Skip to the content

11 Økonomi

I denne seksjonen er det samlet alt som har direkte eller indirekte med økonomi og regnskap å gjøre. Typiske tema som blir tatt opp er hvordan skrive ut dagsoppgjør, lese inn OCR-fil i fra banken for å avstemme reskontro og eksport av posteringsjournal til ulike regnskapssystem.

 

11.1 EHF-faktura

For å kunne sende EHF-faktura i fra Future må man først tegne et abonnement hos EHFportal.no. Det er kun abonnementet som heter Integrert løsning som kan integreres med Future. Etter å ha tegnet abonnement får man tilsendt brukernavn og passord som må legges inn i Innstillinger under fanen Proxy + div. innstillinger i Future. Se mere info i kapittel 2.21 Proxy + div. innstillinger. For at endringene skal tre i kraft må Future startes på nytt. Hvis man ikke har fått oppgitt EHF-nummeret til kunden som skal faktureres kan man søke det opp i ELMA-registeret. Dette er registeret for alle registrerte EHF-kunder. EHF-nummeret må legges inn to steder på kundekortet til kunden i Future og det er viktig at det består KUN av tall. Først i feltet Org./person nr. i fanen Kunde detaljer og så i feltet E-faktura adresse (EHF) i fanen Flere opplysninger. Se bilde under.

Tekstfelt for orgnr.

Bilde: 11.1.1: Tekstfelt for orgnr som må fylles ut.

For å sende en faktura som EHF velger man bare knappen Fakturer som vanlig. Er kunden registrert med gyldig EHF-nummer vil man få en melding om at fakturaen vil gå som e-faktura. Etter at den er sendt vil man få opp en ny melding, denne gang om at e-fakturaen ble sendt.

EHF-fakturaen blir lagres som en tekstfil og lastet opp til ftp-serveren til ehfportal.no. Er det feil på fakturaen man har sendt vil man få en epost i fra ehfportal.no med info om hva som feilet. Derfor er det viktig å lese de epostene man får for å kunne rette opp feilen og sende fakturaen på nytt. Hvis man selv har mistanke om at EHF-fakturaen ikke er blitt behandlet at ehfportal.no kan man sjekke om EHF-fakturaen er på korrekt format ved å bruke denne validatoren: https://www.ehfportal.no/validate.php. Vanlige feil er at det har sneket seg inn noen ugyldige tegn i noen av tekstfeltene eller at beløpet ikke stemmer fordi det har blitt lagt til noen ekstra desimaler.

Tips: En kopi av fakturaen på PDF-format blir sendt ved som vedlegg når man bruker EHF-fakturering, så sant man har haket av at det skal opprettes PDF-filer av alle tilbud, faktura og kontant-utskrifter. Dette valget finnes under Innstillinger, under fanen Generelt og heter Opprett PDF-kopi av alle tilbud, faktura- og kontant-utskrifter.

 

 

11.2 Import av OCR-fil

Når man har inngått en OCR-avtale med banken om å bruke KID-nummer på faktura kan man laste ned en OCR-fil i fra nettbanken med oversikt over de fakturaene som er betalte. Filen laster man ned på sin egen PC og importerer den inn i Future. For de som kjører Future på ekstern server/hosting er det viktig at OCR-filen blir kopiert over på det eksterne skrivebordet slik at Future kan nå den. På høgre side i skjermbildet Reskontro er det en egen knapp for import av denne filen. Klikk på knappen OCR innbet..., bla frem til der filen er lagret på disken og så åpne den. Da blir betalingsinformasjonen importert inn i Future og straks vil man få en status over hvordan importen forløp. Etter importen av filen vil fakturaane som er betalte bli lukket og forsvinne fra visningen (Reskontrobildet viser som default kun åpne poster).

Import av OCR-fil

Bilde: 11.2.1: Skjermbildet Reskontro.

 

 

11.3 Eksport av faktura- og posteringsjournal

I Future kan man eksportere regnskapstallene over til de mest vanlige økonomisystemene. Se på høgre side av bildet under for full oversikt over hvilke systemer som støttes. Man har tre ulike valg for hvilke faktura som skal bli med i eksporten; alle umerkede fakturaer i ønsket datointervall, både merkede og umerkede fakturaer i ønsket datointervall eller alle basert på fakturaintervall.

Resultatet blir lagret i en datafil på ønsket sted på disken. Kan være lurt å endre filnavnet på journalfilen om man ønsker å beholde dataene til senere brukt, hvis man ikke endrer filnavnet blir dataene i filen overskrevet når man kjører ny eksport. Skal dataene sendes til regnskapsfirma kan dataene sendes direkte til mottaker ved å legge inn epostadressen til vedkommende, hvis dette feltet er tomt blir filen/filene bare lagret på disken. Når det er skrevet inn en adresse i epostfeltet vil journalen bli sendt, enten via epostkontoen som er lagt inn under Diverse-fanen under Innstillinger eller via Outlook om dette er valgt, da vil eposten bli sendt når man klikker på en av knappene for de ulike regnskapssystemene på høgre side av skjermbildet.

Ønsker man å ta ut en oversikt på PDF i tillegg til datafilen må man huke av for Skriv ut fakturajournal. Da vil denne rapporten vises på skjermen, man kan da skrive den ut eller sende den via epost ved hjelp av menyen på toppen av siden. Er ikke det ønskelig er det bare i tillegg å huke av for Forhåndsvisning. Da vil man i bildet for forhåndsvisning av PDF-filen få valgene om å skrive ut til printer, sende på epost eller bare avbryte/lukke. Tre andre viktige valg er om man vil skrive ut Internfakturajournal, Eksport kun kredittsalg eller Eksport kun kontantsalg. På de to siste valgene er det viktig at man velger kun en om gangen, man kan enten bare eksportere kredittsalg eller bare kontantsalg. Er ingen av de to siste valgene valgt vil datafilen inneholde både kreditt- og kontantsalg.

Når valgene over er gjort gjenstår bare å starte selve eksporten. På høgre side av skjermbildet er det lagt opp knapper for de vanligstee økonomisystemene. 

Faktura- og posteringsjournal

Bilde: 11.3.1: Utskrift av posteringsjournal.

 

 

11.4 Dagsoppgjør

Valget for dagsoppgjør ligger under menyen Rapporter. Dette er vanlig å kjøre på slutten av hver dag når man gjør opp kassen. 

I skjermbildet Dagsoppgjør kan man velge mellom flere valg. I øvre del av skjermbildet finner man knappene Vis slag dette oppgjør og Avstem bankterminal. Den første knappen starter opp en rapport som viser alle salg siden forrige dagsoppgjør. Dette er en X-rapport som er en midlertidig visning av alle kontantbetalinger (kontant og kort) og som ikke må forveksles med den endelige Z-rapporten. Den andre knappen vises bare for de som har bankterminal integrert med Future.

De to neste valgene er Alle nye salg etter forrige oppgjør og Kopi av oppgjør med oppgjørsnummer. Det siste valget brukes hvis man vil hente opp et tidligere, godkjent dagsoppgjør. Enten om man trenger en ny kopi eller for å sjekke tidligere kontantbetalinger. Det første valget er selve dagsoppgjøret. I tabellen nederst i skjermbildet vil man få opp de siste betalingene slik som vist i Bilde 11.4.1. Er betalingsterminalen integrert med Future vil de ulike korttypene bli automatisk registrert ved betaling, slik som vist på bildet under. Er ikke bankterminalen integrert må man velge korttype manuelt under fakturering, slik som vist i kapittel 6.3.2 Fakturering av kontantordre. Ellers vil alle betalinger havne under samlekategorien Bankkort/Minibankkort.
Betalinger som blir gjort kontant samles i den øverste raden, den som er merket med Kontant. I tillegg vil same beløp vises i tekstboksen Kontantbeholdning nå. Hadde det stått 1000 kr i tekstboksen Kontantbeholdning fra i går ville det stått 3565 kr i Kontantbeholdning nå. Og tilsvarende om man i løpet av dagen har tatt ut for eksempel 300 kr og ført det inn i tekstboksen Sum kontant uttak. Kanskje også skal ta ut 2000 kr som skal leveres i Bank/Nattsafe og ført dette opp i tekstboksen Levert til Bank/Nattsafe. Da ville kontantbeholdning i kassen nå stått til 1045 kr.

Når man har sjekket at betalingene stemmer med kontantbeholdning og bankterminal er det på tide å kjøre ut dagsoppgjøret. Trykker man nå på OK får man først opp en X-rapport som viser hvordan den endelige rapporten vil se ut. Lukker man denne får man spørsmål om man vil se en detaljert oversikt over alle betalinger. Etter man har lukket denne rapporten får man det viktigste spørsmålet, nemlig om man vil godkjenne dagsoppgjøret. Svarer man Ja her blir dagsoppgjøret lagret som en Z-rapport og får tildelt en neste nummer i serien slik at det er mulig å hente det fram igjen ved en senere anledning. Svarer man Nei blir ikke dagsoppgjøret lagret og man vil få opp alle innbetalingene på nytt når man starter på et nytt dagsoppgjør.

Dagsoppgjør
Bilde: 11.4.1: Utskrift av dagsoppgjør.

Tips: Dagsoppgjør bør man ta hver dag, da vil det være lettere å finne og korrigere eventuelle feil.

 

Fant du ikke svaret du var ute etter?

Fortvil ikke, vi er her for å hjelpe deg.

Ta kontakt med oss så hjelper vi deg med å løse problemet ditt.