje med lagernummer og id'en til kunden en nettopp opprettet i tabellen (se Bilde 2.13.1).
For å endre EGEN AVDELING til noe mer informativt må man åpne kundekortet til kunde 12001 og endre navnet der.

Fane Flerlager

Bilde 2.13.1: Fane Flerlager

 

 

2.14 Diverse

Under Diverse-fanen finner man en del ulike innstillinger/oppsett for blant annet epost, regnskapskontoer og SMS. Under finner du en kort beskrivelse på de viktigste.

I innstillingene for e-post kan en legge inn kontoopplysninger til den e-postadressen en ønsker å bruke fra Future. Denne informasjonen kan man søke etter på internett eller man kan kontakte leverandøren av e-postkontoen sin. I feltet Mailadr. for sending av regnskapsfil... kan man skrive inn en eller flere e-postadresser til de man ønsker skal motta fakutra- og posteringsjournalen.

I avsnittet Regnskap eksport instillinger finner man de vanligste kontoene som benyttes for eksport til regnskap. Her kan en endre kontoene hvis en for eksempel ønsker å skille betaling gjort med kontant og bankkort.

Det som skal stå i feltene for SMS-innstillinger får en tilsendt på epost i fra Norbits når man har bestilt et SMS-abonnement. Dette er et abonnement man må ha for å kunne sende SMS i fra Future. Dette abonnementet har en fast månedspris, samt en pris pr. melding. Man kan da få systemet til å sende ut automatiske påminnelser på avtaler i Avtaleboka til kunder som er registrert med mobilnummer. Man kan i også sende ut innkalling til dekkskift, eller sende SMS’er "manuelt” med beskjed direkte til kunden.

Fane Diverse

Bilde 2.14.1: Fane Diverse

 

2.14.1 E-post innstillinger

Det er fullt mulig å sende epost (tilbud, faktura og lignende) i fra Future via Norbits sin epostserver NorbitsWeb03, men det bør bare være en midlertidig løsning til man har fått satt opp sin egen epostkonto i Future eller i Outlook. Grunnen til dette er at det ikke er alle serverer som aksepterer at eposter fra et domene blir sendt i fra et annet domene. I slike tilfeller blir eposten ofte oppfattet som spam og derfor blokkert. For de Future-kundene som opplever at enkelte eposter med faktura ikke kommer fram til kundene sine bør snarest velge ett av de to alternativene under:

Outlook - Å sette opp epostkonto i Outlook inne på skrivebordet (remote desktop) er det enkleste valget. Da trenger man bare epostadressen og passordet for å gjøre dette ferdig. En annen fordel er at på denne måten kan hver bruker ha sin egen postadresse å sende i fra.

Future - Denne måten å sende epost på krever litt mer jobb å sette opp, her må man i tillegg til epostkontoen og passordet også ha navn på utgående epostserver, portnummer til utgående epostserver og vite om serveren er kryptert. Ofte finner man denne informasjonen etter søk på internett. Alternativt må man kontakte de som har levert epostkontoen for å få denne informasjonen. Denne informasjonen fyllar man inn under E-post innstillinger i bilde 2.14.1. Når dette er satt opp vil dette gjelde for alle brukerene. Og da MÅ alle Future-brukerene bruke samme avsenderadresse når de skal sende tilbud, faktura og lignende. Bruker de en annen epostadresse som avsenderadresse enn den som er satt opp i Future når de for eksempel skal sende en faktura så vil dette gi feilmelding på grunn av at faktisk avsenderadresse er ulik oppgitt epostadresse.

 

 

2.15 Grossister/koblinger

I dette skjermbildet legger man inn brukernavn, passord og andre innstillinger for de grossister man ønsker å bestille i fra. I skjermbildet Velg bil får man opp faner for de grossistene man har registrert i denne fanen. MekoCat krever også at man må installere et Windows-program på skrivebordet. For å kunne bestille varer i fra de ulike grossistene først ha lastet ned/lese inn de korresponderende prisfilene via menyvalget Oppdater varer og priser fra internett (meny: Hjelp –> Oppdater varer og priser fra internett).

Fane Grossister og Koblinger

Bilde 2.15.1: Fane Grossister/Koblinger

Bilde 2.15.2 viser hvordan det vil se ut om man har lagt inn innloggingsinfo for Norsk Bildelkatalog. I skjermbildet Velg bil vil da fana NBK være synlig og Future vil starte opp en nettleser med bestillingsbildet der det automatisk er hentet frem informasjon om reg.nr man tastet inn i Future. Da er det bare å legge delene i handlekurven og overføre de til Future.

Skjermbilde Velg bil

Bilde 2.15.2: Ulike grossister i skjermbidlet Velg bil

 

 

2.16 Beskjeder

I denne fanen kan man legge inn de standardtekstene man benytter ofte, slik at man med få klikk kan hente de frem igjen og bruke de i fritekstfeltene i tilbud/ordre/faktura og avtalebok. Som ellers i alle tabellene i Innstillinger så klikker en på menyknappen Ny, Insert-knappen eller Ctrl+N for å legge inn en ny tekst. Får man ikke opprettet en ny linje er det antagelig fordi den står i insert-modus i tabellfeltet, man løser det med å trykke Pil Opp/Pil Ned. Når man har tastet inn den nye meldingen trykker man enten på menyknappen Lagre eller bruker piltastene for å flytte seg til linjen over eller under. Man kan også slette eksisterende meldinger, det gjør man ved å trykke Delete eller Ctrl+D på tastaturet. En kan også bruke menyknappen Slett (merket med et rødt kryss) oppe i menyen, men da blir man ikke spurt først.

For å organisere beskjedene kan man på venstre side av skjermen dra beskjedene over til eksisterende gruppene. Man kan også slippe beskjedene ned på en annen tekst for å opprette ny gruppe, på samme måte som i fanen for Varegrupper. Strukturen med mapper og beskjeder kan maks være på 3 nivå.

Nederst i skjermbildet, i høgre hjørne, er det to knapper. Når en klikker på den som er merket Vis standard beskjedsstruktur så vises et bilde over alle beskjedene. Og hvis organiseringa og beskjedene ser nyttige ut klikker man bare på den nederste knappen, Les inn standard beskjedsoppsett, for å importere alle beskjedene inn i Future. Viktig! Dersom du velger å lese inn standardoppsettet vil oppsettet du eventuelt hadde fra før bli overskrevet/slettet.

 

Fane Beskjeder

Bilde 2.16.1: Fane Beskjeder

Man bruker standardbeskjedene i skjermbildet Ordrer, nærmere bestemt i fritekstfeltene for Tilbud, Ordrer, Faktura og Internt. Trykker man inne i et av tekstfeltene med høgre museknapp vises beskjedsstrukturen organisert som en meny. Da er det bare å velge hvilken beskjed man vil lime inn. Når beskjeden er limt er det ikke noe i veien for at en kan endre på teksten.

Beskjed i Ordrer-skjermbildet

Bilde 2.16.2: Visning av beskjeder i skjermbildet Ordrer

 

 

2.17 Salgskontoer

Her kan man legge inn tittel til de forskjellige salgskontoene man benytter i Future. I tabellen legger man bare inn kontonummeret og den tittelen en vil skal følge denne kontoen. Da vil det i posteringsjournalen vise både kontonummer og kontonavn. Dette gjør lesing av posteringsjournalen litt enklere, så sant kontonavnene er noenlunde beskrivende. Dersom man ikke legger inn disse kontonavnene her, vil posteringsjournalen kun vise kontonummeret på utskriften.

Fane Salgskontoer

Bilde 2.17.1: Fane Salgskontoer

 

 

2.18 KID oppsett

For å kunne ta i bruk KID-nummer på fakturaene må man tegne en OCR-avtale med banken. Her er det viktig å opplyse om at Future bruker Modulus 10 for å beregne kontrolltegnet på slutten av KID-nummeret. Antal siffer som KID-nummeret skal bestå av gjør man gjerne i felleskap med banken. Men det kan være at regnskapskontoret ditt har spesielle krav til hvordan KID-koden skal bygges opp.

Når antal siffer KID-nummeret skal bestå av gjenstår det å legge inn dette i Future. I eksempelet i Bilde 2.18.1 er KID-nummeret satt opp til alltid å begynne med tallet 55. Deretter er det lagt til plass for kundenummer på 7 siffer og fakturanummer på 7 siffer. Sammen med kontrollsifferet som blir automatisk generert av Future vil KID-nummeret samlet bestå 17 siffer. Mer normalt vil et KID-nummer bare bestå av rundt 8 siffer, der det er satt av 7 siffer til fakturanummeret.

Husk at det alltid må være nok posisjoner for å romme kundenummeret og/eller fakturanummeret. Hvis for eksempel kundenummeret består av 5 siffer må man minst sette av 5 posisjoner, helst litt mere i tilfelle kundenummeret skulle nå 6 siffer. For at man skal kunne lese inn elektroniske innbetalingsfiler i Future, må man minimum ha med fakturanummer i KID-oppsettet. En del regnskapssystem krever også kundenummeret i tillegg. Dette må du som sagt sjekk opp mot ditt regnskapssystem. Når endringene er lagret må man start Future opp på nytt for at endringene skal tre i kraft.

For at KID-nummeret skal vise på selve fakturautskriften må det finnes et felt for dette på fakturaformularet. Dette gjør man i rapportgeneratoren (meny: Fil –> Rediger rapportformular). Her velger man først formulartype Faktura, velg deretter det formularet man benytter til fakturering. Trykk på knappen Rediger formular. Man vil da kommer inn i redigeringsmodus for formularet. Her må en legge til ett nytt felt nederst til venstre på girodelen av formularet og legge inn koden for KID. Sjekk også om feltet er haket av for Enabled, det gjør man med å høgreklikke på feltet.

Fane KID oppsett

Bilde 2.18.1: Fane KID oppsett

 

 

2.19 Factoring

Denne fanen er for de som har satt ut fakturaoppfølging og eventuelt innbetalinger til et factoring-selskap. Når man velger det selskapet man har avtale med dukker det opp noen tilleggsfelt litt lenger nede på siden. Antall og type felt vil variere litt mellom de ulike factoring-seskapene, men består som ofte av ett felt for klientid og ett for konto.

I eksempelet under (bilde 2.19.1) er det Svea Finans som er valgt. I dette tilfellet må man fylle inn de tre tekstfeltene nederst i bildet. Er ikke blant annet ikkje fylt inn vil man få en feilmelding om man prøver å ta ut en fakturaeksport til Svea Finans i skjermbildet for posteringjournal. 

Factoring

Bilde 2.19.1: Fane Factoring

 

 

2.20 Prosjekt/Object

Her kan man legge inn prosjekt og objektkoder, som kan benyttes i ordreregistreringen og som kan eksporteres til Visma regnskapssystem.
Merk: Prosjekt- og Objektkodene har ingen annen funksjon enn for eksport til Visma.

 

 

2.21 Proxy + div. innstillinger

I denne fanen er det samlet diverse innstillinger som blir listet opp under.

Proxy Innstillinger:
Man har mulighet for å legge inn en egen proxy-server hvis man for eksempel bruker Future i et ”lukket” nett, som ikke når ressursene Future trenger på internett.

Romnes Uparts:
For at Romnes sin søkemotor i Velg bil-skjermbildet skal vise må URL-adresse være lagt inn og feltet Bruk server være haket av. Dersom mann bruker Romes Uparts for tilgang til universaldeler, må man legge inn sitt brukernavn og passord i login-informasjonen for Romnes Uparts.

Innstillinger for sentralfakturering fra Future:
Her kan man legge inn innstillinger for sentralfakturering til for eksempel Dekkpartner.

FTP-oppsett for kundefil overføring til Direkt Media:
Dersom man oppretter en avtale med Direkt Media eller Oculos om utsendelse av DM’er kan man her legge inn de nødvendige innstillinger for å overføre kundefil.

Prisavtale:
Mulighet for å legge inn avtalekode for Dekkpartner.

Innstillinger for sending av e-faktura fra Future
Når man abonnerer på EHF-fakturering i fra ehfportalen.no må man legge inn abonnement-innstillingene her for å kunne fakturere via EHF.

Bisnode bileier oppslag
Bisnode leverer en tjeneste der man kan slå opp navnet til bilens eier ved hjelp av reg.nr. Når en abonnerer på denne tjenesten får en tilsendt brukernanvn og passord som man taster inn i disse to feltene. I skjermbildet Velg bil, bak feltene Reg.nr og Kundens navn, vil det da dukke opp en knapp merket Bisnode som man kan trykke på for å hente navnet til bileieren.

Fane Proxy + div innstillinger

Bilde 2.21.1: Fane Proxy + div. innstillinger

 

 

2.22 Elektronisk bestilling

For å kunne bestille varer i fra Autoshop må man fylle inn innloggings-informasjon på denne siden. Denne informasjonen sammen med Hellanor – Autoshop i fana Grossister/koblinger (se kapittel 2.15 Grossister/Koblinger). Begge disse må fylles ut for at integrasjon mot Autoshop skal fungere. Brukernavn og passord vil for de aller fleste være likt her. Informasjonen på denne sida er for å kunne bestille varer via Autoshop, mens informasjonen på Grossister/koblinger må fylles ut for at Autoshop i det hele skal vises.

Fane Elektronisk bestilling

Bilde 2.22.1: Fane Elektronisk bestilling

 

 

2.23 Bankterminal

Her velger man om bankterminalen skal være integrert med Future eller ikke. Det betyr i praksis om Future skal kunne overføre beløpet som skal betales til bankterminalen og at Future registrerer om betalingen var vellykket. Det er ulike typer bankterminaler som kan integreres. I bildet under ser man hvilke man kan velge blant. Når man har valgt at bankterminalen skal være integrert med Future så har man i noen tilfeller muligheten til å avstemme bankterminalen rett fra Future.

Vipps kan integreres som en egen betalingsform på linje med kontant og bankkort. Dette er en tjeneste man må abonnere på. Ta kontakt med Norbits for å sette opp denne tjenesten. Se mer info i kapittel 13 Vipps.

Bilde 2.23.1: Fane BankterminalBilde 2.23.1: Fane Bankterminal

Future Verksted installert på lokal pc/server er integrerbar med bankterminaler i fra Point og Nets. Ett eksempel på dette er Xenta. Bankterminalen må være «softet» med Paypoint.

Dersom man ønsker å benytte betalingsterminal integrert i et terminalservermiljø (hosting) kan man kun bruke Verifone (gml. Paypoint). Bankterminal av typen Nets vil ikkje fungere. Videre må man ha en fast WLAN-IP-adrese inn til sitt eget nettverkt (inn mot router). Man må kontakte nettleverandør for å bestilles dette. I det lokalet nettet (LAN) må det også settes opp en fast ip-asresse. Denne ip-adressen tildeles bankterminalen og routeren må route trafikk til port 9500 til denne ip-adressen (en såkalla port-forwarding). Når disse punktene er ordnet gjenstår det å sette opp bankterminalen med de rette innstillingene, blant annet den nevnte, faste ip-adressen i det lokale nettet (LAN).

Her er en enkel manual på hvordan sette opp bankterminalen. Pass bare på å bytt ut ip-adressene med dine egne.

Startmeny:
5. Administrasjon
5. Endre parameter
4. Kommunikasjons
1.Komm.type
         1. Ethernet fast IP

4. Fast IP-innstilling
1. TCP/IP egen
         IP: 10.58.215.249
OK-knapp
2. Gateway
         GW: 10.58.215.193
OK-knapp
3. Netmask
         SUB: 255.255.255.192
OK-knapp

<Stop-knapp>
<Stop-knapp>

5. Kasse
1.Kasseprotokoll
         2.Paypoint
2.Kassekabel
         2.Via ethernet

I Future-mappa ligger det en settingsfil som heter SteriaPAY.ini. I denne må en legge inn den faste WAN-adressa fra internettleverandør.

Sjekk at det er valgt betalingsterminal i Innstillinger i Future (meny: Administrator -> Innstillinger -> Bankterminal -> Integrert bankterminal = PayPoint (SteriaPay))

 

 

2.24 Innstillinger i avtalebok

Denne fana brukes hovedsakelig til å endre farge på de ulike statusene på avtalene i avtaleboka. Det gjøres ved å klikke på fargen i kolonne 2 som skal endres, klikk så på pilen som dukker opp inne i feltet og velg ønsket farge. Finner man ikke noen farge å bruke blant de ferdigdefinerte kan man i stedet klikke på de tre prikkene som også vises inne i fargefeltet. Der kan man definere egne farger.
Ønsker man å sende melding til kunden når statusen på avtalen endrer seg er det bare å legge inn en tekst i kolonnen for Standard SMS varseltekst. Det vil da bli sendt ut en SMS til kunden når statusen endres. I dette eksempelet vil det bli sendt ut SMS bare når status endres til Bil ferdig, men ikke hentet/fakturer. Siden de andre feltene i kolonnen ikke inneholder tekst så blir det ikke sent ut SMS på de statusene.


Videre kan man her bestemme start- og sluttidspunkt for hvor mange timer som skal vises i Avtaleboka. Velger man for eksempel 9:00 som starttidspunkt og 15:00 som sluttidspunkt så er det bare timene mellom disse tidene som vises og det er bare i dette tidsrommet man kan registrere timer.

Det er også mulig å endre bakgrunnsfargen i Avtaleboka. Det gjør man ved å bytte farge i valget Standard bakgrunnsfarge i avtalebok.

Valget merket Send avtale pr. epost som .ics fil til kunde ved oppretting av avtale brukes hvis man ønsker å sende ut kontaktinfo til kunden når avtalen opprettes. Man må bekrefte om man vil sende ut denne informasjonen. Huker man av for valget under, det som er merket Send avtale pr. epost som .ics fil til kunde uten bekreftelse blir kontaktinfo sendt ut til kunden uten bekreftelse.

Tips: Husk at man må starte opp Future på nytt for at endringer skal tre i kraft.

Fane Innstillinger i avtalebok

Bilde 2.24.1: Fane Innstillinger i avtalebok

Tips: Det er fult mulig å fjerne eksisterende status eller legge til ny. Eksisterende fjernes bare ved å markere ønsket linje og trykke Slett eller Delete-tasten. For å legge til en ny status trykker man enten på Ny-knappen eller på Insert-tasten, og så fyller ut de fire første kolonnene.

 

 

2.25 Servicepunkter

I Future kan man legge inn tidspunkt for neste service og hvilke punkter som skal sjekkes. I denne fana er det som default lagt inn en liste på 20 servicepunkter som skal gåes igjennom ved service (bilde 2.25.1). Denne lista kan endres etter eget ønske.


Bilde 2.25.1: Fane Servicepunkter

I skjermbildet Ordrer kan man finne knappen for å få frem serviceskjemaet, nærmere bestemt på knapperaden over ordrelinjene (bilde 2.25.2).

Knapp for serviceskjema

Bilde 2.25.2: Knapp for servicepunkt

Når man har klikket på knappen for serviceskjema vil man få opp dette skjermbildet (bilde 2.25.3). Her kan man huke av de punktene som skal sjekkes ved neste service. I tillegg kan man legge inn en merknad om det er noe spesielt som må gjøres. Når det er gjort er det bare å velge dato for neste service og klikke på Lukk & Lagre. Og da blir det opprettet en avtale i Avtalebok av type Servicetilbud og med rosa farge. 

Liste over sjekkpunkt

Bilde 2.25.2: Serviceskjema med servicepunkter

 

 

2.26 Linker

Her kan man bygge opp en samling med nyttige websider, websider som man bruker ofte og som er lett tilgjengelig. I første kolonne legges selve lenken til websiden inn. I andre kolonne skriver man inn en forklarende tekst som beskriver hvilken webside der er. I tredje og siste kolonne legger man inn sorterings rekkefølgen.

Fane Linker

Bilde 2.26.1: Fane Linker

Ordrer Lenker

Bilde 2.26.1: Liste med lenker i skjermbildet Ordrer

 

 

2.27 Ekstern kasse

I forbindelse med kassalova som tredde i kraft den 01.01.2019 er det nå ikke lov å fakturere anonyme kunder. For de som har mange småkjøp må de da skaffe seg en kassaløsning. Future er integrert med Duell-kassasystem.
Denne fana bruker man for å sette opp integrasjonen mellom Future og Duell.

Fane Ekstern kasse

Bilde 2.27.1: Fane Ekstern kasse

 

Fant du ikke svaret du var ute etter?

Fortvil ikke, vi er her for å hjelpe deg.

Ta kontakt med oss så hjelper vi deg med å løse problemet ditt.