Skip to the content

11 Økonomi

I denne seksjonen er det samlet alt som har direkte eller indirekte med økonomi og regnskap å gjøre. Typiske tema som blir tatt opp er hvordan skrive ut dagsoppgjør, lese inn OCR-fil i fra banken for å avstemme reskontro og eksport av posteringsjournal til ulike regnskapssystem.

 

11.1 EHF-faktura

For å kunne sende EHF-faktura i fra Future må man først tegne et abonnement hos EHFportal.no. Det er kun abonnementet som heter Integrert løsning som kan integreres med Future. Etter å ha tegnet abonnement får man tilsendt brukernavn og passord som må legges inn i Innstillinger under fanen Proxy + div. innstillinger i Future. Se mere info i kapittel 2.21 Proxy + div. innstillinger. For at endringene skal tre i kraft må Future startes på nytt. Hvis man ikke har fått oppgitt EHF-nummeret til kunden som skal faktureres kan man søke det opp i ELMA-registeret. Dette er registeret for alle registrerte EHF-kunder. EHF-nummeret må legges inn to steder på kundekortet til kunden i Future og det er viktig at det består KUN av tall. Først i feltet Org./person nr. i fanen Kunde detaljer og så i feltet E-faktura adresse (EHF) i fanen Flere opplysninger. Se bilde under.

Tekstfelt for orgnr.

Bilde: 11.1.1: Tekstfelt for orgnr som må fylles ut.

For å sende en faktura som EHF velger man bare knappen Fakturer som vanlig. Er kunden registrert med gyldig EHF-nummer vil man få en melding om at fakturaen vil gå som e-faktura. Etter at den er sendt vil man få opp en ny melding, denne gang om at e-fakturaen ble sendt.

EHF-fakturaen blir lagres som en tekstfil og lastet opp til ftp-serveren til ehfportal.no. Er det feil på fakturaen man har sendt vil man få en epost i fra ehfportal.no med info om hva som feilet. Derfor er det viktig å lese de epostene man får for å kunne rette opp feilen og sende fakturaen på nytt. Hvis man selv har mistanke om at EHF-fakturaen ikke er blitt behandlet at ehfportal.no kan man sjekke om EHF-fakturaen er på korrekt format ved å bruke denne validatoren: https://www.ehfportal.no/validate.php. Vanlige feil er at det har sneket seg inn noen ugyldige tegn i noen av tekstfeltene eller at beløpet ikke stemmer fordi det har blitt lagt til noen ekstra desimaler.

Tips: En kopi av fakturaen på PDF-format blir sendt ved som vedlegg når man bruker EHF-fakturering, så sant man har haket av at det skal opprettes PDF-filer av alle tilbud, faktura og kontant-utskrifter. Dette valget finnes under Innstillinger, under fanen Generelt og heter Opprett PDF-kopi av alle tilbud, faktura- og kontant-utskrifter.

 

 

11.2 Import av OCR-fil

Når man har inngått en OCR-avtale med banken om å bruke KID-nummer på faktura kan man laste ned en OCR-fil i fra nettbanken med oversikt over de fakturaene som er betalte. Filen laster man ned på sin egen PC og importerer den inn i Future. For de som kjører Future på ekstern server/hosting er det viktig at OCR-filen blir kopiert over på det eksterne skrivebordet slik at Future kan nå den. På høgre side i skjermbildet Reskontro er det en egen knapp for import av denne filen. Klikk på knappen OCR innbet..., bla frem til der filen er lagret på disken og så åpne den. Da blir betalingsinformasjonen importert inn i Future og straks vil man få en status over hvordan importen forløp. Etter importen av filen vil fakturaane som er betalte bli lukket og forsvinne fra visningen (Reskontrobildet viser som default kun åpne poster).

Import av OCR-fil

Bilde: 11.2.1: Skjermbildet Reskontro.

 

 

11.3 Eksport av faktura- og posteringsjournal

I Future kan man eksportere regnskapstallene over til de mest vanlige økonomisystemene. Se på høgre side av bildet under for full oversikt over hvilke systemer som støttes. Man har tre ulike valg for hvilke faktura som skal bli med i eksporten; alle umerkede fakturaer i ønsket datointervall, både merkede og umerkede fakturaer i ønsket datointervall eller alle basert på fakturaintervall.

Resultatet blir lagret i en datafil på ønsket sted på disken. Kan være lurt å endre filnavnet på journalfilen om man ønsker å beholde dataene til senere brukt, hvis man ikke endrer filnavnet blir dataene i filen overskrevet når man kjører ny eksport. Skal dataene sendes til regnskapsfirma kan dataene sendes direkte til mottaker ved å legge inn epostadressen til vedkommende, hvis dette feltet er tomt blir filen/filene bare lagret på disken. Når det er skrevet inn en adresse i epostfeltet vil journalen bli sendt, enten via epostkontoen som er lagt inn under Diverse-fanen under Innstillinger eller via Outlook om dette er valgt, da vil eposten bli sendt når man klikker på en av knappene for de ulike regnskapssystemene på høgre side av skjermbildet.

Ønsker man å ta ut en oversikt på PDF i tillegg til datafilen må man huke av for Skriv ut fakturajournal. Da vil denne rapporten vises på skjermen, man kan da skrive den ut eller sende den via epost ved hjelp av menyen på toppen av siden. Er ikke det ønskelig er det bare i tillegg å huke av for Forhåndsvisning. Da vil man i bildet for forhåndsvisning av PDF-filen få valgene om å skrive ut til printer, sende på epost eller bare avbryte/lukke. Tre andre viktige valg er om man vil skrive ut Internfakturajournal, Eksport kun kredittsalg eller Eksport kun kontantsalg. På de to siste valgene er det viktig at man velger kun en om gangen, man kan enten bare eksportere kredittsalg eller bare kontantsalg. Er ingen av de to siste valgene valgt vil datafilen inneholde både kreditt- og kontantsalg.

Når valgene over er gjort gjenstår bare å starte selve eksporten. På høgre side av skjermbildet er det lagt opp knapper for de vanligstee økonomisystemene. 

Faktura- og posteringsjournal

Bilde: 11.3.1: Utskrift av posteringsjournal.

 

 

11.4 Dagsoppgjør

Gå til denne siden for å lese mer om dagsoppgjør: Kap 10.1 Dagsoppgjør.

 

11.5 Reskontro

Skjermbildet Reskontro brukes for å få oversikt over utestående fakturaer. Klikker man på Søk-knappen får man opp en liste over de aktuelle fakturaene for alle kunder. Om ønskeleig kan man filtrere søket til å vise faktura for en bestemt kunde eller i ønsket datointervall. I tillegg kan man søke etter en spesifikk faktura der man vet beløpet. Lista kan man sortere på ulike måter ved å velge fra de 4 valgene i boksen med navn Gruppering. 

Utover dette 

Skjermbilde for Reskontro

 

 

11.5.1 Innelsing av OCR-fil

Har man opprettet en OCR-avtale med banken og satt opp i Future at kredittfaktura skal ha KID-nummer (se kapittel 2-18 KID-oppsett), så kan man lese inn OCR-filen fra baken inn i Future ved å velge knappen OCR innbet.. Knappen er plassert ute på høgre side av skjermbildet. Da blar man seg bare frem til filen man har lasted ned i fra banken og klikker OK for å importere den inn i Future. Filen vil så bli lest inn i Future og postene i filen vil bli sammenlignet med åpne poster i Future, er det samsvar vil postene bli lukket og vises som at de er betalte.

 

 

11.5.2 Nullstill

Av og til har man behov for å nullstille alle eller noen av postene i Reskontro-skjermbildet. Til dette brukar men knappen Nullstill.... Her bør man være forsiktig så man ikke sletter alle postene. Valget virker slik at man nullstiller alle poster som vises i skjermbildet, så her er der viktig at man ved hjelp av søkefeltene bare søker frem de som skal nullstilles.

 

 

Utskrift av reskontro oversikt

 

Utskrift av reskontro totaler

 

Utskrift av purringer

 

Utskrift av innbetalingsjournal

 

Fant du ikke svaret du var ute etter?

Fortvil ikke, vi er her for å hjelpe deg.

Ta kontakt med oss så hjelper vi deg med å løse problemet ditt.